7.9. Assurer les archives communales : propositions concrètes
N’oublions pas que
- Les archives communales constituent une part essentielle, unique et irremplaçable de notre Mémoire collective. Il importe de les assurer.
- Les collections des Musées sont assurées. Vos archives communales méritent la même attention.
- Si vos archives sont endommagées, vous devrez faire face à des frais importants pour en sauvegarder les restes.
Frais qui vous attendent en cas de sinistre
- Frais de déblaiement: trier, déménager, conditionner, transférer, louer des locaux provisoires, lyophiliser les documents détrempés, etc.
- Frais de restauration: pages abîmées, reliures arrachées, réparations de livres, etc.
- Frais de reconstitution: frais de recherches historiques (salaire de l’historien) pour reconstituer les archives disparues au moyen des documents contenus dans des dépôts voisins, par exemple.
Une bonne indemnité couvrira ces frais.
Rappelez-vous encore que
- Développer des mesures préventives, c’est diminuer les risques de sinistre donc influencer favorablement le coût de l’assurance.
- Evaluer la valeur des archives – et par conséquent la prime d’assurance qui en découle –, c’est appliquer des critères de calcul expliqués au verso.
- Estimer les collections à leur plus juste valeur, c’est payer une prime d’assurance faible par rapport à la valeur des archives assurées.
Etendue de la couverture des assurances
- Les compagnies privées d’assurance traitent particulièrement du vandalisme, du vol, des dégâts d’eau consécutifs à la rupture d’une conduite, des atteintes ou des pollutions par hydrocarbures, etc.
- L’ECA traite des dégâts causés par le feu (y compris les dégâts dus à l’eau d’extinction), la foudre, la fumée et les éléments naturels (inondation, glissement de terrain, avalanche, etc.).
La proposition de l’Etablissement cantonal d’assurance contre l’incendie et les éléments naturels (ECA)
La prestation la plus avantageuse et la plus adéquate consiste à assurer les archives au premier risque.
Les avantages pour la commune
- La commune choisit la somme d’assurance en premier risque, soit environ 25% de la valeur financière des archives (elle assure donc une première tranche de risque auprès de l’ECA et endosse la tranche suivante au cas où le dommage dépasserait la somme assurée; en contrepartie elle économise sur la prime).
- L’ECA n’invoque pas la sous-assurance (pas de réduction d’indemnité pour avoir assuré moins que la valeur totale exposée au risque).
Estimer la valeur financière des archives est indispensable.
Comment évaluer concrètement la valeur financière des archives
- Connaître le contenu des archives, c’est savoir ce que l’on possède: une liste, un répertoire ou un inventaire des documents existe au greffe municipal ou aux Archives cantonales vaudoises. Il fait foi à la conclusion du contrat.
- Séparer les archives historiques des archives administratives, c’est identifier les documents emblématiques et uniques de l’histoire communale (parchemins, procès-verbaux de la Municipalité et du Conseil), des documents d’usage courant et aisément remplaçables.
- Mesurer le volume des documents, c’est évaluer leur nombre de mètres linéaires, comme dans une bibliothèque.
- Appliquer un coefficient de valeur différencié, c’est multiplier le nombre en mètres linéaires d’archives historiques par un coefficient de valeur plus élevé que celui appliqué aux archives administratives.
Quant à l’estimation de la valeur à neuf du mobilier, elle fait partie de l’inventaire de base de la «police d’assurance mobilière».
Evaluer la valeur financière des archives communales : mode d’emploi
- Calculer le métrage linéaire total des archives communales, dans tous les dépôts, comme une bibliothèque.
- Distinguer le métrage respectif des archives historiques par rapport à celui des archives administratives.
- Un tableau récapitulatif vous est présenté en page suivante.
- Evaluer empiriquement la valeur financière d’un mètre linéaire d’archives: Fr. 1 000.- par mètre linéaire est raisonnable.
- Appliquer un coefficient de valeur différencié au métrage linéaire d’archives historiques et administratives: les premières peuvent avoir une valeur 5, 10 ou 20 fois plus élevée que les secondes.
Un exemple concret dans une commune de moyenne importance
L’évaluation de la valeur financière des archives pourrait, par exemple, s’effectuer comme suit :
Nombre total de mètres linéaires (ml.) d’archives: 100 ml.
Mètres linéaires (ml.) d’archives historiques: 20 ml.
Mètres linéaires (ml.) d’archives administratives: 80 ml.
Coefficient de valeur différencié: archives administratives: 1
Coefficient de valeur différencié: archives historiques: 10 ou 20, selon les mesures préventives réalisées.
Si le mètre linéaire d’archives est estimé empiriquement à Fr. 1 000.-, la valeur des archives dans l’exemple ci-dessus se monte à:
Mètres linéaires d’archives historiques:
20 ml. x Fr. 1 000.- (Valeur empiriquement estimée d’un mètre linéaire) x 10 ou 20 (Coefficient de valeur différencié) = Fr. 200 000.- ou Fr. 400 000 .-.
Mètres linéaires d’archives administratives:
80 ml. x Fr. 1 000.- (Valeur empiriquement estimée d’un mètre linéaire) x 1 (Coefficient de valeur différencié) = Fr. 80 000.-
Valeur totale des archives: Fr. 200 000.- / Fr. 400 000.- + Fr. 80 000.- = Fr. 280 000.- / Fr. 480 000.-
Une récapitulation chiffrée est placée en fin de la Section 7.9.
