Informations destinées aux collaboratrices et aux collaborateurs de l'administration cantonale vaudoise

Mesures exceptionnelles liées à la gestion RH du COVID-19

La FAQ ci-dessous vise à rappeler aux collaboratrices et collaborateurs de l’ACV quelles sont les mesures dont elles/ils peuvent bénéficier afin de répondre à différentes situations auxquelles elles/ils pourraient faire face lors de l’épidémie COVID-19.

Pour toutes informations supplémentaires merci de vous adresser à la fonction RH de votre service ou entité.

Télétravail

Un de mes proches est atteint du COVID-19. Par mesure de précaution je dois me confiner, mais je reste en capacité à travailler. Que dois-je faire ?

Lorsque la situation l’impose et que vous n’êtes pas en incapacité à travailler, mais que, par mesure de précaution, vous restez à domicile, du télétravail ponctuel peut vous être imposé.

L’école/la structure d’accueil de mon enfant est fermée par les autorités compétentes et je n’ai pas de solution de garde.

Votre employeur peut vous confier du télétravail pour vous permettre de concilier votre activité et vos obligations familiales.

Si votre activité ne se prête pas au télétravail, et que vous devez vous occuper d’un ou plusieurs enfants à domicile ou assurer le suivi scolaire, vous avez droit à un congé jusqu’à 12 jours (au pro rata du taux d’activité). Le congé peut être accordé par demi-jour ou jour entier et les 12 jours ne sont pas nécessairement consécutifs.

La crèche où mon enfant est gardé est fermée afin de limiter la propagation du virus. Mon poste est prioritaire dans le plan de continuité de l’Etat et je ne peux pas faire de télétravail. Quelles solutions s’offrent à moi ?

En effet, dans le cadre des mesures prises afin de limiter la propagation du virus il a été décidé la fermeture de la plupart des crèches et garderies pour limiter la propagation du virus. Pour les parents professionnellement mobilisés dans la lutte contre l’épidémie tels que les soignants, les personnes assurant la sécurité ou celles assurant d’autres tâches indispensables au fonctionnement de l’État, et qui ne peuvent pas assurer la garde de leurs enfants, ni solliciter leur conjoint, leur famille ou leur réseau personnel (sans solliciter des personnes à risques), un accueil de jour d’urgence sera mis en place.

Vous trouverez tous les renseignement nécessaires à ce sujet sur ce lien.

Quels aménagements sont possibles pour les employé-e-s en télétravail devant assurer des tâches pédagogiques ?

Dans la mesure du possible, une flexibilité dans l’organisation des séances à distance telles que les téléconférences, permanences téléphoniques, etc. afin de permettre au personnel de concilier ses responsabilités en modalité de télétravail et les tâches pédagogiques découlant de la fermeture des établissements scolaires.

Remboursement des frais

(ajout du 02.04.2020)

Est-ce que j’ai droit au remboursement des frais que m’occasionne le télétravail, comme les frais de téléphone, de copies, de toner ?

En application de la DT 48.8 Télétravail, aucune indemnité, ni remboursement de frais ne sont accordés pour la mise à disposition de l’espace, du matériel personnel du/de la collaborateur-trice, ainsi que pour l’installation et l’utilisation de la connexion informatique. Il en va de même dans la situation actuelle où le personnel est amené à effectuer du télétravail pendant le plan de continuité. L’employeur fournit l’équipement informatique nécessaire au télétravail en fonction des besoins. Un remboursement des frais ne sera accordé que lorsque le montant des frais engagés en télétravail est exceptionnellement élevé sur la base de pièces justificatives. Il y a également lieu de mettre en regard les frais réellement supportés avec les dépenses qui ne sont pas engagées (frais de repas, de déplacements, etc.). 

En raison du plan de continuité, je suis temporairement affecté sur un autre site pour pallier à l’absence de collègues. Est-ce que j’ai droit au remboursement de mes frais de transport et de repas ?

Dans la mesure où le lieu de la nouvelle affectation est plus éloigné de votre domicile  que votre lieu de travail habituel, vous avez droit au remboursement des frais de transport encourus pour la distance supplémentaire. La directive LPers 28.01 et la directive DT 28.15 sont applicables.

Les frais de repas ne sont cependant pas remboursés dans la mesure où ils ne sont pas occasionnés par un déplacement de service mais par un changement temporaire de lieu d’affectation. En ce sens ils ne correspondent pas à des débours supplémentaires.

Dans la mesure où j’effectue du télétravail, je ne fais plus usage de la place de parc dont je dispose sur mon lieu de travail.  Est-ce que je dois encore la payer ?

