Glossaire

La rédaction de ce glossaire s'est basée sur les définitions du Portail international archivistique francophone (PIAF), de l'Abrégé d'archivistique édité par l'Association des archivistes français ainsi que celui réalisé par les Archives d'Etat de Genève . Les glossaires des normes ISO 15489 (Records management), MoReq2 et ICA-Req ont également été consultés.

Dessin de Mix et Remix. Deux hommes donnent une explication à une dame venant consulter des archives. Le premier pointe sur un PC en disant "Le document est dans l'ordinateur", le deuxième montre une très grande machine et ajoute "et ses métadonnées
(c) Archives cantonales vaudoises

accès

Droit, modalité et moyens de rechercher, d’exploiter ou de retrouver l’information. Dans le canton de Vaud, la loi sur l’information (LInfo) donne le cadre général à l’accès à l’information des administrations publiques, tandis que la LArch, dans son chapitre II (article 10 à 15) en donne les modalités d’application dans le temps, et la loi sur la protection des données personnelles (LPrD) traite des limitations concernant la protection de la sphère privée. La gestion de l’accès aux documents est rendue possible par des métadonnées.

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archivage électronique historique

Ensemble de processus visant à ce que les documents électroniques restent durablement lisibles et intelligibles, en garantissant leur authenticité, intégrité, fiabilité et exploitabilité. Ces processus suivent en principe la norme internationale OAIS. L’archivage électronique historique vise à maintenir la valeur historique ou d’information des documents électroniques versées aux =>archives définitives, pour permettre leur consultation et leur réutilisation par le public.

 

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archivage électronique probatoire

Ensemble de processus visant à produire et conserver des archives électroniques. Ces processus débutent au moment de la validation et de l’enregistrement d’un document et prennent fin lorsque la durée d’utilisation administrative et/ou légale est arrivée à son terme (⇒ sort final). Ces processus ont pour objectif d’assurer l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l’exploitabilité des documents, en gérant les droits d'accès et la traçabilité, en les protégeant de toute manipulation, usage, perte ou dissimulation frauduleux et en garantissant leur accessibilité, leur consultation et leur compréhension. Les normes internationales en usage dans le cadre de l’archivage électronique probatoire sont ICA-Req et MoReq 2. L’archivage électronique probatoire vise à maintenir la valeur administrative et/ou légale des archives d’activité électronique, afin de permettre leur consultation et leur utilisation par le producteur.

 

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archives

Documents produits ou reçus par une personne, une famille ou un organisme (public ou privé), dans le cadre de son activité, et conservés d’abord en raison de leur valeur de preuve des activités et responsabilités de leur producteur (autrement dit leur valeur primaire), conservées ensuite pour leur valeur secondaire, c'est-à-dire de témoignage ou, plus simplement, d'information générale.

 

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Archives

Institution responsable de la prise en charge, du traitement, de la conservation et de la communication des archives.

 

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archives d’activité

Documents actifs, relatifs à des affaires en cours de traitement ou dont l’utilisation est fréquente gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires (⇒ archivage électronique probatoire).

 

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archives définitives

Documents inactifs, portant sur des affaires en principe définitivement closes, et conservés sans limite de durée en raison de leur intérêt historique. (⇒ archivage électronique historique).

 

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authenticité

Caractère d'un document dont on peut prouver qu’il est prétend être, qu’il a été créé ou envoyé par la personne qui prétend l’avoir créé ou envoyé et qu’il a été créé ou envoyé à la date prétendue. Dans le monde du papier, les attributs de l’authenticité peuvent être un sceau, une signature ou simplement la position du document dans une chemise ou une enveloppe portant l’indication écrite de sa provenance. Dans le monde électronique, l’authenticité est garantie par des métadonnées.

 

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bordereau d'élimination

Relevé sommaire indiquant le titre et les dates extrêmes des séries de documents dont l'élimination est soumise à l'autorisation du syndic (article 10 alinéas 3 et 4 RLArch).

 

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bordereau de versement

Relevé énumérant les documents versés aux archives définitives, servant d'un instrument de recherche provisoire avant l'établissement du répertoire (article 8 alinéas 4 et 5 RLArch).

 

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capture

Enregistrement, classement, ajout de métadonnées et sauvegarde d'un document dans un système d'archivage.

 

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calendrier de conservation

Liste des documents reçus ou produits par la commune, indiquant la durée pendant laquelle ceux-ci doivent être conservés pour des motifs administratifs ou légaux, et leur sort final à l'échéance de ce délai. Les communes sont tenues de rédiger et tenir à jour un tel instrument (article 2 alinéa 1 lettre c RLArch; article 5 RLArch).

 

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classement

Opération intellectuelle et matérielle consistant à analyser et à ordonner les documents d'archives. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.

 

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conditionnement

Opération consistant à placer des documents d'archives dans des contenants appropriés de façon à assurer leur conservation.

 

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conservation préventive

Ensemble des mesures prises pour assurer la bonne conservation matérielle des documents.

 

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conversion

Action de transférer des documents d’un support à un autre, d’un format à un autre.

 

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délai de protection

Durée pendant laquelle la consultation d'archives définitives est soumise à autorisation (article 3 alinéa 1 lettre e LArch; articles 10 à 12 LArch).

 

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dématérialisation

Opération visant à numériser des documents papier; révision des processus de production et de gestion de l'information visant à éliminer tout recours au document papier.

 

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document

Toutes les informations, enregistrées sur quelque support que ce soit, produites ou reçues par la commune, ainsi que tous les =>instruments de recherche et =>métadonnées nécessaire au repérage, à la compréhension et à l'utilisation de ces informations (article 3 alinéa 1 lettre a LArch). Pour un document sur support papier, on qualifie d'original un document qui émane directement de don auteur ou de l'organisme producteur; il est l'origine et la source première des reproductions. Pour les documents électroniques, les termes de =>fiabilité et d'=>authenticité sont préférés à original.

