Organiser les archives communales

Sont présentées ici les procédures qui permettent à l'administration de disposer à tout instant des documents nécessaires pour conduire ses missions, répondre aux exigences légales et se protéger en cas de contentieux.

 

 

Principes généraux

On appelle Records Management (RM) les pratiques visant à contrôler la production et la gestion des documents d’activités ("records" en anglais).

Il garantit que le document existe, qu'on peut le retrouver et le lire en tout temps, qu'il est authentique, fiable, intègre et exploitable.

La mise en place d’un système de RM et son exploitation exigent l’utilisation d’outils spécifiques, en particulier le plan de classement et le calendrier de conservation.

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Mise en place d’un plan de classement d'activité

Le plan de classement est le système qui sous-tend l'organisation des documents d'activités. Il est élaboré en fonction des missions et des activités de l'administration qui les a produits.

Cet outil est nécessaire pour retrouver les documents. En rattachant ceux-ci à un contexte, il est une garantie de leur authenticité. Il améliore la gestion de l’espace (qu'il s'agisse d'un espace physique pour le papier ou virtuel pour l'électronique) et autorise la constitution de « dossiers maître » groupant tous les documents originaux concernant une même affaire.

Pour être utilisable, le plan de classement doit être :

  • Simple,
  • Compréhensible,
  • Souple dans son application,
  • Adaptable,
  • Évolutif.

Le plan de classement repose sur deux principes fondamentaux : 

  • La hiérarchie des niveaux d’identification,
  • L’exclusivité de la place de chaque activité et série dans la structure.

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Modèle de plan de classement

En collaboration avec l’Association Vaudoise des Secrétaires Municipaux (AVSM) et des archivistes communaux, les Archives cantonales vaudoises ont développé un modèle de plan de classement conçu pour organiser les archives d'activité dans les communes de petite et moyenne importance (jusqu’à 2.500 habitants), sans structure professionnelle d’archivage.

La classification administrative du Plan comptable vaudois 1980 a servi de fil conducteur. Le plan type 2006 en est toutefois indépendant et n'est pas appelé à évoluer en même temps que celui-ci.

Les exemples d'application de ce modèle dans les communes de Suscévaz et Apples démontrent la souplesse de son application:

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Tenue et clôture des dossiers

Il est impératif de désigner un responsable de la tenue des dossiers, en particulier lorsqu'ils associent plusieurs collaborateurs ou plusieurs dicastères. Cela peut-être par exemple le secrétaire municipal, qui détient le dossier de référence ou « dossier maître ».

Le responsable rassemble tous les documents définitifs. On évite ainsi la dispersion des documents originaux, mais aussi la tenue de dossiers de travail élaborés parallèlement par les autres membres de l'équipe à leur usage personnel, mêlant originaux et copies.

Les dossiers personnels parallèles ne contiennent que des copies. Ils doivent être éliminés lors de la clôture de l’affaire.

Il convient de prêter une attention particulière à la conservation des instruments de recherche (fichiers, répertoires, etc.) permettant de repérer une affaire déterminée dans une série de dossier.

 

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Durées d’utilisation

Les délais de conservation des archives d'activité sont déterminés selon :

  • La « Durée d’Utilité Administrative (DUA) », basée sur la nécessité de disposer immédiatement des informations permettant d’assurer la continuité, la rationalité et le contrôle de la gestion de l’administration communale,
  • La « Durée d’Utilité Légale (DUL) », conforme aux obligations légales ou administratives. La contrainte légale la plus connue est la période de 10 ans prévue par l’art. 962 du Code des obligations (CO), soit deux législatures. Il existe toutefois d’autres règles spécifiques, définissant des durées d’utilité qui correspondent généralement au délai légal de prescription d’un domaine précis.

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Evaluation et sélection

Il serait aussi peu pertinent de conserver l'entier de la production documentaire pour justifier son action que d'éliminer sans critères de sélection cohérents des masses documentaires par simple manque de place. Evaluer et sélectionner des documents supposent devoir répondre à certaines questions préalables :

  • Quelles sont les conséquences de la conservation ou de l'élimination ?
  • S'agit-il de répondre à des besoins administratifs/juridiques ou à des besoins historiques ?
  • Comment obtenir un maximum d'informations en un minimum de place ?

