Gouvernance documentaire

Présentation

L’objectif de la gouvernance documentaire est d’assurer l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité des documents d’activité, afin de répondre aux exigences de traçabilité et de preuve de l’activité d’une administration ou d’une entreprise.

Pour atteindre cet objectif, il convient de définir un certain nombre de règles et de pratiques.

Au sein de l’Administration cantonale, la gouvernance documentaire s’appuie sur le décret (EMPD) d’archivage numérique et de gouvernance documentaire validé par le Grand Conseil en mai 2019. Le projet est actuellement en cours de réalisation et va s’étendre sur plusieurs années.

Maîtriser le cycle de vie documentaire

Pour atteindre les objectifs de la gouvernance documentaire, les documents doivent être gérés par dossier d’affaire et le cycle de vie des dossiers d’affaire doit être maîtrisé. Celui-ci se décompose en 3 parties distinctes : 

  • Cycle de vie 1 : la phase de production
  • Cycle de vie 2 : la phase de conservation probatoire et temporaire
  • Cycle de vie 3 : la phase de conservation pérenne ou définitive (archive historique)

Pour maîtriser ce cycle de vie, il convient de définir les paramètres nécessaires. Il s’agit d’élaborer un référentiel de conservation, c’est-à-dire de modéliser un plan de classement hiérarchique, basé sur les missions et les activités (ou prestations) d'une part, et des métadonnées archivistiques d'autre part.

Une fois validé, les informations-clé de ce référentiel doivent être intégrées aux outils de production et conservation temporaire.

Accompagner les projets de gouvernance documentaire dans l’administration cantonale

Dans le cadre du projet cantonal, les ACV collaborent étroitement avec la Direction générale du numérique et des systèmes d'information (DGNSI) à la réalisation d’outils qui intègrent les exigences liées à la gouvernance documentaire.

De manière plus générale, le rôle des ACV dans cette démarche est le suivant :

  • Définir les exigences archivistiques ;
  • Accompagner et tester les systèmes de production et de conservation probatoire, afin de s’assurer qu’ils répondent aux exigences archivistiques ;
  • Accompagner et tester le système d’archivage historique, afin de s’assurer qu’il répond aux besoins des Archives ;
  • Former et, dans le cadre de l’Administration cantonale, mettre à disposition le logiciel ArchiClass ;
  • Accompagner la réalisation du référentiel de conservation ;
  • Valider le référentiel de conservation.

Documents de référence

Des travaux préparatoires sont indispensables à tout projet de gouvernance documentaire. Les documents suivants sont mis à disposition de l’Administration cantonale afin de les aider dans leur démarche de nouvelle gouvernance documentaire. Ses documents sont voués à évoluer avec l’avance du projet en cours. 

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