Questions fréquentes pour les professionnels

Vidéo : le DEP pour les professionnels : les informations de santé au bon endroit, au bon moment

Informations générales

Généralités et terminologie

  • Patient : sous-entend également patiente, citoyen et citoyenne
  • Professionnel : tout professionnel et professionnelle de santé du Canton (toutes professions de santé selon la LSP)
  • Auxiliaire : toute personne qui ne correspond pas à la définition de « professionnel de la santé » selon la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) mais qui agit sous la responsabilité d’un professionnel de la santé. Il peut s’agir, par exemple, d’une assistante médicale, ce terme s’appliquant tant au masculin qu’au féminin.

Qu'est-ce que le DEP ?

Le DEP est un projet national.

Comme le terme « Dossier Electronique du Patient » l’indique, ce dossier appartient au patient.  Il décide quel professionnel a accès à son DEP. Le DEP offre au patient un accès à certains documents de son dossier médical afin qu’il prenne activement part à son suivi médical.

Logiciel de cabinet

On entend par logiciel de cabinet, tous les logiciels (Mediway, Achilles, Handylife, etc.) permettant la gestion électronique du dossier patient dans le cabinet. Ces logiciels ont aussi une plateforme permettant la facturation des prestations fournies par le professionnel de santé. Voir le chapitre « Logiciels de cabinet ».

Quelle est la différence entre votre logiciel de cabinet et le DEP ?

Votre logiciel de cabinet ne peut pas être remplacé par le Dossier Electronique du Patient (DEP).

Le DEP ne dispense donc pas les professionnels de la santé d’assurer la gestion de la documentation médicale concernant leurs patients dans leur propre logiciel de cabinet.

Le DEP assure uniquement un accès informatique sécurisé aux données médicales du patient à tous les professionnels de la santé sur le plan national, pour autant que le patient ait accepté de créer un DEP et qu’il ait autorisé les professionnels à y avoir accès.

Pour plus d’information, voir la rubrique « Logiciels de cabinet ».

Le DEP contient donc principalement des copies de données et de documents importants pour la suite du traitement et le suivi par d’autres professionnels de la santé. A titre d’exemple, vos notes personnelles n’ont pas à apparaître dans le DEP.

Le médecin cantonal rappelle que seuls quelques rares documents peuvent être considérés comme des notes personnelles. Ces notes doivent servir uniquement et strictement à l’usage personnel du professionnel de santé.

-> Information complémentaire : eHealth Suisse - La différence entre dossier médical électronique et dossier électronique du patient

-> Information complémentaire : Définition du droit d’accès aux notes personnelles du préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

 

-> Information complémentaire : Les « notes personnelles » et les droits des patients, Canton de Vaud

La confidentialité des données

Le patient décide quels professionnels de santé peuvent accéder à ses informations médicales déposées dans le DEP et quel type de documents peut être consulté. Les assureurs maladies et leurs médecins conseils, les employeurs ou encore l’État n’ont aucun accès au DEP.

 

 

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Vidéo : À quel point le dossier électronique du patient (DEP) est-il sûr ?

Communauté et communauté de référence DEP

A l’usage, pour le médecin ou tout professionnel de santé, il n’y a pas de différence entre ce que le législateur appelle une communauté (unité organisationnelle regroupant uniquement des professionnels de la santé et de leurs institutions) et une communauté de référence (unité organisationnelle regroupant des professionnels, des institutions et des patients)

Etant donné que les communautés de référence traitent aussi des données de patients, ces dernières ont des obligations légales supplémentaires uniquement envers les patients. Le médecin n’est absolument pas concerné par ces obligations légales et n’a donc pas plus de travail s’il s’affilie à une communauté de référence comme CARA par exemple.

-> Information complémentaire : eHealth Suisse – Communautés et communautés de référence

CARA

CARA est une association intercantonale regroupant les Cantons de VD, GE, VS, FR et JU mettant à disposition la communauté de référence DEP CARA.

Identifiant sécurisé : la VaudID-santé du Canton de Vaud

Pour une identification univoque et sécurisée, chaque utilisateur du DEP (professionnel et patient) doit disposer d’un identifiant électronique. Pour plus d’information, voir la rubrique « Identifiants de connexion » 

Sur sol vaudois, la VaudID-santé et le DEP de CARA sont entièrement financés par le Canton permettant ainsi de les proposer actuellement gratuitement à la population vaudoise et aux professionnels de santé vaudois.

Obligations

Est-ce que toutes les institutions ont l'obligation d'être affiliées à une communauté DEP ? Est-ce qu'il y a la même obligation pour les médecins facturant à charge de l'AOS, si oui à partir de quand ?

