Archiver les documents numériques

Dématérialiser les processus d'une administration ne met pas fin aux obligations en matière d'archives: les fonctionnalités de l'archivage doivent accompagner le document numérique depuis sa conception jusqu'à son élimination ou son archivage définitif.

 

Dessin de Mix et Remix. Deux vignerons vaudois discutent autour d'un verre de vin. "On n'a pas peur du progrès", dit l'un; "on est déjà passé du bouchon à la capsule", répond l'autre.
(c) Archives cantonales vaudoises

GED et archivage

Documents de référence pour les communes qui prévoient l'acquisition d'une GED: 

 

Une exigence de bonne gouvernance

Avec l'application des fonctions de l'archivage à la gestion des documents numériques, les administrations publiques ont l'opportunité d'améliorer leur fonctionnement.

Pourquoi ? Tout simplement parce cela garantit :

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Pas de documents authentiques sans archivage électronique

Indépendamment de son contenu, tout document qui n'a pas les attributs qui étayent son authenticité (les preuves qu'il est bien ce qu'il prétend être et qu'il a bien été créé à telle date) perd une grande part de sa valeur.

Contrairement au document papier, les attributs d'authentification ne peuvent pas être apposés sur son support. Un timbre spécial ou une signature sur un cédérom n'est bien évidemment pas un gage d'authenticité pour les documents qu'il contient. C'est là le rôle des métadonnées d'être l'ADN du document. Systématiquement enregistrées et conservées, elles le décrivent et le rendent accessible.

 

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Le cycle de vie du document numérique


Après validation, le document acquiert une identité et des attributs garantissant son intégrité, son authenticité, sa fiabilité et son exploitabilité. Ces qualités sont remplies grâce à l’enregistrement des métadonnées suivantes au moment de la validation :

Le maintien du lien entre le document et ses métadonnées est assuré par la fonction de la conservation probatoire. Concrètement, la conservation probatoire peut être implémentée:

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Versement aux archives définitives (archivage électronique historique)

Il est déterminant d’organiser de manière soigneuse et cohérente le versement des documents numériques qui, au terme de leur durée d’utilisation dans le cadre de l’archivage probatoire, revêtent une valeur historique.

Le bon déroulement de ce transfert permet d’une part d’obtenir des archives qui conservent leurs qualités d’authenticité, d’intégrité, de fiabilité et d’exploitabilité, d’autre part de rationaliser le travail des archivistes par la récupération des métadonnées descriptives.

Un bon versement ménage les ressources des administrations publiques et facilitera tant la conservation que la consultation des documents archivés.


 

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Conditionnement

Le modèle fonctionnel privilégié pour l'archivage électroniques historiques est celui de la norme OAIS, fondé sur le concept du paquet d'information.

Comme le document papier conditionné à l'intérieur d'une boîte d'archives portant une étiquette avec son identifiant, le document numérique est conditionné dans un paquet d'information. OAIS en préconise trois types: le paquet d'information à verser (SIP), le paquet d'information archivé (AIP) et le paquet d'information diffusé (DIP).

Un paquet d'information peut comprendre un document ou des ensembles de documents (dossier, série ou versement). Dans ces paquets, le contenu d'information du (des) document(s) numérique(s) est joint aux informations nécessaires à sa (leur) conservation, et à la conservation de ses (leurs) attributs (lisibilité, fiabilité, exploitabilité).

Le paquet d'information est formé par étapes, avant et après le versement du document au service d'archives. Une fois archivé, il collectera et portera toute la mémoire des traitements subis.

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Stockage

Une fois créés, les paquets d'information sont stockés dans un coffre-fort numérique sécurisé qui garanti leur sécurité et leur intégrité. Par précaution, ils sont conservés parallèlement en plusieurs lieux de stockage distants et sur plusieurs types de support.

Les supports numériques étant appelés à se dégrader, ils devront être vérifiés en permanence, ainsi que les données qu'ils portent. Dans tous les cas, pour éviter une altération, l'information archivée devra être transférée périodiquement vers de nouveaux supports.

