COVID-19 : Informations destinées aux collaboratrices et aux collaborateurs de l'administration cantonale vaudoise

Mesures applicables au personnel de l’Etat de Vaud à la rentrée d’automne 2020

Information du 17.09.20

L’épidémie de COVID-19 a imposé à chacun et chacune de nouveaux gestes, aussi bien dans la sphère privée, dans les lieux publics que sur le lieu de travail. Il est essentiel que notre vigilance ne se relâche pas et que nos comportements continuent d’éviter la multiplication des cas positifs et de garantir le bon fonctionnement des services de l’Etat. Les présentes mesures visent ainsi à ancrer dans le quotidien professionnel les pratiques managériales et les comportements adoptés depuis plusieurs mois. Favorisant la responsabilité individuelle et collective, elles permettront aux services de délivrer leurs prestations tout en assurant la protection de la santé des collaborateur-trice-s, des administré-e-s et des usagers et usagères.

Ces mesures s’appliquent à l’ensemble du personnel de l’Administration cantonale, à l’exclusion du personnel du CHUV, des fonctions judiciaires de l’Ordre judiciaire et des magistrat-e-s du Ministère public. Pour le personnel enseignant, il convient de se référer aux dispositions édictées par le DFJC qui complètent le présent dispositif.

Elles entrent en vigueur le 22 septembre 2020 et elles sont applicables pour une durée indéterminée.

1. Plan de protection

Chaque service/entité actualise régulièrement son plan de protection.

2. Travail sur site – Mesures de distance sociale

L’autorité d’engagement est compétente pour:

  • aménager les places de travail de manière à ce qu’une distance d’au moins 1,5 m sépare les collaborateur-trice-s ;
  • lorsque la distance minimale de 1,5 m ne peut pas être respectée, installer une séparation qui protège le/la collaborateur-trice d’éventuelles projections de gouttelettes contaminées lors d’éternuements par exemple ou alors ordonner le port de masques ;
  • restreindre et organiser l’accès aux locaux communs (cafétéria, espace de repos, etc.) de manière à respecter la distanciation sociale ;
  • au besoin organiser le travail en équipes alternées afin qu’un nombre limité de personnes soient simultanément présentes dans les locaux et les espaces partagés ;
  • introduire des temps de travail et de pause décalés afin que le moins de personnes soit présent sur site en même temps ;
  • planifier les heures d'arrivée et de départ des collaborateur-trice-s en tenant   compte, dans la mesure du possible, de leurs obligations familiales.

3. Télétravail

Les autorités d’engagement favorisent autant que possible le télétravail. Lorsque le bon fonctionnement du service/entité le permet, l’autorité d’engagement autorise le/la collaborateur-trice qui en fait la demande ou y consent à exercer tout ou partie de son cahier des charges depuis son domicile.

Le télétravail peut être imposé lorsque les mesures de distance sociale ne peuvent pas être respectées sur la place de travail ou en raison de l’évolution de la situation sanitaire.

Le télétravail est pratiqué durant les horaires ordinaires de travail, soit entre 6h00 et 20h00.

Les heures effectives de télétravail sont comptabilisées comme temps de travail.

Le temps de trajet ne compte pas comme temps de travail.

Les collaborateurs-trice-s en télétravail ne peuvent effectuer des heures excédentaires que si elles ont été préalablement autorisées par l’autorité d’engagement qui veillera à ce que la balance horaire ne dépasse pas le maximum fixé par la directive LPers 48.3 Horaire variable, ou par le modèle d’aménagement du temps de travail en vigueur dans le service.

Des heures supplémentaires ne peuvent pas être ordonnées durant le télétravail.

4. Réunions et entretiens

L’organisateur-trice d’une réunion ou d’un entretien est tenu de choisir une salle de réunion dont la surface permet de maintenir la distance d’au moins 1,5 m entre les participant-e-s.

Chaque participant-e veille à se conformer aux règles de comportement édictées par l’OFSP.

Lorsque la distance de 1,5 m ne peut pas être assurée entre les participant-e-s, l’organisateur-trice requerra des personnes présentes qu’elles portent un masque ou il/elle privilégiera la vidéoconférence.

5. Contacts avec le public

Pour tous les lieux fermés accessibles au public (guichets des administrations, musées, expositions, bibliothèques, théâtres, salles de conférence, etc.), il n’y a pas de limitation de places, mais le masque est obligatoire pour la clientèle, les usagers et usagères et le personnel, exception faite du personnel si un dispositif vitré ou équivalent est prévu.

