Bases légales

Lors de sa séance du 14 juin 2011, le Grand Conseil a adopté la loi sur l'archivage, la première jamais votée dans le canton de Vaud. L' Exposé des motifs et Projet de loi donne le contexte, les objectifs et le contenu de la loi.

Entrée  en vigueur de la loi sur l'archivage avec son règlement d'application, adopté par le Conseil d'Etat, le 19 décembre 2011 : 1er janvier 2012.

En voici les articles principaux.

Chapitre II Organisation de l’archivage

Art. 4 Gestion des archives par les autorités
1 Les autorités ont la garde de leurs archives courantes et intermédiaires. Elles les gèrent conformément aux principes de la présente loi, de la réglementation d’application et des directives des Archives cantonales vaudoises. Les règles de gestion imposées par d’autres dispositions légales ou réglementaires sont réservées.
2 Elles mettent en oeuvre des procédures de gestion, des systèmes de classement et des modes de conservation des documents qui garantissent l’intégrité, l’authenticité, l’accessibilité et la sécurité de ceux-ci.
3 Elles veillent en particulier à être en mesure de répondre dans les délais légaux aux demandes fondées sur la législation sur l’information et sur la protection des données personnelles.4 Le règlement d’application fixe les exigences minimum en matière d’instruments de gestion des documents.

Art. 5  Obligation de proposer les documents aux Archives cantonales vaudoises et sélection 
1  Les autorités sont tenues de proposer aux Archives cantonales vaudoises tous les documents dont elles n’ont plus besoin pour traiter les affaires ou attester ce traitement.
2 Les Archives cantonales vaudoises décident de la valeur archivistique des documents, avec la collaboration des autorités.
3  Les documents sélectionnés sont versés aux Archives cantonales vaudoises. Les autres documents sont éliminés conformément à l’article 6.
4 Le règlement d’application précise la procédure de sélection et de versement.
5 Les établissements de droit public autonomes et les personnes morales de droit privé, dans la mesure où elles effectuent des tâches publiques qui leur ont été confiées par le canton ou une commune, peuvent être autorisés à conserver leurs archives historiques. Le règlement d’application précise les conditions d’octroi de cette autorisation. Sous réserve de dispositions légales ou réglementaires contraires, la présente loi s’applique à ces organismes comme si les documents avaient été déposés aux Archives cantonales vaudoises. 

Art. 6 Interdiction d’éliminer sans autorisation
1 Les documents qui doivent être proposés aux Archives cantonales vaudoises ne peuvent pas être éliminés sans l’autorisation de ces dernières.
2 Le règlement d’application prévoit les exceptions. Il précise la procédure d’obtention de l’autorisation, ainsi que le mode d’élimination. 

Art. 7 Documents électroniques
1 Les autorités tiennent compte des exigences de l’archivage lors de la conception ou du choix de leurs systèmes de gestion électronique des données.
2 A titre exceptionnel et sur la base d’une convention écrite, les documents électroniques sélectionnés en tant qu’archives historiques peuvent être conservés temporairement ou durablement par l’autorité concernée ou par un tiers spécialisé, sous le contrôle des Archives cantonales vaudoises. Leur intégrité, leur authenticité, leur accessibilité et leur sécurité doivent être garanties, ainsi que le respect des délais de protection définis au chapitre III.

Art. 8 Gestion des archives communales et intercommunales 
1 Les communes gèrent leurs archives de façon indépendante. Elles conservent leurs archives historiques.
2  Le syndic est responsable de la bonne gestion des archives communales.
3Il exerce au niveau de la commune les mêmes attributions que celles conférées aux Archives cantonales vaudoises par le chapitre II de la présente loi. Il peut déléguer cette compétence.
4 Dans les entités intercommunales tels que définis dans l’article 2, alinéa 1, lettre d), le comité de direction est responsable de la bonne gestion des archives intercommunales.
5 Sauf disposition contraire, les entités intercommunales déposent leurs archives historiques dans la commune où elles ont leur siège statutaire.

Art. 9 Missions des Archives cantonales vaudoises
1 Les Archives cantonales vaudoises veillent à la constitution des archives historiques des autorités cantonales, assurent leur conservation et facilitent leur consultation. A ces fins, elles assument notamment les responsabilités suivantes :
a. conseiller et soutenir les autorités dans la gestion de leurs archives, édicter des directives à ce sujet et veiller à leur application, notamment par des inspections périodiques, au besoin dénoncer les situations non conformes à la loi ou à la réglementation ;
b. évaluer les archives des autorités, sélectionner les archives historiques et les prendre en charge, autoriser les éliminations ;
c.  conserver et inventorier les archives historiques, assurer l’accès à celles-ci et avoriser leur mise en valeur ;
d. gérer une bibliothèque et une documentation historiques et professionnelles ;
e. collaborer avec les institutions dont les missions sont proches ;
f. préaviser les projets d’armoiries communales et les sceaux qui reproduisent de telles armoiries.Les compétences conférées aux Archives cantonales vaudoises par l’alinéa 1, lettres a) à c), s’étendent aux archives des organismes cités à l’article 5, alinéa 5, sous réserve de la conservation par ceux-ci de leurs archives historiques.
3 En matière d’archives communales, les Archives cantonales vaudoises ont pour mission de conseiller les autorités et de soutenir les personnes chargées de leur gestion. Elles peuvent en tout temps inspecter les archives communales, faire rapport à la municipalité et si nécessaire dénoncer au département en charge des relations avec les communes les situations non conformes à la loi ou à la réglementation.
4 Les Archives cantonales vaudoises ont également pour mission de rechercher, collecter, conserver et mettre à disposition du public des fonds d’archives provenant de personnes physiques ou morales privées et qui ont un lien significatif avec le Canton de Vaud. 

Chapitre III Accès aux archives 

Art. 10 Principes
1 Jusqu’à l’expiration du délai de protection défini aux articles 11 et 12, la consultation par le public des archives historiques est soumise à l’autorisation de l’autorité qui a versé les documents. Celle-ci se prononce conformément à la législation sur l’information et sur la protection des données personnelles. 
2   Après l’expiration du délai de protection, la consultation est libre, sous réserve de l’article 12, alinéa 4.
3  La consultation est gratuite. Un émolument peut être perçu pour des prestations particulières.
4  La consultation peut être limitée si l’état de conservation des documents l’exige.
5 La consultation des fonds d’archives privées est réglée par les conventions signées avec le donateur ou déposant. A défaut, les dispositions de la présente loi s’appliquent. 

Art. 11 Délai de protection ordinaire
1  Le délai de protection ordinaire est de 30 ans. Il s’applique à tous les documents, à l’exception de ceux mentionnés à l’article 12.
2  Le délai court à compter de la date de clôture du dossier ou, pour un document isolé, de la date de création de ce dernier. 

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