2.1.  Choisir un plan adapté aux besoins et au cycle de vie des documents.

Selon le «cycle de vie» des documents, Section 4.1.1., trois types de «plans» de classement sont actuellement en vigueur dans les administrations communales de moyenne importance (jusqu’à 2.500 habitants) :

2.1.1 Les archives courantes et intermédiaires sont classées d’après le cadre de classement «type plan comptable», le plus adapté aux besoins actuels de l’administration. Il sera présenté en détail en Section 2.2.

2.1.2 Le plan de classement «maison», élaboré en fonction des habitudes et des besoins des administrations communales. Il est habituellement adapté au classement des archives courantes et intermédiaires et inspiré du «type  plan comptable», de plus en plus répandu. Le conserver s’il donne satisfaction.

2.1.3 Les archives définitives ont été classées d’après un cadre de classement alphanumérique «type Archives Cantonales Vaudoises (ACV)», proposé par l’institution cantonale depuis 1915. Il s’apparente à un regroupement par nature de documents, par support, par organisme producteur et/ou par affaire. La cotation alphanumérique signifie que la lettre renvoie aux séries (Direction ou section) et les chiffres aux dossiers/pièces. Il sera présenté en détail en Section 2.8

2.1.4. Quel «plan» choisir ?

Le «plan comptable» et le «plan maison» sont applicables aux documents durant tout leur cycle de vie : archives courantes – intermédiaires- définitives.

Le plan «type ACV» est applicable principalement aux archives définitives.

Le tableau ci-dessous résume l’adaptation du classement au cycle de vie des documents. Voir Section 4.1.1.

Gardons en mémoire que:

• conserver un plan de classement qui donne satisfaction.
• améliorer ce qui peut l’être.