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Le calendrier de conservation

Le calendrier de conservation est une liste, organisée logiquement, des différentes catégories de documents créés ou reçus par l'administration communale, indiquant la durée pendant laquelle ceux-ci doivent être conservés et leur sort final à l'échéance de ce délai.

Il facilite considérablement l'évaluation et la sélection des documents, en permettant l'identification de ceux qui pourront être éliminés à terme et de ceux qui devront être conservés comme archives définitives. La Commune est compétente pour déterminer les durées d'utilisation.

Les Archives cantonales vaudoises proposent un calendrier de conservation modèle, structuré sur la base du plan de classement type 2006. Il est consultable par le biais des fichiers suivants:

  1. ADMINISTRATION GENERALE
  2. FINANCES 
  3. DOMAINES ET BATIMENTS - PROPRIETES COMMUNALES
  4. TRAVAUX PUBLICS - ENVIRONNEMENT - URBANISME 
  5. FORMATION - JEUNESSE - CULTURE - EGLISES
  6. SECURITE PUBLIQUE 
  7. AFFAIRES SOCIALES 
  8. SERVICES INDUSTRIELS

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Elimination

L'élimination des documents est effectuée régulièrement lorsqu'ils passent de la phase active à semi-active, puis aux archives définitives. Les copies de travail et les documents transmis pour information, dits "papiers de corbeille" sont éliminés les premiers. Pour l'élimination de tous les autres documents, la personne chargée des archives doit soumettre au syndic le Bordereau d'élimination pour signature. Seuls les documents dont la durée d'utilisation est arrivée à son terme peuvent être éliminés.

Une fois le bordereau signé, l'élimination physique des documents s'effectue de manière confidentielle, sous la surveillance d'un fonctionnaire communal.

L'application du calendrier de conservation ne supprime pas l'obligation d'obtenir l'autorisation du syndic d'éliminer des documents.

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Versement

Le versement est l'opération par laquelle les documents dont le sort final est la conservation sont transférés aux archives définitives, lorsqu'ils sont parvenus au terme de leur durée d'utilité administrative et légale. Tout versement doit être accompagné d'un inventaire sommaire, dit " bordereau de versement " établi par le secteur d'activité qui les a produits.

Il convient en outre de préparer logiquement et matériellement les archives à verser, soit enlever les papiers de corbeille, nommer et ordonner les dossiers et à les préparer pour une conservation à long terme dans des boîtes d'archives adéquates.

 

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Mise en œuvre d’une politique d’archivage

Les étapes principales de la mise en œuvre d'une politique d'archivage sont :

  • Décision de la Municipalité fondant la démarche,
  • Constitution d'un groupe de personnes représentatives de l'exécutif, des services et des utilisateurs pour suivre le projet et prendre les décisions,
  • Études préliminaires, soit étude des enjeux pour la commune, étude du contexte informationnel et réglementaire, étude des contraintes financières, techniques et organisationnelles, étude des besoins et des pratiques des utilisateurs,
  • Identification et analyse des processus de gestion documentaire,
  • Recensement des catégories de documents, identification des exigences de conservation en matière de preuve et en matière d'information,
  • Création des instruments de gestion (Plan de classement, Calendrier de conservation, Directives pour la gestion courante) sur la base des résultats des étapes précédentes.

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Diversité des plans de classement

Dans de nombreuses communes vaudoises, plusieurs plans de classement coexistent, chacun étant lié à une étape différente du traitement des documents. Le contexte des plans de classement "type 2006" et "type ACV" est présenté ici.

Pour aller plus loin

Pour les débutants

Manuel pratique de gestion des documents (réalisé par l'Association vaudoise des archivistes - AVA)

Pour les spécialistes

Cadre de référence de Records management

(documentation du Groupe de travail "Records Management" de l'Association des archivistes suisses - AAS)