Informations destinées aux collaboratrices et aux collaborateurs de l'administration cantonale vaudoise

Mesures exceptionnelles liées à la gestion RH du COVID-19

La FAQ ci-dessous vise à rappeler aux collaboratrices et collaborateurs de l’ACV quelles sont les mesures dont elles/ils peuvent bénéficier afin de répondre à différentes situations auxquelles elles/ils pourraient faire face lors de l’épidémie COVID-19.

Pour toutes informations supplémentaires merci de vous adresser à la fonction RH de votre service ou entité.

Télétravail

modifié le 07.05.20

Un de mes proches est atteint du COVID-19. Par mesure de précaution je dois me confiner, mais je reste en capacité à travailler. Que dois-je faire ?

Lorsque la situation l’impose et que vous n’êtes pas en incapacité à travailler, mais que, par mesure de précaution, vous restez à domicile, du télétravail ponctuel peut vous être imposé.

L’école/la structure d’accueil de mon enfant est (partiellement) fermée ou ne peut pas accueillir mon enfant et que je n’ai pas de solution de garde.

Votre employeur peut vous confier du télétravail pour vous permettre de concilier votre activité et vos obligations familiales.

Si votre activité ne se prête pas au télétravail ou que votre activité en télétravail correspond effectivement aux heures dues contractuellement, et vous avez droit au temps nécessaire pour  assurer la garde ou pourvoir aux tâches éducatives d’un enfant de 12 ans au plus ou d’un jeune exigeant une prise en charge éducative particulière en raison d’un trouble invalidant ou d’une déficience au sens de la loi sur la pédagogie spécialisée. Ce congé n’est pas accordé durant les vacances scolaires. Vous devrez dès lors prendre cette période sur vos vacances ou compensations d’heures.

Quels aménagements sont possibles pour les employé-e-s en télétravail devant assurer des tâches pédagogiques ?

Dans la mesure du possible, une flexibilité dans l’organisation des séances à distance telles que les téléconférences, permanences téléphoniques, etc. afin de permettre au personnel de concilier ses responsabilités en télétravail et les tâches pédagogiques découlant du retour progressif des élèves en classes.

Remboursement des frais

Est-ce que j’ai droit au remboursement des frais que m’occasionne le télétravail, comme les frais de téléphone, de copies, de toner ?

En application de la DT 48.8 Télétravail, aucune indemnité, ni remboursement de frais ne sont accordés pour la mise à disposition de l’espace, du matériel personnel du/de la collaborateur-trice, ainsi que pour l’installation et l’utilisation de la connexion informatique. Il en va de même dans la situation actuelle où le personnel est amené à effectuer du télétravail pendant le plan de continuité. L’employeur fournit l’équipement informatique nécessaire au télétravail en fonction des besoins. Un remboursement des frais ne sera accordé que lorsque le montant des frais engagés en télétravail est exceptionnellement élevé sur la base de pièces justificatives. Il y a également lieu de mettre en regard les frais réellement supportés avec les dépenses qui ne sont pas engagées (frais de repas, de déplacements, etc.). 

En raison du plan de continuité, je suis temporairement affecté sur un autre site pour pallier à l’absence de collègues. Est-ce que j’ai droit au remboursement de mes frais de transport et de repas ?

Dans la mesure où le lieu de la nouvelle affectation est plus éloigné de votre domicile  que votre lieu de travail habituel, vous avez droit au remboursement des frais de transport encourus pour la distance supplémentaire. La directive LPers 28.01 et la directive DT 28.15 sont applicables.

Les frais de repas ne sont cependant pas remboursés dans la mesure où ils ne sont pas occasionnés par un déplacement de service mais par un changement temporaire de lieu d’affectation. En ce sens ils ne correspondent pas à des débours supplémentaires.

Dans la mesure où j’effectue du télétravail, je ne fais plus usage de la place de parc dont je dispose sur mon lieu de travail.  Est-ce que je dois encore la payer ?

Oui, conformément à une pratique constante, les retenues de parking sont maintenues pendant une durée de trois mois lorsque la durée de l’empêchement de travailler n’est pas connue, ce qui est le cas dans la situation actuelle.  Par conséquent, votre service continuera  à procéder à la retenue de parking sur votre salaire.