Depuis l'ouverture du DEP de CARA en mai 2021, les hôpitaux, y compris les cliniques de réhabilitation et les cliniques psychiatriques, sont légalement tenus de s’affilier et d’alimenter les DEP des patients. Pour les maisons de naissance et les EMS, cette obligation rentrera en vigueur au 15 avril 2022.

A ce jour, il n'y a pas d'obligation pour les médecins facturant déjà à charge de l’AOS de s’affilier à une communauté DEP sauf pour les médecins ou les institutions des soins ambulatoires dispensés par des médecins (visées à l’art. 35, al. 2, let. n de la LAMal) nouvellement installés dans le Canton à partir du 1er janvier 2022. Les médecins ou institutions de soins ayant reçu leur autorisation de facturer en 2021 pour l’année 2022 ne sont pas tenus d’être affiliés à une communauté DEP.

Les médecins ayant déposé, avant le 31 décembre 2021, une demande d’autorisation de pratiquer et de facturer pour l’année 2022 ont droit à un délai afin d’être en conformité avec cet article de loi. Les médecins déposant une demande d’autorisation de pratiquer et de facturer depuis le 19 janvier 2022 doivent soumettre une preuve de leur affiliation à une communauté DEP. Pour plus d’information, voir la page autorisations de pratiquer.

Cependant, un nombre croissant de patients ouvrira un DEP et demandera au médecin de le consulter et d’y déposer les documents médicaux pertinents pour le suivi du traitement par d’autres professionnels dûment autorisés par le patient.

-> Information complémentaire : eHealth Suisse - Qui doit proposer un DEP ?

-> Information complémentaire : Loi fédérale sur l'assurance maladie, art. 37 al. 3

Est-ce que l’adhésion à une communauté DEP m’oblige à contribuer au DEP de mes patients ?

Oui, l’affiliation à n’importe quelle communauté DEP oblige le professionnel à actualiser le DEP des patients l’ayant autorisé.

-> Information complémentaire : FMH - Dossier électronique du patient (DEP)

Si j’ai adhéré à une communauté DEP, ai-je l’obligation de consulter systématiquement le DEP de mes patients ? Est-ce que ma responsabilité est engagée si je n’ai pas consulté le DEP d’un patient ou pas vu une information dans le DEP ?

La participation au dossier électronique du patient (DEP) n’accroit pas l’obligation des médecins en matière de diligence. Avec ou sans DEP, le devoir de diligence impose aux médecins d’entreprendre ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre le résultat espéré, selon les règles de l’art médical.

En l’absence des informations recherchées dans le dossier du patient, les médecins doivent de toute manière les obtenir par un autre biais. L’existence du DEP facilite cette tâche et peut, par exemple, empêcher que le médecin doive interrompre sa consultation pour répondre à un appel d’une institution.

Depuis le DEP, le médecin peut très facilement télécharger, dans son logiciel de cabinet, des copies de documents provenant d’autres professionnels. Ces copies étant déjà numérisées, le médecin économise le temps du scannage au sein de son cabinet.

-> Information complémentaire : Devoir de diligence (CARA) (PDF, 124 Ko)

-> Information complémentaire : FMH - Bases juridiques pour le quotidien du médecin

Chapitre 4.5 - La tenue du dossier médical : « Les dispositions relatives au mandat, le Code de déontologie de la FMH et les lois cantonales sur la santé obligent le médecin à tenir un dossier médical dans les règles de l’art. Ce dossier doit faire état des examens, des traitements et des réflexions du médecin. »

Faut-il saisir toutes les informations médicales de façon rétroactive ?

Non - selon la LDEP, le contenu du dossier électronique du patient consiste en des informations significatives pour le traitement subséquent. C’est généralement valable pour les documents actuels. Le législateur a renoncé à exiger des communautés DEP qu’elles saisissent rétroactivement les documents dans le DEP.

Toutefois le patient pourrait demander que le professionnel ajoute une copie des informations historiques importantes comme les allergies, les directives anticipées, le carnet de vaccination etc. dans son DEP.

Le patient peut aussi déposer lui-même certaines informations transmises par les professionnels comme tout autre document qu’il juge utile sur le plan médical.

Faut-il donc s'attendre à une forte hausse du travail ?

L’ajout d’une copie de ces informations depuis votre logiciel de cabinet demandera sans doute un temps d’adaptation et donc davantage de travail administratif au début, surtout en cas de gestion manuelle via le portail Web. Raison pour laquelle il est important que les logiciels de cabinet aient, au plus vite, une forme facilitée d’intégration avec le DEP. Ici, le médecin peut jouer un rôle important en sollicitant les éditeurs de logiciel.

