Gestion des archives communales
Les mémoires des communes
Généralités
« La commune est au centre du dispositif de la constitution de la mémoire locale et régionale. Elle est responsable de la gestion de ses archives qu’elle conserve dans ses locaux. Depuis 1905, elle bénéficie des conseils et de l’encadrement des Archives cantonales vaudoises.
La mémoire d’une commune est un investissement; elle a ses exigences conservatoires, elle nécessite des spécialistes et des personnes au fait du fonctionnement de la commune. Elle a un coût dont les termes doivent démontrer la solidarité des partenaires, à divers niveaux et pour des situations où il faudra faire preuve de créativité et de pragmatisme. Les visions comptables à court terme s’avèrent souvent de mauvaises solutions. La création de nouveaux réseaux de compétences, l’insertion des archivistes dans la circulation des informations et dans leur appréciation et la réhabilitation des fonctions de l’archivage sous la pression de l’informatique devraient caractériser les nouvelles collaborations entre les Archives cantonales vaudoises et les Communes.
Il est sans doute révolu le temps où l’archiviste cantonal n’était présent dans les communes que pour classer des masses de documents éloignés de bureaux. Son discours et son intervention doivent désormais porter sur les étapes qui préparent l’archivage. Les Archives cantonales vaudoises doivent pouvoir maintenir, avec l’appui de l’Association vaudoise des archivistes et des archivistes professionnels, la cohérence des attitudes et faire valoir des visions unifiées et codifiées dans l’archivage. » (Extraits de : Panorama des Archives cantonales vaudoises 1401-2003, 2003, pp. 503-506)
Une formation ad hoc et quatre dispositifs au service des communes
Les Archives cantonales vaudoises ont donné, entre 2006 et 2008, un premier cycle de cours de formation sur les archives courantes et intermédiaires aux secrétaires municipaux de communes sans structrure professionnelle d'archivage. Elles fournissent un support de cours et une attestation de participation. Elles entendent poursuivre les efforts de formation, ces prochaines années, en fonction des opportunités et des attentes (cours spécifiques, rencontres, collaborations avec l'Association vaudoise des archivistes ou des groupes d'intérêt, etc.).
Les Archives cantonales vaudoises ont élaboré le Plan de classement de l'administration communale, avec l’appui d’archivistes professionnels, de secrétaires municipaux et de l’Association vaudoise des archivistes. Elles ont mis en ligne en septembre 2009 le Calendrier de conservation élaboré, sous la conduite des Archives cantonales vaudoises, par divers spécialistes, des secrétaires municipaux et des archivistes communaux professionnels.
En relation
Références bibliographiques nouvelles
Delphine Perreten, « La classification ? C’est du chenit… ! Vous n’auriez pas une recette ??? ». Analyses et conseils pour mijoter … un plan de classification, Lausanne, 2004 (Travail de certificat de formation continue en archivistique)
Manuel pratique de gestion des documents. mettre en place les principes de Records management dans les communes vaudoises, Association vaudoise des archivistes, 2011, 67 p.