Oui, conformément à une pratique constante, les retenues de parking sont maintenues pendant une durée de trois mois lorsque la durée de l’empêchement de travailler n’est pas connue, ce qui est le cas dans la situation actuelle.  Par conséquent, votre service continuera  à procéder à la retenue de parking sur votre salaire.

Temps de travail pendant le plan de continuité

Mon activité n'est pas prioritaire durant l’activation du plan de continuité. Quelles sont mes obligations ?

Les collaborateurs-trices restent tenus-es, dans la mesure du possible, d’effectuer leurs activités en télétravail. Lorsque les activités courantes ne peuvent pas être effectuées en raison du service minimum en vigueur,  les collaborateurs-trices réaliseront d’autres tâches découlant de leur cahier des charges (rédaction, mise à jour de documents, mise à jour des connaissances, etc.) ou des activités particulières confiées par leur supérieur hiérarchique. Si aucune activité ne peut raisonnablement être effectuée, le-la collaborateur-trice bénéficie d’un congé spécial COVID-19 ( motif d’absence mobatime : CCP avec indication COVID-19). Son salaire lui est payé normalement.

Je bénéficie d'un congé spécial COVID-19. Ai-je des obligations envers mon employeur ?

Le-la collaborateur-trice reste à disposition de l’employeur pour effectuer des tâches particulières. A cette fin il doit rester joignable par téléphone et/ou par courriel. Le-la collaborateur-trice est autorisé-e à s’engager dans des tâches bénévoles effectuées en faveur de la collectivité, le cas échéant il-elle l’annoncera à son autorité d’engagement.

Comme d’ordinaire, le-la collaborateur-trice est tenu-e d’annoncer immédiatement à son supérieur hiérarchique toute incapacité de travail, visite médicale, ou circonstances donnant lieu à un congé prévu par l’art. 83 RLPers ( mariage, changement de domicile, etc.) . Il-elle est également tenu-e d’annoncer les jours ou demi-jours de récupération d’heures excédentaires qu’il prendrait durant cette période. 

Horaires de travail et vacances

Je travaille dans un service qui pratique l’horaire variable avec des plages bloquées, ce qui favorise la promiscuité lors de mes déplacements et pauses de midi. Puis-je bénéficier d’un aménagement de mon horaire ?

Votre autorité d’engagement peut renoncer à l’application des plages fixes pour tout ou partie de ses collaboratrices et collaborateurs dès lors que cela n’altère pas la bonne marche de votre service ni le service au public.

Confronté à un problème d’effectifs, mon employeur me demande d’annuler les vacances que j’avais prévues. Peut-il révoquer des vacances déjà accordées ? 

Oui, à titre exceptionnel et si les besoins du service l’exigent, l’autorité d’engagement peut vous demander de reporter une période de vacances planifiée.
Le cas échéant, et lorsqu’il en résulte de frais inévitables qui ne peuvent faire l’objet d’un remboursement par des tiers, le service les prendra à sa charge sur la base de pièces justificatives.

J'ai planifié des vacances. Comment les congés de compensation des heures excédentaires et/ou les vacances déjà planifiés seront-ils traités ?

  1. Pour les collaborateurs-trices dont les activités sont prioritaires selon le plan de continuité du service: l’autorité d’engagement peut imposer le report des jours de congés et/ou de vacances déjà planifiés.
  2. Pour les collaborateurs-trices dont les activités ne sont pas prioritaires selon le plan de continuité du service: les jours de congé et/ou les vacances et/ou les récupérations d’heures déjà planifiés sont considérés comme pris, et ce même si les projets du-de la collaborateur-trice (par ex. séjour à l’étranger) ne peuvent pas se réaliser en raison de l’épidémie. Il en va de même des éventuels congés non-payés accordés. 

Séjour à l’étranger

Mon retour de vacances n’a pas eu lieu à la date prévue car mon vol de retour a été annulé. Comment les jours d’absence supplémentaires seront considérés ?

L’absence du/de la collaborateur-trice causée par les perturbations du trafic aérien, la fermeture des frontières ou un confinement imposé par une autorité, n’est pas un empêchement inhérent à la personne du travailleur, de sorte qu’il n’incombe pas à l’employeur d’en assumer les conséquences. Par conséquent, vous devrez prendre ces jours d’absences supplémentaires sur vos vacances, vos heures excédentaires ou solliciter un congé non payé.

Je suis tombé malade lors d’un séjour à l’étranger. Les autorités locales m’ont placé en quarantaine durant deux semaines, ce qui a retardé mon retour d’autant.

Si votre retour de vacances a été différé en raison d’une atteinte à votre santé, votre absence est  considérée comme une incapacité  de travail et donne lieu au paiement du salaire selon l’art. 58 LPers.    