Cela dit, le nombre de patients affiliés au DEP va augmenter petit à petit. Le professionnel qui vient de s’affilier n’aura pas à consulter et à actualiser, du jour au lendemain, le DEP pour une part importante de sa patientèle.

 

 

 

 

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Contenu et organisation du DEP

Quelles sont les informations ou les documents attendus dans le DEP ?

Selon la LDEP, le dossier électronique du patient doit être constitué de données et de documents pertinents pour les professionnels impliqués dans la poursuite du traitement. Les informations et données jugées pertinentes pour le traitement dépendent du cas particulier et des antécédents respectifs d’un patient.

Ci-dessous se trouvent les recommandations du centre de compétence eHealth Suisse quant à la sélection des documents pertinents pour le traitement que les professionnels et les patients peuvent enregistrer dans le DEP.

Documents de base du DEP :

  • Rapports (rapports de sortie et de transfert, rapports d’opération, rapports de consilium),
  • Liste de diagnostics,
  • Anamnèses (p. ex. anamnèse familiale ou sociale),
  • Résultats (p. ex. d’examens, de laboratoire, de radiologie y c. les images),
  • Evaluations (p. ex. mesures de performances, appréciation),
  • Informations concernant les allergies et les vaccinations,
  • Informations concernant la médication (p. ex. médicaments prescrits à la sortie, liste de médication),
  • Prescriptions (p. ex. physiothérapie, demande d’aide et de soins à domicile),
  • Les directives anticipées,
  • Le représentant thérapeutique.

-> Information complémentaire : eHealth Suisse - Aide à la mise en œuvre « Informations pertinentes pour le traitement »

Le patient ne veut pas mettre certaines informations dans son DEP, que puis-je faire ?

Le DEP appartient au patient. Il est donc libre de décider quelles informations il souhaite voir apparaître dans son DEP. Surtout, le médecin doit respecter le souhait du patient si ce dernier ne veut pas qu’un document soit publié dans le DEP. Cette notion découle du secret médical liant le médecin à son patient et ceci même si le patient vous a donné accès à son DEP.

L’art. 3 al 2 de la LDEP précise que le patient qui a donné son consentement à la constitution d’un dossier électronique est présumé accepter que les professionnels y saisissent des données en cas de traitement médical. L’alinéa 4 du même article précise aussi que le patient ne peut pas être contraint de rendre accessibles des données de son dossier électronique.

En tant que son médecin, vous pouvez essayer de lui faire comprendre l’importance de telle ou telle information pour la continuité de son traitement et donc aussi sa sécurité.

Un autre argument à votre disposition est la possibilité pour le patient de choisir entre 3 niveaux de confidentialité pour chaque document publié. En outre, ces niveaux peuvent être modifiés par le patient à tout moment.

-> Information complémentaire : Site de l’OFSP-Secret professionnel (ou secret médical)

-> Information complémentaire : Information de CARA sur les 3 niveaux disponibles sous l’onglet « en savoir plus »

Que dois-je faire si une personne mineure me demande de ne pas mettre une information dans son DEP alors que ses parents y ont accès en tant que représentants ?

Le respect du secret médical envers les parents de personnes mineures est une situation toujours très sensible. Le DEP n’y échappe pas. En effet, un mineur en capacité de discernement peut décider quelles informations sont transmises ou pas à des tiers, ses propres parents inclus.

Lors de chaque prise en charge d’un mineur en capacité de discernement, le médecin cantonal demande que le professionnel de santé s’assure que le mineur accepte que les documents liés à la consultation médicale soient transférés dans son DEP. Cette question se pose déjà dès l’âge de 10-12 ans. Si le mineur refuse, le professionnel n’est pas autorisé à transférer ce document dans le DEP. 

Au surplus, les médecins ont, selon l’article 321 du code pénal, l’obligation de garder le secret. Il en va de même de leurs auxiliaires. Une violation de l’obligation de garder le secret peut entraîner une poursuite pénale, sur plainte du lésé qu’il soit adulte ou mineur.

En tout état de cause, les données médicales sont protégées par la loi sur la protection des données (LPD) et doivent être traitées conformément aux principes de celle-ci.

-> Information complémentaire : Site de l’OFSP-Secret médical : Qu’en est-il si je suis mineur ?

-> Information complémentaire : Article REVMED au sujet de la capacité de discernement

-> Information complémentaire : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)

Comment est organisé le DEP, est-ce facile de voir les allergies ou de trouver le plan de médication, par exemple ?