Temps de travail pendant le plan de continuité

Mon activité n'est pas prioritaire durant l’activation du plan de continuité. Quelles sont mes obligations ?

mis à jour le 24.04

Les collaborateurs-trices restent tenus-es, dans la mesure du possible, d’effectuer prioritairement leurs activités en télétravail. Le cas échéant votre autorité d’engagement peut vous confier d’autres tâches afin de compléter vos activités usuelles et vous permettre de rester en télétravail. Lorsque les activités courantes ne  peuvent pas être effectuées en télétravail vous êtes tenus-es d’effectuer vos activités courantes sur site. Dans ce cas votre autorité d’engagement devra prendre toutes les mesures afin de protéger votre santé.

Je bénéficie d'un congé spécial COVID-19. Ai-je des obligations envers mon employeur ?

Le-la collaborateur-trice reste à disposition de l’employeur pour effectuer des tâches particulières. A cette fin il doit rester joignable par téléphone et/ou par courriel. Le-la collaborateur-trice est autorisé-e à s’engager dans des tâches bénévoles effectuées en faveur de la collectivité, le cas échéant il-elle l’annoncera à son autorité d’engagement.

Comme d’ordinaire, le-la collaborateur-trice est tenu-e d’annoncer immédiatement à son supérieur hiérarchique toute incapacité de travail, visite médicale, ou circonstances donnant lieu à un congé prévu par l’art. 83 RLPers ( mariage, changement de domicile, etc.) . Il-elle est également tenu-e d’annoncer les jours ou demi-jours de récupération d’heures excédentaires qu’il prendrait durant cette période. 

La situation m’inquiète et je crains pour ma santé. Je préfère rester à mon domicile. Puis-je exiger des congés, des vacances ou du télétravail ?

Non, la crainte de la contagion n’est pas un motif vous autorisant de votre propre chef et sans autorisation expresse de votre autorité d’engagement à ne pas vous présenter à votre place de travail. La décision unilatérale de la collaboratrice ou du collaborateur de prendre des jours de congé ou de vacances, sans accord préalable de l’autorité d’engagement, n’est pas acceptable. Depuis l’activation des plans de continuité, les services sont appelés à favoriser le télétravail à chaque fois que l’activité le permet.

Horaires de travail et vacances

Je travaille dans un service qui pratique l’horaire variable avec des plages bloquées, ce qui favorise la promiscuité lors de mes déplacements et pauses de midi. Puis-je bénéficier d’un aménagement de mon horaire ?

Votre autorité d’engagement peut renoncer à l’application des plages fixes pour tout ou partie de ses collaboratrices et collaborateurs dès lors que cela n’altère pas la bonne marche de votre service ni le service au public.

Confronté à un problème d’effectifs, mon employeur me demande d’annuler les vacances que j’avais prévues. Peut-il révoquer des vacances déjà accordées ? 

Oui, à titre exceptionnel et si les besoins du service l’exigent, l’autorité d’engagement peut vous demander de reporter une période de vacances planifiée.
Le cas échéant, et lorsqu’il en résulte de frais inévitables qui ne peuvent faire l’objet d’un remboursement par des tiers, le service les prendra à sa charge sur la base de pièces justificatives.

J’ai planifié des vacances ou des congés en compensation des heures excédentaires durant le plan de continuité.  Est-ce que je peux les reporter ?

Pour les collaborateurs-trices dont les activités sont prioritaires selon le plan de continuité du service: l’autorité d’engagement peut imposer le report des jours de congés et/ou de vacances déjà planifiés.

Pour les collaborateurs-trices dont les activités ne sont pas prioritaires selon le plan de continuité du service: les jours de congé et/ou les vacances et/ou les récupérations d’heures déjà planifiés sont considérés comme pris aux dates prévues, et ce même si les projets du-de la collaborateur-trice (par ex. séjour à l’étranger) ne peuvent pas se réaliser en raison de l’épidémie. Il en va de même des éventuels congés non-payés accordés.  Ce n’est que dans des situations exceptionnelles que l’autorité d’engagement peut accepter de les reporter.

J’ai un solde de vacances 2019 que je souhaite prendre en septembre, lorsque nous pourrons à nouveau voyager. Est-ce possible ?

En application de l’arrêté du Conseil d’Etat du 8 avril 2020 relatif aux conditions de travail du personnel de l’Etat de Vaud durant l’épidémie de COVID-19, si vous n’exercez pas des activités prioritaires dans le plan de continuité du service, vous devez solder vos vacances 2019 jusqu’au 30 avril 2020.