Absence maladie et certificat médical

L’OFSP et le médecin cantonal recommandent de ne pas se rendre immédiatement dans les cabinets médicaux. En cas de maladie, quand dois-je fournir un certificat d’incapacité de travail (toutes maladies confondues) ?

Dans le cadre des mesures liées à la gestion des ressources humaines durant l’épidémie COVID-19, le Conseil d’Etat a décidé de prolonger temporairement à 10 jours, correspondant à 14 jours calendaires, la durée de l’absence au terme de laquelle un certificat médical doit être produit. Ce délai s’applique quelle que soit la nature de l’absence maladie.

Protection durant la grossesse

Je suis enceinte. Quelles mesures sont mise en place pour nous protéger moi et mon futur enfant ?

Il appartient à l’employeur de vous proposer un poste de travail adapté à votre situation, voire, au besoin, de vous transférer sur un autre poste ou dans un autre service. Si votre activité s’y prête, le télétravail sera privilégié.

Congés pour enfant malade ou proche aidant

Mon enfant est malade et doit rester à la maison. A combien de jours de congé ai-je droit ?

De manière générale, l’autorité d’engagement peut vous octroyer un congé rémunéré jusqu’à 5 jours par année civile lorsque un enfant est atteint dans sa santé. Au vu de la situation particulière de cette épidémie, en complément, un congé de 12 jours au plus peut être accordé. Si votre activité s’y prête, et selon votre situation, du télétravail à domicile peut vous être imposé.

Mes enfants sont malades successivement et j’ai épuisé mon droit au congé pour enfant malade. Quelles solutions s’offrent à moi ?

Dans les situations où vous seriez appelé-e à vous occuper de plusieurs de vos enfants malades ou en confinement, votre autorité d’engagement peut vous accorder un congé de courte durée supplémentaire de 12 jours au plus par enfant. Lorsque plusieurs enfants sont malades en même temps, il n’y a pas de cumul de congés.

Mon papa est malade et a besoin d’aide au quotidien, ai-je droit à un congé spécifique ?

En cas de maladie d’un proche nécessitant une prise en charge particulière, l’autorité d’engagement peut vous accorder un congé jusqu’à 12 jours ouvrables.

Si vous deviez être appelé-e à prodiguer des soins à plusieurs proches successivement, votre autorité d’engagement peut également vous accorder un congé de courte durée supplémentaire de 12 jours au plus pour chaque proche nécessitant des soins.

On entend par « proche » : le ou la conjointe, le ou la concubine, le partenaire enregistré, la mère, le père, la sœur, le frère du ou de la collaboratrice, l’enfant de 16 ans ou plus, ou toute autre personne vivant sous le même toit que le ou la collaboratrice de façon durable.

Mon enfant a été malade en janvier 2020 et j’ai épuisé à mon droit au congé. Ai-je droit à un nouveau congé dans le cadre de l’épidémie COVID-19 ?

Les congés pour enfant malade ou en confinement ainsi que les congés pour un proche nécessitant des soins liés à l’épidémie COVID-19 vous sont accordés indépendamment des congés qui vous ont déjà été octroyés ou qui le seront ultérieurement durant l’année pour même motif.

REMARQUE :

Les congés susmentionnés sont accordés au prorata du taux d’activité contractuel de la collaboratrice ou du collaborateur.

Personnes particulièrement vulnérables

Je fais partie des personnes particulièrement vulnérables. Quelles mesures peuvent être mise en place pour minimiser mon exposition aux risques ?

 

Afin de vous protéger, l’employeur doit renoncer à ce que vous travailliez sur site. Dans la mesure du possible, vous accomplirez  vos activités en télétravail. Si cela ne s’avère pas possible, vous aurez droit au congé spécial COVID-19. Le salaire est payé normalement. Si vous travaillez dans un service qui doit faire face à une importante charge de travail durant le plan de continuité, votre autorité d’engagement peut vous demander de travailler sur site lorsque votre activité ne peut pas être effectuée en télétravail. Le cas échéant, le service prendra les mesures nécessaires pour garantir un strict respect des règles de la Confédération en matière d’hygiène et de comportement,  en particulier de vous permettre de vous laver régulièrement les mains et de garder une distance de 2 mètres avec vos interlocuteur-trice-s.

 

Au sens de l’art. 10 b al. 2 de l’Ordonnance 2 sur les mesures destinées à lutter contre le coronavirus :

  • (COVID-19) on entend par personnes vulnérables les personnes de 65 ans et plus et les personnes qui souffrent notamment des pathologies suivantes: hypertension artérielle, diabète, maladies cardiovasculaires, maladies respiratoires chroniques, faiblesse immunitaire due à une maladie ou à une thérapie, cancer.

