Archiver les documents de l’Administration cantonale vaudoise

Archiver les documents de l’Administration cantonale vaudoise

Les Archives cantonales vaudoises (les ACV) fournissent le cadre légal, réglementaire et opérationnel pour la gestion de la production documentaire de l’ensemble de l’Administration, de la création d’un document au sein d’une entité de l’Etat à son potentiel versement aux ACV en tant qu’archive historique. Les informations relatives à la gestion et à l'activité des autorités deviennent alors des biens culturels inaliénables. Terreau des recherches scientifiques, elles garantissent la traçabilité des actions de l'Etat et peuvent servir de preuves (force probatoire).

Un service transversal

Les Archives cantonales ont pour mission de formuler et de faire exécuter la politique de l'archivage et pour objectif d’accompagner, de former et d’informer les services et les collaborateurs-trices de l'Administration sur les ressources disponibles pour la gestion, le classement, la conservation et la valorisation des documents, analogiques ou numériques. Elles agissent dans le cadre de la loi sur l'archivage du 14 juin 2011 (LArch) et de son règlement d'application du 19 décembre 2011 (RLArch).

Les archivistes travaillent de concert avec les nombreuses unités administratives de l’Etat, formant chacune un noyau à partir duquel la production documentaire est évaluée et structurée. Une unité administrative peut être la Chancellerie d’Etat, la Cours des comptes, un Secrétariat général de département, un Service, une Direction générale, un Bureau, les différents organes de l’Ordre judiciaire, etc. L'organigramme du Canton présente la structure générale de l'Administration.

En termes de fonction et d’employabilité, les archivistes des ACV consacrent 50% de leur temps de travail à l’implémentation des concepts archivistiques au sein de l’Administration. Ils ne sont pas seuls : chaque unité administrative possède une ou un préposé-e aux archives, qui peut être une ou un archiviste professionnel-le ou une ou un gestionnaire de dossiers possédant une sensibilité archivistique. Dans tous les cas, les préposés aux archives suivent une formation donnée par les ACV. La répartition des compétences couvre ainsi un large éventail et pose les bases d'un travail efficient.

Environnement analogique et numérique

Les nouvelles technologies inscrivent l’Etat face à de nouveaux défis, particulièrement face à sa production informationnelle. La révolution induite par l’essor de l’informatique et des technologies de l’information et de la communication implique de nouvelles responsabilités pour les autorités tout comme de nouvelles attentes de la part des citoyens. La transversalité est accrue, la production est hybride entre le monde classique du papier et l’univers moderne du tout connecté, les changements se pensent, sinon au quotidien, dans des cycles temporels de plus en plus courts. Les Archives se situent au cœur de ces changements en même temps qu’elles accomplissent une mission essentiellement intemporelle, celle, par-delà les siècles, de la conservation de la mémoire et du patrimoine documentaire et informationnel.

Du document administratif au fonds d’archives

Le document est l’élément central dans la chaîne de production de l’information au sein de l’Administration, c’est pourquoi il est défini dans la loi sur l’archivage (LArch, article 3). Sa perception peut être simple, comme dans le cas d’une lettre, ou plus complexe : ainsi, les données informatiques, provenant ou non d’une base de données, sont également considérées comme des informations accompagnant le document. Avec le développement de l'informatique, l'appellation "document original" tend à être réservée aux documents papiers, alors que l'appellation "document authentique" est quant à elle réservée aux documents électroniques. Plus généralement, l’archivistique sépare les documents en deux grands groupes:

  • les documents de gestion, qui sont communs à chaque entité et tendent à être standards,
  • les documents d’activités, qui correspondent aux activités métiers et tendent à être spécifiques.