Lorsque les prestations du service/de l’entité à la population comprennent un service au guichet, l’autorité d’engagement élargit si nécessaire les horaires d’ouverture au public afin de réduire les pics d’affluence. Dans ce cas, elle organise l’activité de manière à respecter les limites maximales de l’horaire de travail du personnel. Au besoin, elle peut imposer la prise de rendez-vous préalable, en veillant à permettre aux usagers et aux usagères d’obtenir une aide d’urgence en cas de nécessité. Les mesures à prendre sont listées ci-dessous :

  • mise en place de panneaux de plexiglas ou cloisons de protection étanches placées entre la clientèle, les usagers et usagères et le personnel ;
  • port du masque obligatoire pour la clientèle, les usagers et usagères et le personnel, exception faite du personnel si un dispositif vitré ou équivalent est présent ;
  • marquages au sol afin de s'assurer que la distance entre les employé-e-s et les client-e-s soit d'au moins 1,5 m ;
  • si nécessaire des files d'attente sont aménagées à l'extérieur des locaux d’accueil ;
  • mise à disposition de solution hydro-alcoolique aux entrées principales et réceptions et dans les sanitaires ;
  • mise à disposition de désinfectants pour le nettoyage des surfaces fréquemment en contact avec les mains (bureaux, tables, meubles de réception,…) et instruction aux collaborateur-trice-s pour assurer leur nettoyage plusieurs fois par jour ;
  • pose des affiches de l’OFSP ;
  • désignation d’une personne et d’un-e suppléant-e responsable du respect des règles d’éloignement au sein des locaux et dans la file d’attente.

Lorsque les rencontres avec les usagers et les usagères se déroulent dans des bureaux ou des salles de conférence, une distance de 1,5 m sera respectée entre le personnel et les visiteurs. En cas d’impossibilité, le personnel est tenu de porter un masque et il invitera l’usager-ère à en faire de même.

6. Règles d’hygiène

Hygiène des mains

Toutes les personnes présentes dans les locaux  (employé-e-s, sous-traitant-e-s, employé-e- intérimaires, client-e-s) doivent se laver régulièrement les mains à l'eau et au savon.

Cela est particulièrement requis en arrivant au travail, avant et après les pauses et avant et après les réunions. Lorsque cela n'est pas possible, du désinfectant pour les mains doit être mis à disposition.

Matériel

Lorsque les ordinateurs de bureau, les claviers, les téléphones et les outils de travail sont partagés, les collaborateur-trice-s qui les utilisent sont tenus de les nettoyer avant usage.

Les collaborateur-trice-s sont tenu-e-s d’utiliser des vêtements de travail personnels et de les laver régulièrement.

Les collaborateur-trice-s veillent à ne pas partager les tasses, les verres, la vaisselle ou les ustensiles. Ils/elles les nettoient à l'eau et au savon après utilisation.

L’autorité d’engagement veille :

  • à retirer les magazines et les journaux des salles d'attente et des zones communes ;
  • à ventiler les zones de travail qui le permettent environ 4 fois par jour pendant au moins 10 minutes ;
  • à ce que les distributeurs de savon et de serviettes jetables et soient systématiquement remplis et que des stocks suffisants soient disponibles ;
  • à ce que des solutions pour désinfecter les installations sanitaires (en particulier lorsque ces installations sont aussi utilisées par le public) soient mises à disposition ;
  • à ce que les poignées de porte, les boutons d'ascenseur, les rampes, les machines à café et autres objets qui sont souvent touchés par plusieurs personnes soient régulièrement nettoyées par le personnel de nettoyage.


    7. Matériel de protection

    Sous réserve d’activités spécifiques et d’instructions des organes sanitaires ou des branches professionnelles compétentes, l’utilisation par les collaborateur-trice-s d’équipements de protection comme les gants, les masques ou les lunettes de protection n’est pas nécessaire.

    Le cas échéant, il incombe à l’autorité d’engagement de fournir ces équipements et de s’assurer qu’ils sont bien utilisés par les collaborateur-trice-s.

    Le personnel qui n’est pas tenu de porter un équipement de protection sur son lieu de travail demeure libre de le faire.

    8. Intervention d’UniSanté

    Le/la collaborateur-trice qui rend vraisemblable que les mesures de protection ou les prescriptions de l’OFSP ne sont pas respectées peut solliciter l’intervention d’UniSanté. 

    Dans l’attente de la prise de position d’UniSanté, le/la collaborateur-trice est autorisé-e à suspendre son activité. Le cas échéant son salaire lui est payé normalement. 

    9. Personnes vulnérables et femmes enceintes

    A l’égard des personnes considérées vulnérables par l’OFSP et des femmes enceintes, l’autorité d’engagement est compétente pour :

    1. prendre les mesures organisationnelles et techniques afin qu’elles puissent remplir leurs obligations professionnelles depuis la maison (télétravail) ;
    2. si les tâches habituelles ne peuvent pas être exercées à domicile, leur confier des tâches de substitution répondant à leurs aptitudes qui peuvent être exercées à domicile ;
    3. lorsque la présence sur site est indispensable en tout ou partie, mettre à disposition un bureau, un environnement ou un espace de travail individuel, à défaut délimiter clairement une zone d’activité respectant la distance sociale minimale de 1,5 m;
    4. dans les cas où un contact étroit s’avère parfois inévitable, des mesures de protection appropriées sont prises, selon le principe STOP (substitution, mesures techniques, mesures organisationnelles, équipement de protection individuelle).
    5. accorder un congé prolongé payé pour circonstances exceptionnelles lorsque le/la collaborateur-trice ne peut exercer une activité dans le cadre des chiffres 1 à 4 ;
    6. consulter les collaborateur-trice-s concerné-e-s avant de prendre les mesures prévues.
    7. Informer les collaborateurs-trice-s concerné-e-s de l’ensemble des règles et recommandations de l’OFSP relatives aux personnes vulnérables.

