Modèle de convention de donation de fonds d'archives privées et para-administratives 

Afin d'assurer dans les meilleures conditions la conservation durable et la mise à la disposition de la recherche historique d'un fonds d'archives... [particulièrement digne d'intérêt / intéressant l'histoire de ... / etc] , 

M. / Mme ... [nom, adresse] [La famille ... / La société ... / L'association ... / etc., représentée par M. / Mme ... < nom, adresse> ], ci-après le/la donateur/-trice, 

et 

les Archives cantonales vaudoises (ci-après ACV), représentées par leur directeur, M. / Mme ... [nom], 

conviennent ce qui suit : 

1. Le donateur remet aux ACV, à titre de donation, le fonds d'archives décrit dans l'inventaire [inventaire sommaire] annexé à la présente convention (référence : ...). 

Ce fonds sera conservé; aux ACV, sous la cote ... et l'intitulé ... 

2. Le donateur transmet à l'Etat de Vaud la propriété pleine et exclusive du fonds. 

Les éventuels droits d'auteur sur les documents contenus dans le fonds demeurent acquis à l'ayant-droit. 

Les droits d'auteur sur l'inventaire réalisé par les ACV sont acquis à celles-ci. 

3. Le fonds est remis gratuitement par le donateur. 

Sa conservation et son traitement par les ACV sont gratuits. 

Sa consultation par le public est gratuite. 

4. Le fonds est consultable sans restriction par le donateur et les personnes dûment mandatées par celui-ci. Cette consultation a lieu exclusivement dans la salle de lecture des ACV. 

[A titre exceptionnel, des documents issus du fonds peuvent être empruntés pour consultation par le donateur, pour une durée maximum d'un mois et sous le contrôle des ACV]. 

5. Le fonds est également consultable sans restriction par le public. [Le fonds est consultable par le public sur autorisation du directeur des ACV]. 

[Le fonds est consultable par le public sur autorisation écrite du donateur ou, à son décès, du directeur des ACV]. 

[Le fonds est consultable par le public sur autorisation écrite du donateur ou, à son décès, de ses héritiers]. 

[Le fonds est consultable sans restriction par le public, à l'exception des documents cotés ..., qui sont inconsultables avant le ... [date] / qui ne sont consultables avant le ... [date] que sur autorisation du directeur des ACV / qui ne sont consultables avant le ... [date] que sur autorisation écrite du donateur ou, à son décès, de ses héritiers. Passée cette date, l'ensemble du fonds sera consultable sans restriction par le public]. 

[Le fonds est entièrement fermé au public jusqu'au ... [date]. Passée cette date, l'ensemble du fonds sera consultable sans restriction par le public]. 

[Etc. Combinaison possible de plusieurs restrictions]. 

[Cette/ces restriction(s) demeurera/-ont en vigueur jusqu'au ... [date]. Passée cette date, l'ensemble du fonds sera consultable sans restriction par le public]. 

[Le donateur (et ses héritiers) s'engage(nt) à communiquer tout changement d'adresse (ou succession) aux ACV. S'il(s) ne pouvai(en)t être contacté(s), l'éventuel octroi de l'autorisation de consultation ou des autres autorisations mentionnées dans la présente convention serait de la compétence du directeur des ACV]. 

6. Le prêt pour exposition, la reproduction et la publication de documents contenus dans le fonds sont soumis aux mêmes conditions que celles qui régissent les documents versés par les services de l'administration cantonale. 

[Le prêt pour exposition, la reproduction et la publication de documents contenus dans le fonds sont soumis aux mêmes conditions que celles qui régissent leur consultation]. 

7. Les éventuelles donations complémentaires de documents feront l'objet d'un avenant à la présente convention. Les conditions demeureront, en principe, identiques. 

Chavannes-près-Renens, le 

Le donateur/la donatrice : 

Archives cantonales vaudoises 
Le directeur