Icone d'impression

1.3.2. Rôle des Archives cantonales vaudoises et des préfets

Les Archives cantonales vaudoises jouent  essentiellement un rôle de contrôle, de soutien et de conseil. Elles sont également chargées de la formation des administrations communales, compétence confirmée par le Service des communes et des relations institutionnelles (SeCRI), le 1er juillet 2005.

Voir les articles 3 de la loi sur l'archivage et 19 du règlement d'application de la loi sur l'archivage.

Le Conseil d’Etat a conféré au préfet du district, (à la tête d’une des 19 préfectures jusqu’au 1er janvier 2008, date à laquelle la Loi du 1er septembre 2006 sur le découpage territorial (LDecTer) entrera en vigueur, ramenant les préfectures au nombre de 10) un rôle de soutien et de contrôle du fonctionnement des administrations communales. La préfecture renseigne les communes sur les procédures à appliquer et toutes les affaires concernant les communes passent par le préfet. Ce dernier est incorporé de droit dans les organes directeurs d’associations régionales. Il procède une fois l’an à la visite et au contrôle des administrations communales. La liste des vérifications imposée par le Conseil d’Etat est approfondie. La visite des Archives communales en fait partie et le préfet soutient l’exécution des arrêtés de restitution de 1946, 1959 et 2001. Voir Section 1.3.4.

Dans ce sens, il est un relais entre les Archives cantonales et les communes et appuie son intervention en particulier sur les bases légales et réglementaires suivantes:

-       Circulaire du 13 novembre 1953 rappelant que toutes les affaires concernant les communes doivent être traitées par l'intermédiaire des préfets, titre III.

-       Loi du 29 mai 1973 sur les préfets, art. 30 rappelant que le préfet surveille les communes et leurs archives lors d'une visite annuelle. En complément une circulaire énonçe les registres examinés à cette occasion. Nouvelle loi sur les préfets (LPréf) en consultation en 2007.

Art. 30.- Le préfet surveille les communes, les fractions de communes, les associations de communes et autres institutions intercommunales notamment en examinant chaque année leur activité et leur gestion, ainsi que leurs registres et leurs comptes. Il adresse au Département de l'intérieur et de la santé publique (Aujourd’hui Département des Institutions et des Relations Extérieures (DIRE), Service des Communes et des Relations Institutionnelles (SeCRI), un rapport sur ces inspections.

Le préfet veille à l’application des lois relatives aux votations et élection ci-dessous.

(1)      Loi du 17 novembre 1948 sur l'exercice des droits politiques, art. 44, 100, 126 concernant la conservation des documents relatifs aux élections et votations.

Art. 44.- Le procès-verbal de l'assemblée de commune est conservé dans les archives communales.

Les pièces qui ont servi à la votation (bulletins, feuilles de contrôle) sont mises sous scellés et envoyées au préfet qui les détruit une fois expiré le délai de réclamation prévu à l'article 126.

Art. 100.- Le procès-verbal de l'assemblée de commune est conservé dans les archives de la commune ; celui du bureau de cercle dans les archives de la commune chef-lieu du cercle.

Un exemplaire de chacune des listes imprimées, admises comme bulletins de vote, visé par le président du bureau, y est annexé.

Les diverses pièces qui ont servi à l'élection (enveloppes, feuilles de contrôle et listes déposées) sont mises sous scellés et envoyées au préfet qui les détruit, une fois expiré le délai de recours prévu à l'article 126.

Art. 126.- Les réclamations au sujet de la régularité ou de la validité d'une élection ou d'une votation doivent être adressées au préfet, par mémoire motivé, dans un délai de six jours à compter :

m.            de la proclamation du résultat prévue aux articles 41, 96 et 98, s'il s'agit d'une élection au Grand Conseil, d'une votation ou d'une élection communale; 

n.              de la publication officielle du résultat par le Conseil d'Etat prévue aux articles 43 et 99, s'il s'agit d'une élection ou d'une votation cantonale ou fédérale.

e.              Loi du 16 mai 1989 sur l'exercice des droits politiques (LEDP), art. 33-35. Règlement du 1er novembre 1989 d’application de la loi précédente (RLEPD).

Art. 33.- Un extrait du procès-verbal attesté conforme à l'original par le président et le secrétaire du bureau est adressé immédiatement au préfet par les soins du président.

Art. 34.- Les procès-verbaux sont conservés dans les archives avec un exemplaire du bulletin de vote ou des bulletins électoraux.

Le procès-verbal des votations et élections communales est conservé dans les archives communales.

Le procès-verbal du bureau d'arrondissement est conservé dans les archives de la commune chef-lieu d'arrondissement.

Art. 35.- Les diverses pièces ayant servi aux scrutins fédéraux et cantonaux (bulletins, feuilles de contrôle, formules de récapitulation) sont mises sous scellés et envoyées au préfet qui les détruit au plus tôt dix jours après la publication des résultats :

  • dans la Feuille fédérale s'agissant des scrutins fédéraux;
  • dans la Feuille des avis officiels s'agissant des scrutins cantonaux.

Les diverses pièces mentionnées à l'alinéa 1 ayant servi aux scrutins communaux sont détruites par la municipalité au plus tôt dix jours après la publication des résultats.