Le cycle de vie des documents: un concept global de gestion

Planifier la gestion de son information dans sa durée est essentiel pour s'assurer de disposer en tout temps des documents nécessaires à son activité, ainsi que pour constituer le patrimoine de demain.

 

Dessin de Mix et Remix. Deux hommes des cavernes se trouvent dans une grotte peinte, avec un ensemble d'outils et d'os à leur pied. L'un dit à l'autre: "On devrait peut-être commencer à archiver!"
(c) Archives cantonales vaudoises

L’évolution dans le temps des documents d'activité est généralement décrite sous la forme du «cycle de vie des documents». Les passages d’une phase à l’autre sont conditionnés par des exigences administratives ou légales (délais de conservation, utilité). Chacun de ces passages donne lieu à des opérations de tri aboutissant à l’élimination d’une partie des archives.

Les archives d'activité

Le schéma résume les enjeux du Cycle de vie des documents. Ceux ci passsent par trois phases: une phase active (utilisation fréquente) qui finit avec la clôture du dossier; une phase semi-active qui se clôt avec un tri; une dernière phase, pour les

 La gestion des archives d'activité s'articule en deux phases:

  1. Celle des documents actifs, relatifs à des affaires en cours de traitement ou dont l’utilisation est fréquente. Dans le cas de documents sur support papier, ils sont conservés intégralement dans les bureaux des services producteurs : greffe municipal, bourse communale, services sociaux ou organismes intercommunaux, etc.
  2. Celle des documents semi-actifs, concernant des affaires traitées et conservés pour des raisons administratives ou légales. Dans le cas de documents sur support papier, ils sont généralement conservés hors des bureaux.

 Les documents sont gérés durant les phases active et semi-active selon un ensemble de pratiques généralement nommées « Records Management ».

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Les archives définitives ou historiques

Ce sont des documents inactifs, portant sur des affaires en principe définitivement closes, et conservés sans limite de durée en raison de leur intérêt historique. Ils sont conservés en principe dans des services ou locaux d’archives spécialement équipés et conçus à cet effet.

 

 

Les responsabilités

Le transfert d'un document aux archives définitives s'accompagne d'un transfert des responsabilités. Lors des phases actives et semi-actives, les responsables des services de l’administration communale sont garants de la gestion de leurs dossiers en tant qu'archives d'activité, tandis qu'un archiviste professionnel ou un collaborateur formé est chargé des archives définitives.

Le syndic supervise la bonne gestion des archives communales tout au long de leur cycle de vie.

 

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