Accompagner votre apprenti-e tout au long de son parcours de formation
Former un∙e apprenti·e est une mission qui s’inscrit dans la durée. Elle est ponctuée d’étapes obligatoires et déterminantes pour le succès de l’apprentissage. Les outils pédagogiques existants pour encadrer votre apprenti∙e, de même que votre implication dans son suivi, participent activement au bon déroulement de l’apprentissage. Tour d’horizon des éléments fondamentaux.
Accueil
Commençons par quelques conseils pratiques pour démarrer cette nouvelle aventure sur de bonnes bases. Point de départ : veillez à communiquer l’arrivée de votre apprenti∙e à l’ensemble du personnel bien avant son entrée en fonction.
Parmi les indications à transmettre :
- le nom et l’âge de votre apprenti∙e
- la formation choisie
- le jour d’entrée en fonction
- la durée de son apprentissage
- les jours où l’apprenti∙e suivra ses cours à l’école professionnelle
- les personnes responsables de la formation en interne
Dès son arrivée, votre jeune collaboratrice ou collaborateur doit se sentir intégré∙e dans son nouvel environnement. Préparez sa place de travail afin qu’elle soit opérationnelle au moment de son entrée en fonction. Pensez également à mettre à sa disposition ce dont elle ou il aura besoin : matériel, instruments, vêtements de travail, ordinateur, logiciels, compte de messagerie électronique, téléphone, etc.
Le premier contact est très important. Le jour J, accordez du temps à votre apprenti·e et amorcez la journée avec un entretien pour lui exposer le programme de formation ainsi que le fonctionnement de l’entreprise. Organigramme, horaires, pauses, clés ou timbreuses sont autant d’éléments à expliquer. Procédez ensuite à une visite des départements afin de lui présenter les membres de l’équipe, lui indiquer les personnes référentes et lui montrer son poste de travail.
🗝️ Bon à savoir
En raison d'un trouble de l'apprentissage ou d'un problème de santé, l’apprenti∙e peut bénéficier de mesures d’aménagements adaptées, tant pendant sa formation qu’au moment de la procédure de qualification aux examens. Pour en savoir plus, l’apprenti∙e peut s’adresser à son école professionnelle.
Trois lieux de formation
L'entreprise
Suivant la filière choisie, votre apprenti·e sera en formation dans votre entreprise 3 à 4 jours par semaine. La formatrice ou le formateur en entreprise encadre l’apprenti·e et s’assure qu’au fur et à mesure de son apprentissage, elle ou il acquiert les différentes compétences du plan de formation du métier choisi.
L'école professionnelle
En fonction de la filière suivie, votre apprenti·e se rendra 1 à 2 jours par semaine dans une école professionnelle pour approfondir ses connaissances générales et spécifiques au métier.
Les cours interentreprises
Répartis sur l’ensemble de la formation, les cours interentreprises (CIE) sont mis sur pied par les organisations du monde du travail : la matière enseignée figure d’ailleurs dans le plan de formation. Ces cours se déroulent généralement dans les centres de formation des associations professionnelles. La participation de l’apprenti∙e est obligatoire, même si votre entreprise n’est pas membre de l’association professionnelle organisatrice.
Les cours interentreprises complètent la formation dispensée par l’entreprise et l’école professionnelle : ils transmettent le savoir‑faire de base et les techniques fondamentales. Ils constituent un véritable atout pour les apprenti∙e∙s, qui peuvent ainsi comparer leurs méthodes de travail.
🗝️ Bon à savoir
Les frais de déplacement et de repas de votre apprenti∙e sont à la charge de l’entreprise. Les coûts des cours interentreprises sont répartis entre la Confédération, le Canton de Vaud et l’entreprise formatrice.
Pour en savoir plus
Encadrement
Le programme de formation
La formatrice ou le formateur établit un programme de formation interne pour son apprenti∙e sur la base du plan de formation du métier. Il permet de contrôler les étapes, tenir les échéances et planifier le calendrier de l’apprenti∙e : tâches à répartir sur les différentes années de formation, progression ciblée et objectifs par année d’apprentissage, entretiens semestriels, suivi du dossier de formation, participation aux cours interentreprises, cours facultatifs ou éventuels appuis, congés et vacances. Les commissaires professionnels contrôlent ce programme de formation lors de leur visite dans votre entreprise.
