Modèle de convention de dépôt de fonds d'archives privées et para-administratives

Afin d'assurer dans les meilleures conditions la conservation durable et la mise à la disposition de la recherche historique d'un fonds d'archives... [particulièrement digne d'intérêt / intéressant l'histoire de ... / etc], 

M. / Mme ... [nom, adresse] [La famille ... / La société ... / L'association ... / etc., représentée par M. / Mme ... ‹ nom, adresse › ], ci-après le/la déposant(e), 

et 

les Archives cantonales vaudoises (ci-après ACV), représentées par leur directeur, M. / Mme ... [nom], 

conviennent ce qui suit : 

1. Objet de la convention 

Le déposant remet aux ACV, à titre de dépôt, le fonds d'archives décrit dans l'inventaire [inventaire sommaire] annexé à la présente convention (référence : ...) 

Ce fonds sera conservé aux ACV, sous la cote ... et l'intitulé ... 

2. Propriété du fonds 

Le fonds demeure la propriété du déposant. 

[Le fonds demeure la propriété du déposant ou de ses héritiers]. 

[Il deviendra automatiquement la propriété des ACV ... [20] ans après la conclusion de la présente convention]. 

[Il deviendra automatiquement la propriété des ACV en cas de dissolution de la société / de l'association]. 

[Il deviendra automatiquement la propriété des ACV au cas où aucun contact ne devait avoir lieu entre celles-ci et le déposant ou ses héritiers durant plus de... [10] ans]. 

[Eventuelle, combinaison de plusieurs variantes]. 

En cas de vente du fonds, les ACV disposent d'un droit de préemption. 

Le présent dépôt peut en tout temps être transformé en don par le déposant ou ses héritiers. 

3. Frais Le fonds est remis par le déposant à titre gratuit. 

Sa conservation et son traitement par les ACV sont gratuits, cas de retrait réservé (art. 12). 

Sa consultation par le public est gratuite. 

4. Conservation 

Le fonds forme une unité archivistique spécifique et indissociable. 

Aucun document ne peut en être retranché sans l'accord écrit du déposant. 

Les ACV s'engagent à conserver le fonds et à le traiter avec le même soin qu'elles apportent à la sécurité de leurs propres documents. 

5. Consultation 

Le fonds est consultable sans restriction par le déposant et les personnes dûment mandatées par celui-ci. 

Il est également consultable sans restriction par le public 

[Il est consultable par le public sur autorisation du directeur des ACV]. 

[Il est consultable par le public sur autorisation écrite du déposant ou, à son décès, du directeur des ACV]. 

[Il est consultable par le public sur autorisation écrite du déposant ou, à son décès, de ses héritiers]. 

[Il est consultable sans restriction par le public, à l'exception des documents cotés ..., qui sont inconsultables avant le ... [date] / qui ne sont consultables avant le ... [date] que sur autorisation du directeur des ACV / qui ne sont consultables avant le ... [date] que sur autorisation écrite du déposant ou, à son décès, de ses héritiers. Passée cette date, l'ensemble du fonds sera consultable sans restriction par le public]. 

[Il est entièrement fermé au public jusqu'au ... [date]. Passée cette date, l'ensemble du fonds sera consultable sans restriction par le public]. 

[Etc. Combinaison possible de plusieurs restrictions]. 

[Cette/ces restriction(s) demeurera/-ont en vigueur jusqu'au ... [date]. Passée cette date, l'ensemble du fonds sera consultable sans restriction par le public]. 

[Le déposant (et ses héritiers) s'engage(nt) à communiquer tout changement d'adresse (ou succession) aux ACV. S'il(s) ne pouvai(en)t être contacté(s), l'éventuel octroi de l'autorisation de consultation ou des autres autorisations mentionnées dans la présente convention serait de la compétence du directeur des ACV]. 

La consultation a lieu exclusivement dans la salle de lecture des ACV 6. Emprunt pour consultation par le déposant 

A titre exceptionnel, des documents contenus dans le fonds peuvent être empruntés pour consultation par le déposant, pour une durée maximum d'un mois et sous le contrôle des ACV. 

7. Prêt pour exposition 

Le prêt pour exposition de documents contenus dans le fonds est soumis aux mêmes conditions que celles qui régissent leur consultation. 

8. Reproductions 

Le déposant est libre de faire effectuer, à ses frais, des reproductions de toutes natures (photographies, photocopies, microfilms ou autres) de tout ou partie du fonds. 

Le déposant autorise les ACV à faire effectuer des reproductions de toutes natures de tout ou partie du fonds, si cela s'avère nécessaire à la préservation des documents concernés. Les reproductions ainsi réalisées sont la propriété des Archives cantonales vaudoises. Elles demeurent soumises à toutes les conditions de consultation, publication, etc. valables pour les documents concernés. 

Le public peut obtenir des reproductions des documents contenus dans le fonds et dont la consultation est autorisée, aux mêmes conditions que celles qui régissent la reproduction des documents versés par les services ou offices publics. 

[La reproduction de documents contenus dans le fonds est soumise aux mêmes conditions que celles qui régissent leur consultation]. 

9. Publication 

Le déposant autorise la publication de tout document contenu dans le fonds. 

[Le déposant autorise la publication, dans le cadre d'ouvrages ou de périodiques scientifiques sans but lucratif, de tout document contenu dans le fonds. Pour d'autres publications, l'autorisation est soumise aux mêmes conditions que celles qui régissent leur consultation]. 

[La publication de documents contenus dans le fonds est soumise aux mêmes conditions que celles qui régissent leur consultation]. 

Toute publication doit comporter l'indication de la source (ACV, ...). 

10. Droits d'auteur 

Les éventuels droits d'auteur sur les documents contenus dans le fonds demeurent acquis à l'ayant-droit. 

Les droits d'auteur sur l'inventaire réalisé par les ACV restent acquis à celles-ci. 

11. Versements complémentaires 

Les éventuels versements complémentaires de documents feront l'objet d'un avenant à la présente convention. Les conditions demeureront, en principe, identiques. 

12. Retrait du fonds 

La durée du dépôt est au minimum de cinq [10/20] ans, à compter de la signature de la présente convention. 

Passé ce délai, un éventuel retrait du fonds ne pourra intervenir qu'au terme d'un préavis de six mois. 

[Le fonds ne pourra être retiré que dans son ensemble. Le retrait de pièces isolées est exclu]. 

Durant le délai de préavis, les ACV pourront faire procéder, à leurs frais, au microfilmage ou à la reproduction sous une autre forme de tout ou partie du fonds, si elles estiment que la valeur historique des documents concernés le justifie. 

Les reproductions ainsi réalisées seront la propriété des ACV. Elles conserveront la même cote et le même intitulé que le fonds retiré. Elles seront soumises aux mêmes conditions de consultations, publication, etc. que les archives déposées par les services ou offices publics. 

En cas de retrait du fonds, les ACV pourront demander le remboursement des frais d'inventaire, de conditionnement et de dépôt qu'elles auront assumés. 

Chavannes-près-Renens, le

Le déposant/la déposante : 

Archives cantonales vaudoises 
Le directeur :