Dans des situations exceptionnelles, le Chef de département peut admettre des dérogations à l’échéance du 30 avril. 

Séjour à l’étranger

Mon retour de vacances n’a pas eu lieu à la date prévue car mon vol de retour a été annulé. Comment les jours d’absence supplémentaires seront considérés ?

L’absence du/de la collaborateur-trice causée par les perturbations du trafic aérien, la fermeture des frontières ou un confinement imposé par une autorité, n’est pas un empêchement inhérent à la personne du travailleur, de sorte qu’il n’incombe pas à l’employeur d’en assumer les conséquences. Par conséquent, vous devrez prendre ces jours d’absences supplémentaires sur vos vacances, vos heures excédentaires ou solliciter un congé non payé.

Je suis tombé malade lors d’un séjour à l’étranger. Les autorités locales m’ont placé en quarantaine durant deux semaines, ce qui a retardé mon retour d’autant.

Si votre retour de vacances a été différé en raison d’une atteinte à votre santé, votre absence est  considérée comme une incapacité  de travail et donne lieu au paiement du salaire selon l’art. 58 LPers.    

Absence maladie et certificat médical

L’OFSP et le médecin cantonal recommandent de ne pas se rendre immédiatement dans les cabinets médicaux. En cas de maladie, quand dois-je fournir un certificat d’incapacité de travail (toutes maladies confondues) ?

Dans le cadre des mesures liées à la gestion des ressources humaines durant l’épidémie COVID-19, le Conseil d’Etat a décidé de prolonger temporairement à 10 jours, correspondant à 14 jours calendaires, la durée de l’absence au terme de laquelle un certificat médical doit être produit. Ce délai s’applique quelle que soit la nature de l’absence maladie.

Protection durant la grossesse

modifié le 07.05.20

Je suis enceinte. Quelles mesures sont mise en place pour nous protéger moi et mon futur enfant ? 

A compter du 11 mai 2020, vous bénéficiez des mêmes mesures de protection que les personnes vulnérables, y compris le droit de retrait.

 

 

Congés pour enfant malade ou proche aidant

Mon enfant est malade et doit rester à la maison. A combien de jours de congé ai-je droit ?

De manière générale, l’autorité d’engagement peut vous octroyer un congé rémunéré jusqu’à 5 jours par année civile lorsque un enfant est atteint dans sa santé. Au vu de la situation particulière de cette épidémie, en complément, un congé de 12 jours au plus peut être accordé. Si votre activité s’y prête, et selon votre situation, du télétravail à domicile peut vous être imposé.

Mes enfants sont malades successivement et j’ai épuisé mon droit au congé pour enfant malade. Quelles solutions s’offrent à moi ?

Dans les situations où vous seriez appelé-e à vous occuper de plusieurs de vos enfants malades ou en confinement, votre autorité d’engagement peut vous accorder un congé de courte durée supplémentaire de 12 jours au plus par enfant. Lorsque plusieurs enfants sont malades en même temps, il n’y a pas de cumul de congés.

Mon papa est malade et a besoin d’aide au quotidien, ai-je droit à un congé spécifique ?

En cas de maladie d’un proche nécessitant une prise en charge particulière, l’autorité d’engagement peut vous accorder un congé jusqu’à 12 jours ouvrables.

Si vous deviez être appelé-e à prodiguer des soins à plusieurs proches successivement, votre autorité d’engagement peut également vous accorder un congé de courte durée supplémentaire de 12 jours au plus pour chaque proche nécessitant des soins.

On entend par « proche » : le ou la conjointe, le ou la concubine, le partenaire enregistré, la mère, le père, la sœur, le frère du ou de la collaboratrice, l’enfant de 16 ans ou plus, ou toute autre personne vivant sous le même toit que le ou la collaboratrice de façon durable.

Mon enfant a été malade en janvier 2020 et j’ai épuisé à mon droit au congé. Ai-je droit à un nouveau congé dans le cadre de l’épidémie COVID-19 ?

Les congés pour enfant malade ou en confinement ainsi que les congés pour un proche nécessitant des soins liés à l’épidémie COVID-19 vous sont accordés indépendamment des congés qui vous ont déjà été octroyés ou qui le seront ultérieurement durant l’année pour même motif.

REMARQUE :

Les congés susmentionnés sont accordés au prorata du taux d’activité contractuel de la collaboratrice ou du collaborateur.