    Le/la collaborateur-trice vulnérable ou la femme enceinte, peut refuser d’accomplir une tâche qui lui a été attribuée si l’autorité d’engagement ne remplit pas les exigences visées aux al. 1 à 4 ou si, pour des raisons particulières dûment justifiées, il/elle estime que le risque d’infection au coronavirus est trop élevé malgré les mesures prises au sens des al. 3 et 4.

    Le/la collaborateur-trice fait valoir sa vulnérabilité moyennant un certificat médical.

    10. Isolement et mise en quarantaine d’un-e collaborateur-trice

    Le/la collaborateur-trice qui se voit ordonner un isolement ou une mesure de quarantaine par les autorités sanitaires compétentes a droit au paiement de son salaire en cas d’incapacité de travail selon l’art. 58 RLPers.

     

    La notification de mise en isolement ou en quarantaine a valeur de certificat médical au sens de l’art. 59 al. 1 RLPers.

    En dérogation au §1, lorsque durant une mesure de quarantaine le/la collaborateur-trice peut exercer ses activités en télétravail, l’autorité d’engagement peut  lui imposer de travailler depuis son domicile. La journée est alors comptabilisée comme temps de travail à hauteur des heures de travail effectives.

    Lorsque le/la collaborateur-trice doit observer une quarantaine au motif qu’il/elle a sciemment séjourné dans un pays présentant un risque élevé de contamination au COVID-19 au sens de l’Ordonnance COVID-19 mesures dans le domaine du transport international de voyageurs du 2 juillet 2020, il/elle n’a pas droit à son salaire pour la période concernée et il/elle n’est pas autorisé-e à effectuer du télétravail. Les jours d’absence seront compensés avec le solde de vacances, les heures excédentaires ou supplémentaires. A défaut de possibilité de compensation, les jours d’absence seront déduits du salaire.

    11. Maladie, isolement et mise en quarantaine d’un enfant

    Lorsque le/la collaborateur-trice doit s’occuper d’un enfant de moins de 16 ans malade, placé en isolement ou en quarantaine, il/elle a droit au congé pour enfant malade (art. 35 al. 1 let. d LPers, DT 35.10). Si ce congé est épuisé, l’autorité d’engagement lui accorde en sus un congé de courte durée supplémentaire de douze jours au plus par cas en application des articles 83 al. 1, 3e tiret et 83 al. 2 RLPers.

    L’autorité d’engagement peut exiger un certificat médical attestant de la nécessité de la présence du/de la collaborateur-trice au chevet de l’enfant.

    Le congé est accordé au prorata du taux d’activité contractuel du/de la collaborateur-trice.

    12. Fermeture des structures d’accueil et des établissements scolaires en raison du COVID-19

    Lorsque le/la collaborateur-trice doit organiser la garde d’un enfant de moins de douze ans en raison de la fermeture d’une structure d’accueil et des établissements scolaires, il/elle a droit à un congé de deux jours pour autres circonstances de famille importantes en application de l’art. 83 al. 1, 3ème tiret, RLPers

    13. Soins prodigués à un proche atteint du COVID-19

    En cas de maladie d’un proche nécessitant une prise en charge, l’autorité d’engagement accorde un congé de courte durée,  de douze jours au plus par cas en application des articles. 83 al. 1, 3e tiret et 83 al. 2 RLPers.

    On entend par « proche » : le/la conjoint-e, le/la concubin-e, le partenaire enregistré, la mère, le père, la sœur, le frère du/de la collaborateur-trice, l’enfant de 16 ans ou plus, ou toute autre personne vivant sous le même toit que le/la collaborateur-trice de façon durable.

    L’autorité d’engagement peut exiger un certificat médical attestant de la nécessité de la présence du/de la collaborateur-trice au chevet du proche.

    Le congé est accordé au prorata du taux d’activité contractuel du/de la collaborateur-trice. Il n’est pas imputé sur le congé proche aidant accordé en application de la directive DT 35.09.

    14. Cumul annuel des congés

    Les congés prévus aux ch. 11, 12 et 13 liés à l’épidémie COVID-19 sont accordés indépendamment de ceux accordés précédemment à l’épidémie pour les mêmes motifs.

    Sous réserve de situations particulières soumises à l’appréciation du Service du personnel, le nombre maximal de jours de congés supplémentaires accordés au/à la collaborateur-trice en raison du COVID-19 durant l’année 2020 n’excède pas 30 jours.

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