L'enregistrement d'une copie de documents dans le DEP impose de définir des métadonnées au document enregistré dans le DEP (mots-clés qui décrivent le type de document). Ces métadonnées facilitent la recherche de documents dans le DEP.

A ce jour, un plan de médication dynamique (qui évolue automatiquement dans le temps) n’est pas encore disponible mais CARA et ses partenaires travaillent à pouvoir proposer une telle solution à moyen terme.

Rien n’empêche le professionnel de transférer des informations sur la médication ou sur les allergies au format PDF afin qu’elles soient disponibles pour l’ensemble des intervenants dûment autorisés par le patient. Ces informations peuvent aussi être utiles au patient.

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Financement / Coûts d’utilisation

Combien coûte l'accès au DEP ?

S’agissant d’un projet de santé publique financé par l’Etat, l'obtention de la VaudID-santé, l'ouverture et l'utilisation du DEP CARA sont actuellement proposées gratuitement pour les professionnels œuvrant dans le Canton de Vaud.

Il en est de même pour les patients résidant dans le Canton de Vaud.

Suis-je rémunéré pour le temps passé à consulter/renseigner le DEP de mes patients ?

La consultation ou le fait de déposer des documents nouveaux ou anciens dans le DEP s’apparente à la lecture des rapports reçus ou à une relecture du dossier patient. Si votre assistante a accès au DEP en tant qu’auxiliaire, elle est en droit d’y déposer les documents que vous jugez utiles.

La Confédération ou les Cantons n’ont pas prévu une position spécifique en lien avec le DEP dans le TARMED ou dans le futur TARDOC.

Le temps passé à consulter / renseigner le DEP peut être calculé sur les positions TARMED déjà existantes.

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CARA et communauté DEP

Qui est CARA ?

CARA est une association à but non lucratif co-fondée par les Cantons de Fribourg, Genève, Jura, Valais et Vaud. Elle est financée par les départements de la santé publique des Cantons membres, avec le soutien de la Confédération (www.cara.ch).

La plateforme de santé CARA héberge le DEP national et les transferts sécurisés entre professionnels.

A terme, la plateforme hébergera aussi le plan de médication partagé et le plan de soins partagé actuellement en développement.

Ainsi, CARA et ses Cantons membres favorisent la digitalisation de la santé, le partage d’informations entre les différents professionnels et les patients améliorant ainsi la coordination, la sécurité et la qualité des soins.

Suis-je obligé d'adhérer à la communauté DEP de CARA ?

Non – En tant que médecin, vous pouvez vous affilier à la communauté de votre choix.

Si votre autorisation de facturer a été délivrée avant le 1er janvier 2022, l’affiliation à une communauté DEP n’est pas obligatoire. En revanche, si votre demande d’autorisation a été délivrée après le 1er janvier 2022, vous devez être affilié à une communauté DEP que ce soit CARA ou une autre.

Le DEP étant un projet national, le fonctionnement et la consultation d’information entre les différentes communautés DEP (interopérabilité) sont garantis par les ordonnances de la Loi sur le DEP.

Qu'est-ce qui différencie la communauté CARA de la communauté AD Swiss, dont la FMH est co-fondatrice ?

Les professionnels de la santé sont les seuls à pouvoir s’affilier à la communauté AD Swiss. Cependant, vous aurez accès à tous les DEP des patients ayant autorisé l’accès aux professionnels de santé et ceci au niveau national.

L’affiliation à cette communauté est payante ainsi que l’obtention de la eID au travers de HIN.

Lors de la mise ligne de cette FAQ, AD Swiss n’est pas encore certifiée au sens de la LDEP et donc sa plateforme n’est pas opérationnelle.

La communauté CARA est déjà certifiée et propose non seulement l’affiliation des professionnels mais aussi des patients. Tout comme pour la VaudID-santé, l’affiliation à CARA est actuellement gratuite.

L’adhésion à CARA par un professionnel ne suscite pas plus de travail qu’une adhésion chez AD Swiss.

En tant que professionnel, vous pouvez par ailleurs adhérer à plusieurs communautés DEP (ceci n’est pas le cas du patient).

Puis-je adhérer à plusieurs communautés DEP ?

Oui – le professionnel peut adhérer à plusieurs communautés DEP, mais pas le patient.

Dois-je adhérer à la même communauté DEP que mes patients ?

Non – L’interopérabilité entre communautés DEP est garantie par les ordonnances de la LDEP. Le professionnel étant affilié à une communauté DEP a accès aux DEP des patients qui sont ouverts dans d’autres communautés, à condition que le patient lui octroie le droit d’accès.

