Vos archives privées nous intéressent

Vos archives privées nous intéressent

Donation des archives de Raymond Gafner (1915-2002), 1er mars 2005 (ACV, PP 815)

Le cadre légal et environnemental

Longtemps, les Archives cantonales ont été considérées comme le dépôt des seuls fonds de l'administration cantonale. Leurs missions n'allaient pas au-delà du regroupement, de la conservation et de l'analyse des documents officiels.

La loi sur l'archivage a sanctionné un état de fait et l'a précisé :

" Les Archives cantonales vaudoises ont également pour mission de rechercher, collecter, conserver et mettre à disposition du public des fonds d'archives provenant de personnes physiques ou morales privées et qui ont un lien significatif avec le Canton de Vaud. " (Art. 9, alinéa 4).

Les Archives cantonales partagent cette mission avec d'autres institutions patrimoniales cantonale et communales. Elles s'inscrivent résolument dans ce réseau dans lequel elles jouent un rôle principal ou subsidiaire selon les situations documentaires et selon les politiques d'acquisition des membres du réseau.

La politique d'acquisition

Drapeau du Syndicat des ouvriers sur métaux, section de Vevey : avers et revers, 1917 (ACV, PP 907/548)

 

Les Archives cantonales privilégient la dimension cantonale, avant la dimension locale.

Elles recherchent selon les situations à mutualiser leurs ressources, en veillant à maintenir l'unité des fonds, sans nécessairement obtenir l'unité des lieux de conservation. Ainsi, elles sont ouvertes à tous les supports d'information pour autant qu'ils soient liés à des documents écrits. Elles n'accueilleront pas isolément des photographies, des témoignages filmiques ou sonores.

Leur périmètre d’intervention

Les Archives cantonales manifestent une attitude d’ouverture à toutes les composantes de la mémoire cantonale, sans aucune exclusive, surtout quand elles viennent en complément des archives de l’administration cantonale ou apporte une autre approche.

Les Archives cantonales entendent demeurer une institution généraliste, avec des pôles d’excellence, et éviter toute approche idéologique. Elles évitent les redondances documentaires. Elles ne bâtissent pas leur politique d’acquisition sur le seul prestige des fonds, mais bien plutôt sur leur valeur informative, documentaire et sur leur contenu original.

Dans leur expertise, elles tiennent compte des critères suivants :

Remise de fonds d'archives privées

Ouverture officielle des archives de René Berger, 19 février 2016, en présence de la Conseillère d’Etat, Anne-Catherine Lyon (ACV, PP 525)

En confiant un fonds d’archives aux Archives cantonales, les personnes privées (individuelles ou morales) assurent d’une part, la conservation à long terme de leurs témoignages, d’autre part, à enrichir le patrimoine historique commun.

Accueillir des archives de nature privée, c’est nécessairement entrer dans l’expertise, la négociation sur le contenu des archives, le statut juridique et les conditions d’accès. Les coûts partagés ou non de l’opération sont également abordés dans cette étape, sans qu’ils constituent un préalable.

Statut
La donation sera toujours préférée au dépôt. Elle offre de nombreux avantages que n'a pas le dépôt pour le suivi et la valorisation des fonds – le dépôt est par définition fragile, car il est révocable.

Cotation
Une cote unique et exclusive est attribuée au fonds d'archives au moment de son entrée aux Archives cantonales vaudoises. Dans des cas particuliers et après accord écrit, une cote générique peut être attribuée à un fonds, en principe familial, formé de plusieurs lots de documents de provenances différentes, mais unis par un même lien.

Convention
Des conventions de dépôt (RTF, 12,92 Ko) ou de donation (RTF, 8,76 Ko) règlent les conditions de leur conservation et de consultation. Elles sont signées sur la base d’un inventaire terminé et validé par deux parties.

Conditions de prise en charge

Comment remettre un fonds d'archives privées ou para-administratives?

Il suffit à la personne envisageant de remettre des documents aux Archives cantonales  de prendre contact avec le directeur ou avec l’un des archivistes, par téléphone, par lettre ou à la réception. Celui-ci lui proposera alors la démarche la plus adaptée à la situation. Il pourra, notamment, se rendre sur place pour examiner le fonds, ou accueillir celui-ci temporairement aux Archives cantonales, à cette même fin. Dans tous les cas, le directeur ou l’archiviste examinera avec la personne envisageant de remettre des documents aux Archives cantonales, l’opportunité de cette remise et déterminera, d’entente avec elle, l’étendue et les éventuelles conditions juridiques et pratiques de celle-ci.

Quels documents peut-on remettre?