Personnes vulnérables

modifié le 07.05.20

Je fais partie des personnes particulièrement vulnérables. Quelles mesures peuvent être mise en place pour minimiser mon exposition aux risques ?

Afin de vous protéger, l’employeur doit si possible renoncer à ce que vous travailliez sur site. Vous accomplirez de préférence vos activités, ou une activité de substitution, en télétravail. Si le télétravail ne s’avère pas possible, et que la présence sur site est indispensable, l’autorité d’engagement mettra à votre disposition un espace de travail respectant la distance sociale minimale de 2 mètres.

Dès le  25 mai 2020, dans les cas où un contact étroit s’avère parfois inévitable, des mesures de protection appropriées seront prises, selon le principe STOP (substitution, mesures techniques, mesures organisationnelles, équipement de protection individuelle).

Si ces mesures ne sont pas praticables, alors vous aurez droit à un congé prolongé payé pour circonstances exceptionnelles. Il incombe à l’autorité d’engagement d’échanger avec vous avant de prendre les mesures prévues.

Au sens de l’art. 10 b al. 2 de l’Ordonnance 2 sur les mesures destinées à lutter contre le coronavirus :

  • (COVID-19) on entend par personnes vulnérables les personnes de 65 ans et plus et les personnes qui souffrent notamment des pathologies suivantes: hypertension artérielle, diabète, maladies cardiovasculaires, maladies respiratoires chroniques, faiblesse immunitaire due à une maladie ou à une thérapie, cancer selon descriptif détaillé de l’annexe 6 de l’ordonnance 2.

L’employeur peut au besoin demander un certificat médical.

Personnel vulnérable : Déclaration personnelle (DOTX, 19,25 Ko)

Personnel vulnérable : Modèle d'attestation du médecin traitant (DOTX, 17,76 Ko)

Une personne avec laquelle je fais ménage commun est particulièrement vulnérable, je souhaite la préserver au maximum. Puis-je exiger d’effectuer du télétravail ?

ajout du 24.04.2020

Dans la mesure du possible l’autorité d’engagement vous confiera du télétravail ou des tâches de substitution. Si le télétravail sur site est indispensable, il aménagera votre espace de travail de manière à respecter la distance sociale. Les horaires pourront également être adaptés pour vous permettre d’éviter les transports publics aux heures de pointe.

Lorsque, en raison du travail sur site, la communauté de vie avec le proche vulnérable n’est pas envisageable, un logement peut être mis à votre disposition gratuitement.  Le cas échéant, il vous incombe d’adresser à votre autorité d’engagement une demande motivée,  accompagnée d’un certificat médical attestant du caractère vulnérable du proche avec qui vous faites ménage commun.

Dès lors que mon conjoint une personne vulnérable, l’employeur doit-il me fournir du matériel de protection (masques, gants) pour prendre les transports publics en toute sécurité afin de me rendre au travail? (ajout 07.05.2020)

La responsabilité de l’employeur se limite au lieu de travail. Il n’a pas à fournir le matériel de protection pour prendre les transports publics ou pour les activités privées.

 

Contacts avec des personnes atteintes du COVID-19

ajout au 7.05.20

Que faire si je présente des symptômes de COVID-19 sur ma place de travail ?

En cas de toux (généralement sèche), de maux de gorge, d’insuffisance respiratoire, de fièvre, de sensation de fièvre, de douleurs musculaires, de perte soudaine de l’odorat et/ou du goût, de maux de tête, de symptômes gastro-intestinaux, de conjonctivite ou de rhume, il vous incombe de quitter votre lieu de travail en portant un masque,  de rentrer chez vous, et de prendre contact avec votre médecin ou la hotline du canton.

Mon collègue direct a été dépisté-e positif-ve au COVID-19 , est-ce que je dois rester à la maison ?

L’OFSP recommande l’auto-quarantaine à celles et ceux qui font ménage commun ou qui ont eu un contact intime (p. ex. étreinte, embrassade) avec une personne atteinte du COVID-19 ou qui en présentent les symptômes.

Les relations professionnelles avec une personne atteinte du virus ne nécessitent dès lors pas de mesure d’auto-quarantaine.

Lien site OFSP

Retour en emploi après une infection au Covid-19 ou une mesure de quarantaine

J’ai contracté le virus mais après deux semaines à la maison je me sens beaucoup mieux, puis-je reprendre le travail ?