Un ensemble de documents forme un dossier, avec en principe des dates d’ouverture et de clôture suffisamment marquées, bien que la réalité soit souvent plus complexe. Classiquement, les dossiers sont rangés dans des boîtes d’archives ou des classeurs, classés par ordre chronologique (année) ou thématique (types). La durée de l'utilité d'un document peut dépendre soit du cadre légal, soit des besoins de l'unité administrative. Cette dualité s'exprime par les deux formulations suivantes, qui sont également des codes:

  • la durée d’utilité administrative (DUA),
  • la durée d’utilité légale (DUL).

Lorsque ces durées sont éteintes et que les documents ne se réclament d’aucune valeur historique ou probatoire, ils sont détruits, en principe chaque année, moyennant l’autorisation des ACV et la consignation des libellés dans un bordereau d’élimination. Pour les autres, un versement peut intervenir…Lorsque les documents ne sont plus utiles à un service, et qu’après évaluation conjointe des ACV et du service producteur d’archives concerné, l’intérêt conservatoire est établi (dans les faits, l'intérêt conservatoire est le plus souvent pré-établi), un versement aux ACV se produit. Idéalement, une entité procède à un versement tous les 10 ans, afin de limiter le morcellement d’un fonds au sein des dépôts. En effet, les fonds sont rangés en fonction des versements et non pas organiquement, ce qui nécessiterait de laisser une place vide qui serait allouée au hasard d’improbables estimations. Ainsi, cinquante versements pendant cinquante ans correspondent à cinquante emplacements, tandis que dix versements pendant cinquante ans n’en requièrent que cinq.

Au final, seule une petite partie de la production de l’Administration est conservée à des fins historiques ou probatoires (qui sert de preuve). Selon les domaines, la part conservée est variable. Depuis 2001, les ACV ont coordonné et validé l’élimination de 55 km d’archives.

L’ensemble des versements d’une entité donnée est constitutif d’un fonds d’archives, comme par exemple le fonds S 20 du Tribunal cantonal. Chaque fonds est classé et inventorié avant d’être mis à disposition du public et des services verseurs de l’Administration, qui peuvent consulter leurs archives historiques. Par exemple, dans le cadre de l’élaboration d’une nouvelle loi, un service s’intéressera à la consultation des dossiers relatifs à l’élaboration de la loi précédente. Les archives administratives nourrissent également la recherche scientifique, ou contribuent à l’élaboration de preuves (dimension probatoire) lors d’enquêtes administratives ou judiciaires, comme par exemple dans le cas des placements administratifs extra-familiaux jusqu’en 1981, dit «les enfants placés». La loi adoptée en ce sens permet à ceux qui le souhaitent de lever le voile et d'obtenir réparation à la suite de maltraitances subies dans le cadre de leur placement ; dans ce but, les Archives effectuent les recherches nécessaires à l’élaboration des dossiers des requérants.

Dans tous les cas, les Archives sont soumises à deux principes qui sont parfois contradictoires: la communicabilité des actions de l’Etat d'un côté, la protection de la sphère privée ou l’existence d’intérêts privés ou publics prépondérants de l'autre. Afin de veiller au respect de ces principes, il est dit que les archives sont librement consultables sous réserve des délais de protection ordinaires ou spéciaux (LArch, article 11 et 12). Lorsque ceux-ci existent, les délais peuvent être levés à la suite d'une demande d’autorisation de consultation validée.

La gestion électronique documentaire et le records management

Les principes archivistiques étant indépendants de tout support, des règles communes peuvent s’appliquer à tous les contenus, qu’ils proviennent d’un environnement analogique ou numérique. Le calendrier de conservation permet de fixer deux états au sujet d’un dossier: la durée de conservation, qui est de la responsabilité du service producteur d’archives, et le sort final, qui est du ressort des ACV, avec trois issues possibles : la conservation, la destruction, ou le tri, qualitatif ou par échantillonnage. En 2018, plus de 80 calendriers de conservation sont en vigueur au sein de l’Administration cantonale.

Pour un ensemble de contenu informationnel (exemple : un dossier constitué de documents), le calendrier de conservation permet de fixer la durée d'utilité administrative ou légale, ainsi que le sort final, comme l'élimination ou le versement aux ACV.

