Unité de conseil et d'appui en management et organisation (UCA)

Evénement marquants, évolutions significatives

Le 11 septembre 2019, le Conseil d’Etat a adopté le dispositif permettant à terme de mettre en œuvre le principe de la collecte unique de données (« once-only »), c’est-à-dire la simplification de la récolte d’information auprès des usagers qui n’ont plus à fournir des données ou documents déjà en possession de l’Etat et à accélérer la mise en œuvre des prestations en simplifiant le processus projet.

Dans ce contexte, le Conseil d’Etat a confié deux nouvelles missions à l’UCA, à savoir :

L’instauration d’un examen systématique de la faisabilité du principe « once-only » avec l’appui de l’UCA pour chaque nouvelle prestation de l’Etat qui sera rendue accessible par le portail sécurisé des prestations en ligne de l’Etat.

En complémentarité de l’équipe en charge du déploiement de la cyberadminsitration, la possibilité, pour les services métiers souhaitant proposer en ligne leurs prestations, de bénéficier d’une assistance à la maîtrise de l’ouvrage de l’UCA.

La charte d’intervention de l’UCA a été mise à jour en conséquence.

Projets particuliers et réalisation des objectifs

Mandats de conseil et d'appui

Avec 4.7 ETP de conseiller-ère-s en organisation et 0.6 ETP de chargé-e de projet, l'UCA a réalisé en 2019 :

8 mandats achevés : 5 mandats de conseil et 3 mandats d’appui ;
8 mandats sont en cours et aboutiront en 2020 – 3 mandats de conseil et 5 mandats d’appui ;
14 interventions (appuis ponctuels hors mandat, jusqu’à 5 jours) ;
Animation de 4.5 jours au Centre d’Education Permanente (CEP) dans le cadre du CAS en management et gestion du changement.

Numérisation de l'administration

Dans le cadre sa contribution à la coordination des projets de mises en ligne de prestations et d’animation du réseau des répondant-e-s de l’optimisation des processus (ROP), l’UCA a participé aux actions suivantes :

Organisation et animation de la 10^ème rencontre des ROP en septembre, qui a été l’occasion de présenter le nouveau processus projet pour la mise en ligne de prestation en mode simplifié et agile, et proposé un atelier d'approfondissement sur la compréhension du processus projet et sur les rôles des ROP et des responsables de prestation à dématérialiser (product owner).
Projet de refonte du site intranet dédié aux ROP vers un espace thématique métier, orienté sur les outils utiles à la mission.
Organisation et animation d’une nouvelle séquence de formation initiale de 4 jours à destination des nouveaux ROP (7 participant-e-s).
Lancement d’un projet d’état des lieux des pratiques, des besoins et des outils communs en matière de système de gestion et de numérisation de l’administration auprès des ROP afin de leur offrir une vue d’ensemble des pratiques de gestion, d’encourager les échanges et d’identifier les besoins futurs.
Contribution à la définition des fonctionnalités et des besoins attendus d’un back-office standard pour l’ACV.

Examen en vue de la collecte unique de données (examen "once-only")

Création d’une méthode pour l’examen « once-only » et d’un outils d’analyse des potentiels de simplification de la récolte des données/documents.
Présentation les principes et des modalité de mise en oeuvre de l’examen « once-only » auprès des ROP.
Test de la méthode d’examen « once-only » auprès de deux entités : la Police cantonale du commerce (PCC) et l'Office d'acceuil de jour des enfants (OAJE).

AMOA Assistance à la maîtrise d’ouvrage

Appui à l’Office d’accueil de jour des enfants (OAJE) sur le projet de mise en ligne de la prestation d'autorisation d'exploiter une institution d'accueil collectif.

Simplification administrative

Poursuite du mandat de la Chancellerie par la production du suivi sur la mise en œuvre des mesures de simplification de la démarche initiée par la Chancellerie en 2015. Sur les 84 mesures, 41 sont réalisées.

Autodiagnostic de l’organisation et du fonctionnement d’une entité publique

L’outil d’autodiagnostic a été testé sous forme d’une enquête en ligne auprès de deux entités pilotes (une interne et une externe à l’ACV).

L’espace d’expression offert par cet outil a été largement utilisé et a permis de récolter un volume d’information important et riche.