L’employeur peut au besoin demander un certificat médical.

La situation m’inquiète et je crains pour ma santé. Je préfère rester à mon domicile. Puis-je exiger des congés, des vacances ou du télétravail ?

Non, la crainte de la contagion n’est pas un motif vous autorisant de votre propre chef et sans autorisation expresse de votre autorité d’engagement à ne pas vous présenter à votre place de travail. La décision unilatérale de la collaboratrice ou du collaborateur de prendre des jours de congé ou de vacances, sans accord préalable de l’autorité d’engagement, n’est pas acceptable. Depuis l’activation des plans de continuité, les services sont appelés à favoriser le télétravail à chaque fois que l’activité le permet.

Apprenties et les apprentis de l’ACV

Les apprentis-es doivent être traités-ées de la même manière que les collaborateurs-trices, de sorte que si un confinement est imposé aux employés-ées, il doit l’être également aux apprentis-es. Le télétravail et un encadrement à distance sont dès lors à privilégier.

Les jours de cours professionnels et interentreprises, les apprentis-es sont tenus de rester à leur domicile et passent à l’enseignement à distance. Ils doivent s’y conformer et accomplir les travaux demandés par l’école durant  la période correspond à celle des cours usuels.

Si aucune mesure d’enseignement à distance n’est mise en place, l’apprenti est tenu  de se mettre à disposition de son employeur.  Si le service est partiellement ou totalement  fermé et qu’aucune activité ne peut être confiée à l’apprenti-e sur son lieu de travail, il y a lieu de privilégier le télétravail avec un encadrement à distance. Comme le reste du personnel, il-elle peut être déplacé-e sur un autre site, voire dans un autre service.

En résumé, l’apprenti est soumis aux mêmes dispositions que le personnel du service dans lequel il est engagé.

Contrats auxiliaires ou de durée déterminée

Je suis collaborateur-trice au bénéfice d'un contrat auxiliaire ou de durée déterminée. Ai-je droit à un congé pour assurer la garde de mes enfants en raison de la fermeture des écoles ?

Les personnes au bénéfice d’un contrat de durée déterminée et les auxiliaires ont droit aux mêmes congés que les collaborateurs-trices engagés-ées par contrat LPers, soit un congé jusqu’à 12 jours pour assurer la garde d’enfants.

Je suis au bénéfice d'un contrat auxiliaire ou d'un contrat de durée déterminée. Si je suis malade, quel est mon droit au salaire ?

Le droit au salaire d’une personne au bénéfice d'un contrat auxiliaire ou d'un contrat de durée déterminée est défini à l’art. 58 RLPers, il est de 1 mois la 1ère année, 2 mois la 2ème année, et de 4 mois dès la 3ème année. L’épidémie de COVID-19 n’entraîne pas de dérogation au dispositif réglementaire. Cependant, en application de l’art. 58 al. 3 RLPers, la situation des personnes atteintes par le COVID-19 est considérée comme particulièrement digne d’intérêt de sorte qu’elle permettra d’aller au-delà de ces normes. Chaque situation sera soumise au préavis du SPEV. 

Nouveaux engagements pendant le plan de continuité

Je dois commencer à travailler prochainement pour l'Etat. Est-ce que l’activation du plan de continuité est un motif pour remettre en question un engagement ?

Lorsqu’une confirmation d’engagement a été donnée à un-e candidat-e, que ce soit par écrit ou oralement, l’Etat doit, en application du principe de la bonne foi, honorer sa promesse et ce quand bien même le contrat n’aurait pas encore été signé.

Le fait que les activités qu’il est prévu de confier au/à la nouveau-elle collaborateur-trice soient réduites ou suspendues en raison du plan de continuité, ne constitue pas un motif pour mettre un terme au contrat avant l’entrée en fonction du/de la collaborateur-trice ou pendant le temps d’essai.

Temps d’essai

Mon entrée en fonction est reportée en raison du plan de continuité. Quand débute ma période d’essai ?

Le temps d’essai doit permettre aux parties de déterminer si leurs attentes respectives sont remplies.  Il débute lors de l’entrée en service, qui coïncide généralement avec la date du début du contrat. Cependant, dans le contexte actuel, alors que les activités sont réduites et s’exercent souvent en télétravail, l’accueil et l’intégration d’un-e nouveau-elle collaborateur-trice ne peut pas être assurée. Par conséquent le temps d’essai débutera lorsque les mesures liées à l’épidémie seront levées et que vous pourrez débuter votre activité.  La date vous sera communiquée par votre autorité d’engagement.

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