 

Avec le développement des technologies de l’information et de la communication, le calendrier de conservation tend à évoluer de pair avec le plan de classement informatisé, qui permet d’organiser l’ensemble de la production d’une entité administrative autour d’une arborescence de dossiers constitués en rubriques et sous-rubriques. Le plan de classement informatique est implémenté de manière progressive au sein de toute l’Administration.

De plus en plus, le plan de classement et le calendrier de conservation tendent à se fondre dans un unique référentiel de conservation numérique. Mais comment cela fonctionne-t-il ?

Dans un premier temps, le cycle de vie d’un document est découpé selon les besoins du service : la première phase est celle où le document est actif, de sa création à sa finalisation; il devient ensuite semi-actif, il est nécessaire de le conserver en raison des besoins de l’administration ou des exigences légales. La troisième phase correspond à l'archivage historique, un état inactif du document pour l’Administration: elle peut avoir exceptionnellement besoin de cette information qui est en même temps la part originale d’une entité, conservée à des fins historiques ou probatoires. C’est lorsque le document devient inactif qu’il peut être versé aux ACV.

  Etat 1 (ADMIN VD) Etat 2 (ADMIN VD) Etat 3 (ACV)
Document actif semi-actif inactif
Archives courantes intermédiaires historiques
Système TIC1 GED2 SAE3 (probatoire) Archivage historique (modèle OAIS4)

Tableau : cycle de vie du document, état des archives, types de système d'information (1=technologies de l'information et communication, 2= Gestion électronique des documents, 3= système d'archivage électronique, 4= système ouvert d'archivage d'information). Notons qu'avec l'archivage électronique, les états 1 et 2 du document et des archives ont tendance à se fondre dans un seul concept appelé documents d'activité ou archives d'activité, avec un glissement des fonctions de l'état 2 au profit de l'aspect sécuritaire des documents ou données électroniques.

Définitions

Calendrier de conservation: référentiel indiquant la durée de conservation des documents découlant des activités d'une unité administrative ainsi que leur sort final à l'échéance de cette durée (tiré du "Manuel du Records management", document de travail interne à l'Administration, en cours d'élaboration).

Plan de classement d'activité: référentiel ordonnant de manière hiérarchique l'ensemble des activités d'une unité administrative, permettant de classer les documents qui en découlent et de gérer leur accessibilité et confidentialité (ibid.).

Records management: ensemble des pratiques visant à contrôler de façon efficace et systématique la création, la réception, la conservation, l'utilisation et le sort final des documents (ibid.).

GED (Gestion électronique des documents): solution informatique permettant l'acquisition, le classement, la modification et la sauvegarde des documents sous forme numérique dans un but de gestion courante pour le traitement des affaires et de partage d'information (ibid.).

Archivage électronique : perspectives

Tiré de : présentation de synthèse du projet de déploiement du Records management dans l’Administration cantonale vaudoises (document de travail interne à l’Administration, en cours d'élaboration).

 

Les Archives cantonales et la Direction des systèmes d’information élaborent conjointement un projet de gestion électronique des documents via plusieurs applications informatiques, en partant d’une GED pour la gestion courante et collaborative des documents, qui seront ensuite déposés et figés dans un système d’archivage électronique sécurisé (SAE), avant d’être potentiellement versés dans le système d’archivage historique, régit par le modèle OAIS. Les passages du premier état (actif) au deuxième (probatoire), respectivement du deuxième état (probatoire) au troisième (archivage historique), sont des concepts qui ont leur propre nom:

  • Dépôt: action de déposer des documents électroniques dans le système probatoire ;
  • Versement: action de déposer des documents électroniques dans le système d'archivage historique.

Dans cet enchaînement, tout document ne sera pas nécessairement probatoire, tout document probatoire ne sera pas forcément historique, tout document historique sera par contre nécessairement probatoire.

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