Organiser

Organiser

Sont présentées ici les procédures de Records Management qui permettent aux administrations de disposer à tout instant des documents nécessaires pour conduire leurs missions, répondre aux exigences légales et se protéger en cas de contentieux.

 

 

Dessin de Mix et Remix. Deux employés de bureau sont occupés à classer des documents. L'un dit "Quel boulot", ce à quoi l'autre répond "Vivement que ce passé soit derrière".
(c) Archives cantonales vaudoises


Mise en place d’un plan de classement d'activité

Le plan de classement est le système qui sous-tend l'organisation des documents d'activités. Il est élaboré en fonction des missions et des activités de l'administration qui les a produits.

Cet outil est nécessaire pour retrouver les documents. En rattachant ceux-ci à un contexte, il est une garantie de leur authenticité. Il améliore la gestion de l’espace (qu'il s'agisse d'un espace physique pour le papier ou virtuel pour l'électronique) et autorise la constitution de « dossiers maître » groupant tous les documents originaux concernant une même affaire.

Pour être utilisable, le plan de classement doit être :

Le plan de classement repose sur deux principes fondamentaux : 

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Modèle de plan de classement

En collaboration avec l’Association Vaudoise des Secrétaires Municipaux (AVSM) et des archivistes communaux, les Archives cantonales vaudoises ont développé un modèle de plan de classement conçu pour organiser les archives d'activité dans les communes de petite et moyenne importance (jusqu’à 2.500 habitants), sans structure professionnelle d’archivage.

La classification administrative du Plan comptable vaudois 1980 a servi de fil conducteur. Le plan type 2006 en est toutefois indépendant et n'est pas appelé à évoluer en même temps que celui-ci.

Les exemples d'application de ce modèle dans les communes de Suscévaz et Apples démontrent la souplesse de son application:

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Tenue et clôture des dossiers

Il est impératif de désigner un responsable de la tenue des dossiers, en particulier lorsqu'ils associent plusieurs collaborateurs ou plusieurs dicastères. Cela peut-être par exemple le secrétaire municipal, qui détient le dossier de référence ou « dossier maître ».

Le responsable rassemble tous les documents définitifs. On évite ainsi la dispersion des documents originaux, mais aussi la tenue de dossiers de travail élaborés parallèlement par les autres membres de l'équipe à leur usage personnel, mêlant originaux et copies.

Les dossiers personnels parallèles ne contiennent que des copies. Ils doivent être éliminés lors de la clôture de l’affaire.

Il convient de prêter une attention particulière à la conservation des instruments de recherche (fichiers, répertoires, etc.) permettant de repérer une affaire déterminée dans une série de dossier.

 

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Durées d’utilisation

Les délais de conservation des archives d'activité sont déterminés selon :

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Le tri

Il serait aussi peu pertinent de conserver l'entier de la production documentaire pour justifier son action que d'éliminer sans critères de sélection cohérents des masses documentaires par simple manque de place. Dans un premier temps, il est essentiel d'avoir une vision globale des archives à trier, et prendre le plus possible des décisions au niveau des séries voire des dossiers. Réaliser un tri suppose devoir répondre à certaines questions préalables :

La fiche pratique "Trier les documents d'activités" (PDF, 120 Ko) récapitule les éléments principaux du tri.

 

 

 

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Le calendrier de conservation

Le calendrier de conservation est une liste, organisée logiquement, des différentes catégories de documents créés ou reçus par l'administration communale, indiquant la durée pendant laquelle ceux-ci doivent être conservés et leur sort final à l'échéance de ce délai.

Il facilite considérablement l'évaluation et la sélection des documents, en permettant l'identification de ceux qui pourront être éliminés à terme et de ceux qui devront être conservés comme archives définitives. La Commune est compétente pour déterminer les durées d'utilisation.

Les Archives cantonales vaudoises proposent un calendrier de conservation modèle, structuré sur la base du plan de classement type 2006. Il est consultable par le biais des fichiers suivants:

  1. ADMINISTRATION GENERALE (PDF, 789 Ko)
  2. FINANCES  (PDF, 103 Ko)
  3. DOMAINES ET BATIMENTS - PROPRIETES COMMUNALES (PDF, 398 Ko)
  4. TRAVAUX PUBLICS - ENVIRONNEMENT - URBANISME  (PDF, 519 Ko)
  5. FORMATION - JEUNESSE - CULTURE - EGLISES  (PDF, 302 Ko)
  6. SECURITE PUBLIQUE  (PDF, 482 Ko)
  7. AFFAIRES SOCIALES  (PDF, 240 Ko)
  8. SERVICES INDUSTRIELS (PDF, 355 Ko)

Le calendrier de conservation modèle existe désormais également en version Excel (XLSX, 288 Ko).

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Elimination

L'élimination des documents est effectuée régulièrement lorsqu'ils passent de la phase active à semi-active, puis aux archives définitives. Les copies de travail et les documents transmis pour information, dits "papiers de corbeille" sont éliminés les premiers. Pour l'élimination de tous les autres documents, la personne chargée des archives doit soumettre au syndic le Bordereau d'élimination (RTF, 89 Ko) pour signature. Seuls les documents dont la durée d'utilisation est arrivée à son terme peuvent être éliminés.

Une fois le bordereau signé, l'élimination physique des documents s'effectue de manière confidentielle, sous la surveillance d'un fonctionnaire communal.

L'application du calendrier de conservation ne supprime pas l'obligation d'obtenir l'autorisation du syndic d'éliminer des documents.

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Versement

Le versement est l'opération par laquelle les documents dont le sort final est la conservation sont transférés aux archives définitives, lorsqu'ils sont parvenus au terme de leur durée d'utilité administrative et légale. Tout versement doit être accompagné d'un inventaire sommaire, dit " bordereau de versement " établi par le secteur d'activité qui les a produits.

Il convient en outre de préparer logiquement et matériellement les archives à verser, soit enlever les papiers de corbeille, nommer et ordonner les dossiers et à les préparer pour une conservation à long terme dans des boîtes d'archives adéquates.

 

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Mise en œuvre d’une politique d’archivage

Les étapes principales de la mise en œuvre d'une politique d'archivage sont :

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Diversité des plans de classement

Dans de nombreuses communes vaudoises, plusieurs plans de classement coexistent, chacun étant lié à une étape différente du traitement des documents. Le contexte des plans de classement "type 2006" et "type ACV" est présenté ici.

Pour aller plus loin

Pour les débutants

Manuel pratique de gestion des documents (réalisé par l'Association vaudoise des archivistes - AVA)

Pour les spécialistes

Cadre de référence de Records management

(documentation du Groupe de travail "Records Management" de l'Association des archivistes suisses - AAS)

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