🗝️ Bon à savoir
L’ordonnance de formation indique si l’apprenti∙e doit constituer ou non un dossier de formation et, auquel cas, si ce dernier peut être utilisé comme moyen auxiliaire à l’examen final.
Plan de formation
Chaque formation professionnelle initiale est régie par une ordonnance de formation, qui s’accompagne d’un plan de formation. Ce plan constitue le cadre pédagogique de la formation professionnelle. Pour chaque profession, les exigences à remplir sont répertoriées, afin que les objectifs soient atteints de manière complémentaire sur les 3 lieux de formation. Pour bien accompagner votre apprenti∙e et la ou le préparer au mieux à l’obtention de son diplôme, il est essentiel de bien connaître le plan de formation.
Rechercher le plan de formation de votre métier
Dossier de formation
Le dossier de formation est un journal de bord que tient l’apprenti∙e tout au long de sa formation. Elle ou il y consigne rigoureusement les travaux importants accomplis et décrit les situations de travail, l’expérience et les compétences acquises. Ce registre est un allié précieux pour aider la personne en formation à se responsabiliser et à gagner en assurance dans son travail. La constitution d’un dossier de formation est une exigence de l’ordonnance et ce dossier constitue aussi, dans certaines professions, la base pour l’examen oral.
Le dossier de formation est essentiel pour suivre la progression de votre apprenti·e. En le contrôlant régulièrement, vous pourrez identifier les éventuelles lacunes. Il constitue aussi une bonne base pour échanger avec votre apprenti·e au sujet de sa formation.
Rapport de formation
Durant l’apprentissage, la formatrice ou le formateur tient un rapport de formation, document obligatoire qui s’appuie sur le dossier de formation de l’apprenti∙e. Ce rapport permet de dresser un état des lieux régulier du parcours de votre apprenti∙e : résultats scolaires, compétences et expérience professionnelle y sont enregistrés.
Le rapport atteste du niveau atteint par la personne en formation selon différents critères. Ces appréciations sont ensuite à discuter avec votre apprenti∙e durant l’entretien d’évaluation.
Télécharger un exemple de rapport de formation
🗝️ Bon à savoir
Les modalités d’application du rapport de formation figurent dans chaque ordonnance de formation. Par ailleurs, certaines associations professionnelles éditent leurs propres formulaires d’appréciation, en adéquation avec les spécificités de la profession.
Entretien d'évaluation
L’entretien d’évaluation doit se dérouler au minimum une fois par semestre. Cette entrevue est essentielle, aussi est‑il recommandé de bien structurer les points que vous souhaitez développer. C’est également un moment privilégié pour prendre le temps d’écouter votre apprenti∙e et entendre ses préoccupations. Est‑elle à l’aise avec les missions qui lui sont confiées ? Éprouve‑t‑il des difficultés dans certaines tâches ? Comment se sent-elle dans l’entreprise ?
Bulletin semestriel
En tant que formatrice ou formateur, vous consultez et suivez de près le bulletin scolaire de votre apprenti·e, établi par l’école professionnelle. Vous pouvez aborder les résultats scolaires de votre apprenti∙e durant son entretien semestriel d’évaluation.
Que faire en cas d'échec?
Malgré les efforts fournis et la bonne volonté de chacun∙e, il arrive qu’un·e apprenti∙e échoue néanmoins son année. Dans ce cas, l’école professionnelle émet une recommandation de redoublement ou de passage en AFP. Il est conseillé de suivre cette recommandation. En effet, il est préférable que l’apprenti·e consolide ses compétences avant de poursuivre sa formation. Les écoles professionnelles proposent des appuis spécifiques ou des cours facultatifs pouvant s’avérer bénéfiques en cas de difficultés. Le Groupement pour l’apprentissage (GPA) propose aussi des cours d’appui pour les apprenti∙e∙s en difficulté aux cours professionnels.