Annoncer un événement d’état civil survenu à l’étranger

Informations générales

Par « événement d’état civil », on se réfère notamment à une naissance, une reconnaissance en paternité, un mariage, un divorce, un décès, un changement de nom, une adoption ou encore un changement de sexe. L’annonce d’un événement d’état civil ayant eu lieu à l’étranger donne lieu à sa transcription dans le registre de l’état civil, à certaines conditions.

Pour qui ?

Tous les événements qui ont lieu à l’étranger et qui concernent des citoyens suisses doivent impérativement être annoncés à l’Autorité cantonale de surveillance de l’état civil du canton d’origine, soit la Direction de l’état civil pour le canton de Vaud. Il en va de même pour les événements relatifs à des ressortissants étrangers ayant préalablement eu un événement en Suisse.

La Direction de l’état civil du canton de Vaud procède donc à l’examen des demandes de transcription des personnes suivantes :

• Citoyens suisses originaires du canton de Vaud, domiciliés en Suisse ou à l’étranger ;

• Membres de la famille de citoyens suisses originaires du canton de Vaud ;

• Ressortissants étrangers domiciliés sur sol vaudois et ayant eu un événement d’état civil en Suisse après le 1er janvier 2005 ;

• Dans des cas particuliers : ressortissants étrangers domiciliés à l’étranger et dont le dernier événement d’état civil a eu lieu en terres vaudoises (par exemple naissance dans le canton de Vaud, puis reconnaissance effectuée à l’étranger).

S’agissant des ressortissants étrangers domiciliés dans notre canton mais qui n’ont eu aucun événement en Suisse par le passé, l’annonce des événements ayant eu lieu à l’étranger doit se faire directement auprès du contrôle des habitants de leur commune de domicile.

Comment procéder ?

1. Les actes d’état civil et les documents originaux attestant de l’événement d’état civil doivent être déposés auprès de la représentation suisse du pays où s’est produit l’événement (ambassade ou consulat). Celle-ci donne tous les renseignements nécessaires à la constitution du dossier.

Liste des représentations de la Suisse à l'étranger

2. Selon les Etats, les documents d’état civil doivent être authentifiés (vérifiés sur leur contenu) par la représentation suisse, qui mandate un avocat de confiance sur place. Cette procédure dure généralement plusieurs mois.

3. Une fois le dossier complet, avec des documents légalisés par la représentation suisse, cette dernière le transmet par voie diplomatique à l’autorité fédérale compétente à Berne, qui réachemine les dossiers vers les divers cantons.

4. Si les conditions de la reconnaissance de l’événement survenu à l’étranger sont remplies (ex : pour un divorce, vérification de la compétence du tribunal qui a rendu la décision), celui-ci est transcrit dans le registre fédéral de l’état civil.

5. Une fois la transcription effectuée, une communication est adressée aux personnes concernées ainsi qu’au contrôle des habitants de leur commune de domicile.

Il convient de préciser que les différentes étapes décrites ci-dessus peuvent occasionner un délai qui peut parfois s’étendre à plusieurs mois entre le dépôt de l’annonce de l’événement de l’état civil et l’examen du dossier par la Direction de l’état civil, en fonction de la complexité des situations.

Bases légales

- Art. 45 al. 1 et 2 ch. 4 du Code civil suisse (CC ; RS 210)
- Art. 23 et 39 de l’Ordonnance sur l’état civil (OEC ; RS 211.112.2)
- Art. 17, 25-32 de la Loi fédérale sur le droit international privé (LDIP ; RS 281)