Le contrôle des supports et des données, les migrations ainsi que la veille technologique font partie intégrante de l'archivage électronique.

 

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Accessibilité des documents numériques

Tout document conservé par un service d'archives publiques a pour vocation d'être consulté. Dans bien des cas, la consultation est restreinte et contrôlée momentanément pour protéger les intérêts publics et privés.

La recherche de documents se fait à partir d'une base de données qui fournit l'accès au document numérique, soit directement par un lien, soit indirectement par le biais d'une référence (cote) utilisée pour la commande du document.

Accessible sur Internet, cette application met à disposition du public l'ensemble des inventaires et des outils de recherche, par l'interrogation plein texte, par le plan général de classement, par des descripteurs ou par d'autres données descriptives (nom du producteur, date, intitulé, contenu).

Les documents numériques consultés sont des copies qui peuvent être communiquées de différentes manières:

  1. les documents libres d'accès, pas trop lourds et très demandés seront mis à la disposition du public sur Internet dans un espace dédié;
  2. pour le reste des documents numériques libres d'accès, des copies seront créées expressément à la demande du public;
  3. les documents soumis à des restrictions de consultation ne pourront être consultés que dans un environnement sécurisé, à savoir sur des postes informatiques bridés mis à disposition du public dans les locaux du service d'archives.

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Numérisation et dématérialisation

La numérisation d'un document papier n'est pas une solution d'archivage. Dans les administrations, elle est le corollaire de la dématérialisation des processus administratifs, notamment par la reproduction numérique systématique du courrier entrant sous forme papier.

Pour les services d’archives, la numérisation d'un document analogique est un moyen de faciliter et d’améliorer sa diffusion, tout en préservant l'original analogique (papier ou autre) qui est toujours conservé. Cette action est également appelée « rétro-numérisation ».

Dans une forme numérique, la copie du document papier pourra être enregistrée sur un serveur en réseau, et ainsi être consultée à distance. En outre, la numérisation permet de sécuriser des documents historiques analogiques. Dans ce cas, la copie numérique est une sauvegarde de l'original analogique qui est toujours conservé.

 

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Faut-il conserver le papier dans un environnement GED?

Les Archives cantonales vaudoises ont dressé des recommandations en matière d'archivage électronique. Face au recours croissant à la Gestion Electronique des Documents (GED) et à la dématérialisation croissante des administrations publiques, elles se montrent prudentes dans l'abandon du papier, en raison des confusions induites dans les esprits entre la GED et le Système de records management (PDF, 204 Ko).

C'est dans ce contexte que le calendrier de conservation des archives communales vaudoises prévoit la conservation historique sous forme papier des natures suivantes de documents:

Le Records management, qui s'applique aussi bien à des documents analogiques qu'à des documents numériques, exige pour que  les documents et les données soient probatoires quatre conditions, ici rappelées :

Autrement dit, lorsqu'une administration communale souhaite mettre en place un outil GED dans le but de dématérialiser les documents ou les données, elle doit s'assurer que le dispositif répond aux exigences du RM. Autrement formulé, lorsqu'elle choisit un outil de type GED, elle doit tenir compte des contraintes de l'archivage dans l'évaluation des produits.

A ce jour, il n'est pas possible de s'en remettre au tout numérique dans les administrations publiques, comme il n'est pas recommandé de prolonger indéfiniment le tout papier. Il faut encourager les solutions hybrides, s'appuyant sur des politiques à la fois papier et électronique, la rédaction de cahiers des charges dans lesquels les concepts métier ("archivage") priment sur les approches techniques. Il faut progresser par étapes, sans oublier l'objectif final : permettre à une partie de la production communale d'être conservée à des fins historiques

Répondre affirmativement ou négativement au maintien du papier dans un environnement GED, c'est nécessairement passer par une politique raisonnée de la conservation. 

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Pour aller plus loin

Centre national de compétence pour l'archivage électronique (CECO-KOST)

Site Internet

Exigences de base pour les systèmes de GED

Exigence de base pour l'archivage électronique

Portail international archivistique francophone (PIAF)

Gestion et archivage des documents numériques

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