En tant que professionnel, j'aimerais adhérer à la communauté DEP de CARA, comment procéder ?

Pour s’affilier au DEP de CARA, les professionnels doivent s’inscrire sur la plateforme CARA et pour ce faire, ils devront :

  1. Inscription CARA : Remplir le formulaire CARA d'affiliation. Le professionnel devra lister les utilisateurs qui utiliseront le DEP sous sa responsabilité. 
  2. GLN : le professionnel utilise son GLN personnel pour l’adhésion de son cabinet, puis le numéro GLN de chaque utilisateur qui est appelé à travailler dans le DEP des patients du cabinet.
  3. Imprimer la demande d’affiliation, la signer et l’envoyer à CARA.

En parallèle à votre affiliation, vous devrez obtenir une eID vous permettant un accès sécurisé au DEP. Sans eID, vous ne pourrez pas accéder à la plateforme DEP. Pour accéder au DEP CARA, le Canton recommande la VaudID-santé qui est actuellement gratuite.

En tant qu'institution de soins ambulatoires, j'aimerais adhérer à la communauté DEP de CARA, comment procéder ?

Pour s’affilier au DEP de CARA, les institutions de soins ambulatoires dispensés par des médecins doivent s’inscrire sur la plateforme CARA et pour ce faire, elles devront :

  1. Inscription CARA : Remplir le formulaire CARA d'affiliation. L’institution liste les utilisateurs qui utilisent le DEP sous sa responsabilité que ce soit des médecins ou des auxiliaires.
  2. GLN : l’institution renseigne son GLN puis le numéro GLN de chaque utilisateur qui est appelé à travailler dans le DEP des patients de l’institution.
  3. Imprimer la demande d’affiliation, la signer et l’envoyer à CARA.

Après vérification des informations transmises via le formulaire d’affiliation, CARA enverra à chaque futur utilisateur un courrier avec un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire (unique). Veuillez donc informer préalablement votre personnel soignant de cet envoi et de la nécessité d’obtenir personnellement une eID en ligne. Pour la confirmation d’identité, vous pouvez contacter le Réseau de soins de votre région qui peut se déplacer dans votre institution pour faire des identifications groupées.

Lors de la première connexion, il sera demandé à l’utilisateur d’associer sa eID à son compte CARA.

Pour des questions de traçabilité des accès et de responsabilité individuelle, il est strictement interdit de partager une eID entre deux personnes.

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Identifiants de connexion eID

Qui peut me fournir un identifiant (eID) valable pour le DEP ? A quel prix ?

Le choix du fournisseur d’eID va dépendre des exigences des communautés DEP.

Sur la plateforme CARA, il existe 5 fournisseurs d'eID qui sont certifiés selon la LDEP :

  • VaudID-santé proposée par l’Etat de Vaud, actuellement gratuite pour les citoyens vaudois et les professionnels travaillant sur sol vaudois
  • GenèveID offert gratuitement aux citoyens et professionnels genevois
  • HIN-ID payant, à la charge du professionnel
  • SwissID payant, à la charge du professionnel
  • TrustID payant, à la charge du professionnel

Quelle eID devrais-je choisir pour l'ouverture d'un DEP chez CARA et comment faire ?

Pour l’ouverture d’un DEP chez CARA, la Direction générale de la santé recommande préalablement l’obtention de la VaudID-santé.

L’obtention de la VaudID-santé et l’ouverture du DEP se font en trois étapes simples :

  1. Création d'un compte VaudID-santé en ligne - https://register.sante.vaudid.ch
  2. Identification physique dans un lieu d'identification (bientôt par vidéo-identification en ligne)
  3. Demande d’ouverture du DEP en ligne chez CARA, procédure facilitée à l’aide de la VaudID-santé. 

L’obtention d’une VaudID-santé est actuellement gratuite tant pour le professionnel travaillant sur sol vaudois que pour les habitants du Canton de Vaud.

Faut-il une eID pour une institution de soins dispensés par des médecins ?

Non. L’obtention d’une eID n’est possible que pour les personnes physiques. Une eID pour une institution ne permettrait pas d’assurer la traçabilité des personnes ayant accès au DEP, raison pour laquelle chaque utilisateur du DEP dans une institution doit obtenir et utiliser sa propre eID à chaque connexion.

En revanche, toute personne morale (institutions, cliniques etc.) dirigée par des professionnels de santé peut s’affilier à une communauté DEP. Elle informera alors la communauté DEP choisie des utilisateurs qui devront avoir un accès au DEP des patients de l’institution. Le personnel qui n’a pas été annoncé ne pourra pas se connecter au DEP ouvert par l’institution même s’il a une eID.