 

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dossier

Ensemble de documents portant la même référence ou relatifs à une même affaire.

 

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durée d’utilisation

Durée pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé pour des raisons administratives ou légales et au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son sort final (élimination/versement aux archives définitives). La durée d’utilisation est indiquée dans le calendrier de conservation. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.

 

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élimination

Procédure de destruction des documents dont la commune n'a pas besoin, soumise à autorisation du syndic (article 6 LArch; article 1 et 2 RLArch), concerne aussi les documents électroniques, y compris le contenu des bases de données. Cette procédure vise à la suppression des documents sans aucune possibilité de restitution.

 

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exploitabilité

Qualité d’un document qui peut être localisé, récupéré, communiqué et interprété.

 

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évaluation

Acte de juger des valeurs (administratives, légales ou bien historiques) que présente un document et de décider en conséquence du délai pendant lequel celui-ci devra être conservé par l'organisme producteur, ainsi que de son sort à l'échéance de ce délai (versement au service d'archives ou élimination).

 

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fiabilité

Qualité d’un document dont le contenu peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits qu’il atteste et sur lequel on peut s’appuyer lors d’opération, d’activité ou de faits ultérieurs.

 

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fonds d'archives

Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans le cadre de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection.

 

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GED (Gestion électronique des documents)

Selon la définition courante, la GED représente un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités. Les buts principaux d’une GED sont le gain de temps dans la recherche et la diffusion d’une information, ainsi que l’économie de papier en terme de stockage. Généralement, la GED n’intègre pas les fonctions d’archivage électronique probatoire. Par conséquent, elle ne permet pas de garantir l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité des documents électroniques.

 

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intégrité

Dans l'archivage électronique, désigne l’absence de toute destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle. L’intégrité des documents électroniques doit être garantie à chaque étape de son existence. L’intégrité d’un document est renseignée par des métadonnées.

 

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inventaire

Terme utilisé dans le canton de Vaud comme synonyme d'Instrument de recherche, soit un outil nécessaire pour identifier, trouver, consulter et comprendre les documents, sur support analogique ou électronique (article 2 alinéa 1 lettre 2 RLArch; article 26 RLArch).

 

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métadonnées

Informations structurées qui décrivent et/ou permettent de retrouver, gérer, contrôler, interpréter ou conserver des documents dans le temps.

 

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numérisation

Procédé de reproduction d’un document d’archives analogique (par exemple un document papier ou le tirage positif d’un cliché photographique) sous forme de document numérique.

 

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Open Archival Information System (OAIS)

"Système ouvert d'archivage d'information", cette norme fournit un cadre conceptuel à l'archivage électronique. Largement acceptée, elle porte le numéro ISO 14'721.

 

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organique

Se dit des documents d'archives, qui sont constitués en ensemble (les fonds d'archives) produits et/ou reçus par un producteur dans le cadre de ses activités.

 

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papiers de corbeille

Documents de toute nature n'ayant pas pour vocation à être conservés car dépourvus d'intérêt juridique ou administratif, pouvant être éliminé en tout temps, sans autorisation écrite ni bordereau d’élimination (article 2 alinéa 1 lettre h RLArch; art. 11 RLArch).

 

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plan de classement d’activité

Outil de classement hiérarchique qui, intégré à une application métier, facilite la capture, le nommage, le repérage, la description, la conservation et la destruction des documents. Un plan de classement d’activité découle des missions d’une organisation, par opposition à un plan de classement structuré à partir d’un organigramme.

 

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préposé/e à la gestion des archives

Personne à laquelle le syndic a délégué l'application pratique des directives sur la gestion des archives, y compris les documents électroniques. Il peut s'agir du secrétaire municipal, d'un collaborateur du greffe ou encore, dans le meilleur des cas, à l'archiviste communal. Dans les communes disposant de plusieurs services, il peut être opportun de mettre en place un réseau de préposés.

 

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producteur d’archives

Personne physique ou morale (association, entreprise, institution, entité privée ou publique) qui crée ou reçoit des documents dans l’exercice de ses activités, constituant ainsi un =>fonds d’archives.

 

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rangement

Mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant. Désigne également la répartition des dossiers physiques dans le local d'archives.

 

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records management

Ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l'utilisation des archives courantes et intermédiaires. Ces mesures sont encadrées par la norme ISO 15'489 ainsi que la famille de normes ISO 30'300 qualifiant les systèmes de gestion des documents d'activités.

 

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sauvegarde

Fonction technique visant à garantir la sécurité et l’intégrité des documents électroniques par le biais d'un système de copies sécurisées (back-up ou stockage). Cette fonction n'est pas synonyme d'archivage.

 

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sort final

Destination des documents au terme de la durée d’utilisation administrative ou légale, correspondant à la mise en œuvre des décisions d'élimination ou de versement aux archives définitives, telles qu'elles sont explicitées dans le calendrier de conservation.

 

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transfert

Action de changer la localisation des documents.

 

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versement

Action de transférer la conservation physique, la propriété ou les responsabilités de documents. Lors du versement, les documents dont la durée d'utilisation administrative ou légale est arrivée à son terme et qui possèdent une valeur historique passent du statut d’archives d’activités à celui d’archives définitives (article 8 RLArch).

 

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Abbréviations

LArch - Loi sur l'archivage du 14 juin 2011 (LArch)

RLArch - Règlement d'application de la loi du 14 juin 2011 sur l'archivage (RLArch) du 19 décembre 2011

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