Plus les mesures préventives réalisées sont nombreuses (local en béton, détection, microfilms des sources, etc.), plus le coefficient de valeur différencié est faible (10 au lieu de 20 ou même moins) et plus le premier risque à couvrir est bas.
Constituez votre documentation sur les archives communales
Constituez votre dossier de documentation précise sur vos archives communales: original du répertoire ou de l’inventaire, plans des locaux et/ou de l’installation de rayonnages, de l’alarme, factures récapitulatives des mesures préventives réalisées, subventions de la Protection des biens culturels, coordonnées du dépôt et de la personne en charge des archives communales, adresse du local provisoire de stockage des archives en cas de sinistre et des responsables locaux en charge du patrimoine, etc.
Distinguons les archives historiques des archives administratives
Désignation des documents dans les sections du «Plan de classement» | Archives historiques | Archives administratives |
|---|---|---|
Tous les documents antérieurs à 1850 | x |
|
Délibérations de la municipalité (série A du plan de classement cité plus haut) | x |
|
Délibération du Conseil et Rapports des Commissions (B) | x |
|
correspondance reçue (C) | x après épuration |
|
Correspondance expédiée (D) | x après épuration |
|
Comptes communaux (Fa) | x |
|
Pièces annexes aux comptes, factures, bons, etc. (Fb) |
| x |
Rentiers (Fc) | x |
|
Mises (Fd) | x |
|
Comptes et délibérations de la Bourse des pauvres (Fe) | x |
|
Cadastres et plans cadastraux, cartes (Ga) | x |
|
Travaux publics, ponts et chaussées (Gb) |
| x |
Remaniements parcellaires, améliorations foncières (Gc) |
| x |
Aménagement du territoire, urbanisme (Gd) |
| x |
Conventions, titres, droits communaux, actes constitutifs (E) | x |
|
Services industriels : eaux, gaz, électricité, traitement des déchets (H) |
| x |
Bâtiments publics. Plans à l’enquête. Monuments historiques (I) |
| x |
Bâtiments privés. Plans à l’enquête. Monuments historiques (J) |
| x |
Domaines : vigne, forêt, carrière et gravière, domaine privé de la commune (K) |
| x |
Réglementation communale (L) |
| x |
Militaire et police, police du feu (M) |
| x |
Instruction publique (Na) |
| x |
Paroisse (Nb) |
| x |
Parchemins (P) | x |
|
Vie civique (Elections, votations) (Q) |
| x |
Statistiques : population, agriculture-bétail ; industrie-commerce (R) |
| x |
Sociétés locales (S) | x |
|
Economie de guerre (T) |
| x |
Affaires judiciaires (U) | x |
|
Transports, communication (W) |
| x |
Divers (X) |
| x |
Images et sons (Y) | x |
|
Inventaires (Z) | x |
|
Les bases de données et les supports électroniques | x |
|
Pratiquement
- Vous avez estimé au plus juste la valeur financière de vos archives.
- Les mesures préventives réalisées diminuent vraiment les risques de sinistre.
- Une assurance en premier risque d’environ 25% de la valeur vous offre une bonne couverture.
- La prime d’assurance annuelle est attractive.
Alors, calculez vous-même !
Selon l’exemple précédent, la valeur financière de vos archives varie entre Fr. 280 000.- et Fr. 480 000.-
Vous souscrivez à l’ECA un premier risque de 25% de leur valeur, soit Fr. 70 000.- ou Fr. 120 000.-
Le taux de la prime annuelle s’élève à 2/oo, soit Fr. 140.- ou Fr. 240.-
Si la valeur financière de vos archives est estimée à Fr. 50.000.-
la prime annuelle est de Fr. 100.-
Pour une valeur de Fr. 1 million, la prime serait de Fr. 2.000.-
Assurer vos archives, c’est vous garantir pour une prime modique une totale tranquillité d’esprit en regard de la valeur de votre Mémoire collective.
Pour souscrire une assurance au premier risque auprès de l’Etablissement cantonal d’assurance contre l’incendie et les éléments naturels (ECA):
Votre contact : M. François Durussel, ECA
Avenue du Général Guisan 56
Case postale 300
CH-1009 Pully
Tél : 021/ 721.21.21
Fax : 021/ 721.23.18
E-mail : francois.durussel(at)eca.vd.ch ou votre agence ECA de district.
Pour obtenir des éclaircissement sur les archives historiques et administratives ou sur les modes de calcul auprès des Archives cantonales vaudoises (ACV):
Votre contact : Archives cantonales vaudoises
Rue de la Mouline 32
1022 Chavannes-près-Renens
Tél : 021/ 316.37.11
Fax : 021/ 316.37.55
E-mail: info.acv(at)vd.ch demander M. Eloi Contesse
En cas de catastrophe (incendie, inondation)
Contacter l’entreprise spécialisée BELFOR SA (Suisse) : remise en état après incendie, et dégâts d’eau, protection incendie, assainissement/décontamination, service d’assèchement, En Budron G 1, 1052 Le Mont-sur-Lausanne. Tél. 021. 651.26.80. Fax 021. 651.26.85. Mobile 079 282.14.15. URL : www.belfor.ch Contact : François Gervas. Courriel francois.gervas(at)ch.belfor.com