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Personnel du cabinet

Est-ce que mon personnel peut consulter/alimenter le DEP de mes patients ?

Oui – Les professionnels de la santé peuvent autoriser leur personnel à traiter à leur place les données et les documents dans le DEP pour autant que ledit personnel ait son propre moyen d’identification(eID). Ces personnes sont définies dans la LDEP comme des « auxiliaires ». Dans un cabinet médical, le personnel administratif et paramédical peut donc jouer ce rôle. Il est tenu au secret médical.

Les auxiliaires agissent toujours au nom et sur mandat du professionnel de santé responsable (le mandant) ; celui-ci peut les charger d’accéder au DEP, avec les mêmes droits d’accès au DEP que le professionnel duquel ils relèvent. Cependant, ils accèdent au DEP avec leur propre eID. Attention : le partage de l’identifiant et du mot de passe du professionnel avec ses auxiliaires n’est pas autorisé.

Le traitement des données par l’auxiliaire fait l’objet du même protocole que celui du mandant. Il est donc possible de retracer quelle personne a eu accès au DEP dans le cadre d’un mandat donné.

Le mandant paramètre la configuration de son compte DEP en tant que professionnel pour assigner le rôle d’auxiliaire au personnel de son choix. Le mandant devra aussi saisir le numéro de GLN de ses auxiliaires qui devront être titulaire de leur propre eID. Tout comme pour les professionnels, la VaudID-santé est actuellement gratuite.

-> Information complémentaire : Recours à des auxiliaires pour le traitement des données du DEP

Comment obtenir un numéro GLN pour le personnel du cabinet ?

Pour que le personnel de cabinet puisse assumer le rôle d’auxiliaire au sens de la LDEP, chaque collaboratrice et collaborateur doit obtenir un GLN qui lui est propre. Ce numéro est utilisé lors de la procédure de demande de compte d’auxiliaire DEP en ligne.

-> Information complémentaire : Aide à la mise en œuvre « Attribution des GLN pour les auxiliaires » (dossier à télécharger)

-> Information complémentaire : La Fondation Refdata générant le GLN pour votre personnel

Si un employé ou une employée travaille pour plusieurs médecins ou cabinets, est-ce qu’il ou elle peut voir tous les patients dans le DEP ?

Oui – un ou une auxiliaire peut servir plusieurs professionnels. Chaque professionnel devra l’identifier comme auxiliaire dudit professionnel auprès de la communauté DEP choisie.

En effet, l’auxiliaire hérite des mêmes droits d’accès (choisis par les patients) que le professionnel auquel il ou elle est lié-e.

Si un employé ou une employée ne travaille plus dans mon cabinet, dois-je l'annoncer quelque part ?

Oui – Le professionnel est tenu d’enlever sa relation hiérarchique « professionnel – auxiliaire » dans la configuration de son compte DEP professionnel.

L'employé-e garde son compte d'auxiliaire (utile par exemple pour travailler dans un autre cabinet affilié à la même communauté) mais ses accès au DEP des patients de son ancien employeur sera supprimé.

C’est l’employé-e qui détermine s’il / elle veut fermer son compte d’auxiliaire auprès de la communauté DEP.

Refdata recommande d’annoncer le départ de l’auxiliaire pour lequel vous avez fait une demande de GLN uniquement afin de maintenir sa base de données à jour, mais sans obligation. Lorsque vous faites la demande de GLN à Refdata, cette demande n’engage en rien votre responsabilité. Elle confirme juste que l’auxiliaire a une véritable relation avec le domaine de la santé.

L’employé-e peut aussi contacter Refdata afin de mettre à jour ses informations.

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Patients

Est-ce que le professionnel a automatiquement accès au DEP de ses patients une fois qu'il a accès à la plateforme DEP ?

Non – en lecture, il a seulement accès au DEP des patients qui lui ont explicitement accordé le droit d’accès (configurable dans le DEP du patient par le patient avec différents niveaux de confidentialité).

En revanche, en écriture, le professionnel connecté sur la plateforme DEP peut publier (déposer) des documents / informations médicales dans le DEP de n’importe quel patient qui a ouvert un DEP.

Que faire si mon patient dispose d'un DEP, mais que je n'ai pas encore adhéré à une communauté DEP ?

Le professionnel doit obligatoirement s’affilier à une communauté DEP pour pouvoir consulter directement le DEP d’un patient.

S’il n’a pas adhéré à une communauté DEP, alors il doit s’assurer d’avoir reçu toute l’information médicale par les autres voies de communication.