Le fonds peut être constitué de quelques ou de nombreux documents, de toutes natures et sur tous supports. Il est essentiel que l’unité des fonds soit maintenue et ne soit pas détruite par des dépôts, partant des donations séparés à plusieurs institutions. Au cas où des éléments devraient tout de même, pour des questions de conservation ou de consultation, être placés dans une ou plusieurs autres institutions que celle qui a la charge du fonds, l’inventaire doit pouvoir en signaler toutes les parties. Une des institutions est désignée comme institution de référence pour la réunion de toutes les analyses.

Après examen des documents et en fonction de leur intérêt historique, les Archives cantonales peuvent proposer de n’en recevoir qu’une partie. Elles sont libres de les refuser sans justification.

Dans tous les cas, les documents ne peuvent être remis aux Archives cantonales que dans la mesure où ils pourront à terme être mis à la disposition du public pour des recherches historiques.

Quelles sont les conditions juridiques de la remise?

La donation est toujours préférée au dépôt. Le fonds est alors donné en toute propriété à l’Etat de Vaud, représenté par les Archives cantonales.

Des conditions, en principe temporaires, peuvent éventuellement être prévues, d’entente entre le donateur et les Archives cantonales (p. ex. : consultation publique interdite avant une certaine date ou avant le décès du donateur; consultation par le public soumise à autorisation du donateur ou du directeur des Archives cantonales pendant un certain délai; etc.).

Un accusé de réception est établi lors de la remise du fonds. Avant ou après la rédaction de l’inventaire, selon les cas, une convention de donation est conclue entre le donateur et les Archives cantonales. Cette convention précise en particulier les éventuelles conditions de consultation.

Dans certains cas particuliers, le fonds peut être déposé aux ACV tout en demeurant propriété du déposant. Il fait alors l’objet d’un accusé de réception qui précise ce statut, puis, avant ou après rédaction de l’inventaire, d’une convention de dépôt conclue entre le déposant et les Archives cantonales. Cette convention, adaptée à chaque cas, précise les conditions de la consultation et du retrait éventuel du fonds.

Quelles sont les conditions financières de la remise?

La donation (ou le dépôt) n’est acceptée qu’à titre gratuit.

La question financière entourant la prise en charge d'une donation n'est pas un préalable. Elle se décide au cours des négociations. En ce qui concerne le déposant, aucun frais n’est exigé, sauf en cas de retrait du fonds déposé, les Archives cantonales étant alors autorisées à demander le remboursement des frais d’inventaire, de conditionnement et de dépôt qu’elles auront assumés.

Il n'empêche que toute aide du donateur (ou du déposant) pour la rédaction de l'inventaire du fonds est bienvenue.

A quoi les Archives cantonales s'engagent-elles lors de la remise?

Les Archives cantonales s’engagent à traiter les documents donnés (ou déposés) avec le même soin que leurs propres fonds, afin d’en assurer la sécurité et la conservation durable. Elles veilleront à respecter l’intégrité du fonds, qui formera une unité archivistique spécifique et indissociable, dûment identifiée et cotée.

Aucune élimination ne sera effectuée sans l’accord exprès du donateur (ou du déposant). Si les Archives cantonales constatent, lors de l’inventaire, que des documents ne présentent pas suffisamment d’intérêt historique pour justifier leur conservation, elles les écartent et en dressent la liste, qu’elles soumettront au donateur (ou au déposant). Celui-ci pourra alors, soit autoriser leur élimination, soit les reprendre. Selon les cas, l’autorisation d’éliminer de tels documents pourra également être donnée au moment de la remise du fonds.

Les Archives cantonales réaliseront dès que possible le classement et l’inventaire du fonds. Un exemplaire de l'inventaire sera remis au donateur (ou au déposant). Dans le cas du dépôt, les Archives cantonales peuvent se contenter d'un bordereau de livraison.

Le fonds demeurera en tout temps consultable par le donateur (ou le déposant) et les personnes mandatées par lui, dans la salle de travail des Archives cantonales et durant les heures d’ouverture de celle-ci. Des emprunts temporaires dûment consignés par le donateur (ou le déposant) sont possibles.

A quoi la personne remettant un fonds s'engage-t-elle?

Sauf en cas de dépôt, elle s’engage à transférer la propriété du fonds à l’Etat de Vaud, représenté par les Archives cantonales.

Sauf conditions particulières prévues par la convention de donation (ou de dépôt), elle autorise la consultation du fonds par les lecteurs des Archives cantonales, à des fins de recherches historiques, dès la remise et aux mêmes conditions que celles qui régissent les propres fonds des Archives cantonales.

Partager la page