Communiquer

Les archives sont conservées pour être communiquées aux citoyens. Ce chapitre conseille sur les moyens à mettre en œuvre et les prescriptions légales en la matière.

 

 

Dessin de Mix et Remix. Le personnage, inspiré de Hamlet, dit la phrase suivante: "Archiver ou ne pas archiver? telle est la question!"
(c) Archives cantonales vaudoises

Inventorier pour mieux gérer

Les archives qui ont atteint le terme de leur durée d'utilisation doivent être décrites dans un inventaire. Celui-ci permet à la Commune d'accéder à sa propre mémoire et de répondre aux demandes des citoyens dans les délais exigés par la loi sur l'information.

L'inventaire des archives définitives est incontournable pour gérer les documents d'archives dans l'espace de stockage, qu'il s'agisse d'un local physique ou d'un coffre-fort numérique. Il précise les conditions d'accès et décrit les éventuelles procédures de demande d'autorisation. Enfin, c'est un outil important pour le traitement des archives en cas de sinistre, d'une part, en pointant sur les éléments à évacuer et à traiter en priorité, d'autre part, en permettant de vérifier la présence des documents et leur perte éventuelle.

Un inventaire d'archives doit respecter les normes descriptives du Conseil international des archives.

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Diffusion des inventaires

La base de données Panorama, mise en ligne en novembre 2003, contient 195 000 notices descriptives de documents conservés dans l’ensemble des communes vaudoises, des origines à 1961; lui est associée la publication Panorama des Archives communales vaudoises, 1401-2003, publiée par la Bibliothèque historique vaudoise. Elle fonctionne au moyen du logiciel scopeArchiv. Un manuel d'utilisation est consultable ici.

Sous le titre Panorama 2, un projet de mise à jour de cette base de données a été lancé en 2010 par les Archives cantonales vaudoises avec le soutien de l'Association vaudoise des archivistes (AVA). Il a trouvé son aboutissement dans la réalisation de la plateforme vaudarchivescommunales.ch.

Cette plateforme, à laquelle toute commune vaudoise peut adhérer, est gérée par un groupe de travail de l'AVA. Les Archives cantonales vaudoises appuient le projet par leur expertise mais également par le biais de soutiens financiers ponctuels.

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Accès aux archives: les exigences légales

Conformément à la loi sur l'information (art. 14 et 16 LInfo, 2002), l’accès aux documents officiels ne peut être refusé, partiellement ou totalement, que si :

Une décision négative doit être transmise sous forme écrite en indiquant les voies de recours. Le bureau de la Préposée à la protection des données et à la transparence met à disposition des autorités de nombreux documents utiles à ce sujet.

L’accès aux archives  est réglé par les articles 10 à 15 de la loi sur l'archivage (LArch), loi qui est étroitement coordonnée avec la loi sur l’information (LInfo) et la loi sur la protection des données personnelles (LPrD). Elle règle en effet l’évolution dans le temps des intérêts contradictoires protégés par la LInfo et la LPrD, en déterminant jusqu’à quand d’éventuels intérêts publics ou privés protégés peuvent subsister. Elle donne ainsi les modalités pratiques d’application de la LInfo et de la LPrD. Le détail des principes énoncés par la LArch et leur application est donné dans la fiche pratique "Accès aux archives" (PDF, 40 Ko).

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Reproduction des documents d'archives

La numérisation n'est pas qu'une affaire de technique. Il s'agit d'un processus complexe qui doit être organisé de manière rationnelle. Au moment où la numérisation des documents commence, les points suivants devraient avoir été pris en compte: 

Le Conseil canadien des archives propose un guide pratique pour les projets de numérisation.

Subvention pour la création de microfilms

La numérisation n'exclut pas la réalisation de microfilms à titre de documentation de sécurité (cf. Exigences en matière de documentation de sécurité, Guidelines 2, Office fédéral de la protection de la population, p. 25-28). La réalisation de microfilms à partir de reproductions numériques peut faire l'objet de subventions fédérales  pour les centres d'archives qui sont inscrits dans les listes A (d'importance nationale) ou B (d'importance régionale) de l'Inventaire suisse des biens culturels.

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