Quelles recommandations seront données aux patients qui désirent voir figurer leurs documents médicaux dans leur DEP alors que leur médecin ne souhaite pas adhérer au DEP ?

Le patient est en premier lieu invité à en discuter avec son médecin de manière à lui faire part de ses attentes. Cas échéant, il sera proposé une marche à suivre pour que le patient puisse déposer lui-même les documents qui l’intéressent. Il pourra s’attendre à ce que son médecin lui fournisse les documents utiles dans un délai raisonnable.

Comment un professionnel peut-il savoir qu'un patient dispose d'un DEP ?

Ce sont en premier lieu les patients qui peuvent donner des renseignements à ce sujet.

Un autre moyen, plus chronophage, est de consulter, une fois connecté sur la plateforme DEP, l'annuaire des patients qui ont ouvert un DEP en Suisse.

Comment accéder au DEP de mes patients ?

Le professionnel accède au DEP de ses patients par une recherche dans l'annuaire des patients qui est accessible après la connexion du professionnel sur la plateforme DEP.

Le professionnel ne peut lire les informations du dossier que si le patient lui a octroyé les droits d'accès.

Que faire si mon patient désire un DEP ? Suis-je tenu de l'ouvrir pour lui ?

Un professionnel ne peut pas ouvrir un DEP unilatéralement pour un patient.

Un professionnel peut cependant, s’il le souhaite, conseiller et accompagner le patient pour l’obtention d’un eID et l’ouverture d’un DEP, mais ne pourra pas le faire en l’absence du patient.

En effet, pour valider la VaudID-santé, le patient doit actuellement se présenter physiquement dans un des quatre lieux d’identification du Canton. A terme, d’autres manières de s’identifier seront mises à disposition mais l’identité devra toujours correspondre au titulaire du compte DEP - sauf cas particulier comme les curatelles, les parents pour une personne mineure, etc.

-> Information complémentaire : Enregistrement et lieux d’identifications VaudID-santé

Que faire si je souhaite ouvrir un DEP pour un patient ?

Le professionnel ne peut pas ouvrir un DEP pour le patient mais il peut l’accompagner s’il le souhaite dans les démarches à entreprendre en ligne. Rappelons que l’obtention de la VaudID-santé et l’ouverture du DEP exigent, pour l’instant, le déplacement du patient dans un lieu d’identification et l’attente des codes temporaires de CARA par courrier postal. Voici la procédure usuelle :

  1. Aider le patient à la création du compte VaudID-santé en ligne – https://register.sante.vaudid.ch
  2. Déplacement physique du patient dans un lieu d'identification pour la validation de son identité
  3. Ouverture du DEP en ligne (avec l’eID) – https://forms.cara.ch/patient-consent
  4. Attendre les codes temporaires pour la première connexion au DEP (envoyés au patient par courrier postal par CARA)
  5. Lier l’eID et le DEP lors de la première connexion au DEP – https://dep.cara.ch

Le Canton de Vaud met tout en œuvre afin de pouvoir proposer la vidéo-identification pour la VaudID-santé à ses citoyens et ses professionnels d’ici au second semestre 2022. Ce délai est imposé par les besoins de certification exigés par la LDEP. Grâce à ce moyen, toute personne désireuse de créer une VaudID-santé pourra le faire directement depuis son téléphone ou sa tablette. Le déplacement dans un lieu d’identification ne sera plus obligatoire.

Chacun pourra néanmoins toujours se rendre dans les Réseaux de soins pour l’identification et pour avoir de l’aide au sujet de la VaudID-santé et de l’affiliation à CARA.

La documentation contenue dans le dossier n'est pas nécessairement exhaustive. Cela ne met-il pas la sécurité des patients en péril ?

À long terme, le DEP a le potentiel de réunir de manière sûre les principales informations médicales du patient en un seul endroit, accessible depuis n’importe où et n’importe quand, ce qui représente un grand pas en avant par rapport à la situation actuelle. Pour que ce potentiel puisse être exploité, il est cependant impératif qu’un maximum de médecins participent au DEP et que les patients jouent leur rôle d’acteur de leur dossier santé.

Cela dit, des informations incomplètes ou manquantes constituent un risque pour la sécurité des patients. C’est la raison pour laquelle la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) mentionne expressément l’amélioration de la qualité des processus thérapeutiques et l’augmentation de la sécurité des patients parmi les objectifs du DEP.

Combien de patients ont déjà un DEP CARA ?

Les chiffres à fin février 2022 sont :

  • Au niveau Suisse : environ 7'500
  • Pour CARA : environ 6’500
  • Pour le Canton de Vaud : environ 800

 

Logiciels de cabinet

Est-ce que mon logiciel de cabinet est compatible avec le DEP ? Est-ce en lien avec le choix d'une communauté DEP ?

Chez les éditeurs de logiciels de cabinet, les travaux d’intégrations avec le DEP ont commencé afin d’automatiser la consultation du DEP depuis le logiciel de cabinet et le transfert des données dans le DEP.

A ce jour, cette automatisation est à l’état de développement pour les logiciels existants. Les médecins peuvent jouer un rôle important en formulant leurs attentes auprès des éditeurs de logiciels, à l’instar de CARA qui s’engage fortement dans ce sens.

En attendant, les professionnels accèdent aux DEP des patients et y posent les documents par le portail Web des communautés DEP.

Formation

Je ne suis pas à l'aise avec un ordinateur, comment procéder pour gérer le DEP ?

Il est possible de déléguer cette tâche à un auxiliaire, par exemple la personne qui gère déjà les dossiers dans le logiciel du cabinet.

Est-ce que des formations sont prévues pour utiliser le DEP ?

Des formations pour les professionnels et les auxiliaires sont prévues courant 2022. Il est possible que ces formations comptent comme crédits de formation pour les professionnels.

Les dates et les lieux seront communiqués dès que possible.

Dans l’intervalle, des clips vidéo sont disponibles chez eHealth Suisse ainsi que chez CARA.

-> Conseils pour l’utilisation du DEP (vidéos et explications de CARA)

 

Echanges avec les confrères

Lesquels de mes confrères ont accès au DEP ?

Tout professionnel qui adhère à une communauté DEP et qui crée son compte DEP est inscrit dans l'annuaire des professionnels dans lequel une recherche est possible pour les personnes déjà inscrites. Ceci indépendamment de la communauté choisie.

Est-ce que le DEP me permet de communiquer avec mes confrères en toute sécurité ? Puis-je arrêter d'utiliser les courriels pour envoyer des documents aux confrères/institutions ?

Bien que le DEP soit entièrement sécurisé, il n'est pas un canal prévu spécifiquement pour l’envoi d’informations/documents entre professionnels.

A noter que les professionnels peuvent utiliser le service gratuit « transferts sécurisés » de CARA. Ce service est complémentaire au DEP et permet l’échange de documents directement entre professionnels sans que le patient ne soit forcément informé.

La limite de ce service provient du nombre encore limité de professionnels connectés. Cependant tous les hôpitaux le sont déjà.

Pour toutes ces raisons, l'utilisation de courriels sécurisés ou d'autres systèmes de transfert va perdurer encore un moment, mais devrait être remplacée à terme par les canaux sécurisés comme ceux proposés dans le service gratuit « transferts sécurisés ».

Protection des données et configuration de l’ordinateur

Comment est protégé le DEP notamment contre le piratage ?

La protection des données contre le piratage incombe principalement aux communautés DEP. Ces dernières ont mis en place un certain nombre de protocoles afin de protéger toutes les données contenues dans le DEP. Ces protocoles de sécurité ont été certifiés lors d’audits externes en adéquation avec la loi sur le Dossier Electronique du Patient. De plus, les communautés sont régulièrement auditées afin de s’assurer qu’elles respectent les exigences légales. En plus des audits, elles testent aussi régulièrement leurs systèmes informatiques avec des experts en cybersécurité.

Lors de toute connexion au DEP, le professionnel ou le patient utilise une identification et une authentification dite à « double facteur » ; en d’autres termes, il doit utiliser son nom d’utilisateur et son mot de passe puis entrer le code reçu par SMS.

Il est fortement recommandé aux patients et aux professionnels de mettre régulièrement à jour l’antivirus et le firewall de leur ordinateur.

Comment doit-je configurer mon ordinateur ?

Dans un futur proche, le DEP devrait être intégré dans le logiciel de votre cabinet via une mise à jour de votre éditeur de logiciel.

En attendant, vous pouvez déjà vous connecter au portail internet de votre communauté DEP, entrer votre identifiant et mot de passe ainsi que le deuxième facteur d’authentification reçu.

Afin d’assurer une sécurité maximum de votre système, il est primordial que :

  • Votre antivirus et votre firewall soit à jour,
  • Votre réseau wifi soit protégé par un mot de passe robuste,
  • Votre browser internet soit à jour,
  • Vous pensiez à vous déconnecter de la plateforme si vous quittez votre bureau.

-> Information complémentaire : FMH & ses exigences minimales pour la sécurité informatique des cabinets médicaux

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