Il appartient à votre médecin de déterminer si vous pouvez reprendre le travail. Le cas échéant, si l’activité doit s’exercer sur site, les règles de précaution (distance sociale, possibilité de se laver régulièrement les mains) doivent continuer à s’appliquer. Les mêmes dispositions s’appliquent si vous êtes une personne vulnérable.

Comme je présentais des symptômes du Covid-19, mon médecin m’a mis en quarantaine durant deux semaines. Ce délai étant échu, et les symptômes ayant disparu, puis-je retourner au travail ?

Il appartient à votre médecin de déterminer si vous pouvez reprendre le travail. Le cas échéant, si l’activité doit s’exercer sur site, les règles de prévention (distance sociale, possibilité de se laver régulièrement les mains) doivent continuer à s’appliquer.

Apprenties et les apprentis de l’ACV

Les apprentis-es doivent être traités-ées de la même manière que les collaborateurs-trices, de sorte que si un confinement est imposé aux employés-ées, il doit l’être également aux apprentis-es. Le télétravail et un encadrement à distance sont dès lors à privilégier.

Les jours de cours professionnels et interentreprises, les apprentis-es sont tenus de rester à leur domicile et passent à l’enseignement à distance. Ils doivent s’y conformer et accomplir les travaux demandés par l’école durant  la période correspond à celle des cours usuels.

Si aucune mesure d’enseignement à distance n’est mise en place, l’apprenti est tenu  de se mettre à disposition de son employeur.  Si le service est partiellement ou totalement  fermé et qu’aucune activité ne peut être confiée à l’apprenti-e sur son lieu de travail, il y a lieu de privilégier le télétravail avec un encadrement à distance. Comme le reste du personnel, il-elle peut être déplacé-e sur un autre site, voire dans un autre service.

En résumé, l’apprenti est soumis aux mêmes dispositions que le personnel du service dans lequel il est engagé.

Modalités des examens de fin d’apprentissage 2020 : 

Sous la direction du Conseiller fédéral Guy Parmelin, la Confédération, les cantons et les partenaires sociaux se sont mis d’accord le 9 avril 2020 lors d’un sommet national extraordinaire de la formation professionnelle sur une solution concertée à l’échelle nationale, permettant aux apprentis et apprenties de dernière année d’obtenir leur CFC ou leur AFP, malgré les circonstances particulières. En savoir plus

 

Contrats auxiliaires ou de durée déterminée

Je suis collaborateur-trice au bénéfice d'un contrat auxiliaire ou de durée déterminée. Ai-je droit à un congé pour assurer la garde de mes enfants en raison de la fermeture des écoles ?

Les personnes au bénéfice d’un contrat de durée déterminée et les auxiliaires ont droit aux mêmes congés que les collaborateurs-trices engagés-ées par contrat LPers, soit un congé jusqu’à 12 jours pour assurer la garde d’enfants.

Je suis au bénéfice d'un contrat auxiliaire ou d'un contrat de durée déterminée. Si je suis malade, quel est mon droit au salaire ?

Le droit au salaire d’une personne au bénéfice d'un contrat auxiliaire ou d'un contrat de durée déterminée est défini à l’art. 58 RLPers, il est de 1 mois la 1ère année, 2 mois la 2ème année, et de 4 mois dès la 3ème année. L’épidémie de COVID-19 n’entraîne pas de dérogation au dispositif réglementaire. Cependant, en application de l’art. 58 al. 3 RLPers, la situation des personnes atteintes par le COVID-19 est considérée comme particulièrement digne d’intérêt de sorte qu’elle permettra d’aller au-delà de ces normes. Chaque situation sera soumise au préavis du SPEV. 

Nouveaux engagements pendant le plan de continuité

Je dois commencer à travailler prochainement pour l'Etat. Est-ce que l’activation du plan de continuité est un motif pour remettre en question un engagement ?

Lorsqu’une confirmation d’engagement a été donnée à un-e candidat-e, que ce soit par écrit ou oralement, l’Etat doit, en application du principe de la bonne foi, honorer sa promesse et ce quand bien même le contrat n’aurait pas encore été signé.

Le fait que les activités qu’il est prévu de confier au/à la nouveau-elle collaborateur-trice soient réduites ou suspendues en raison du plan de continuité, ne constitue pas un motif pour mettre un terme au contrat avant l’entrée en fonction du/de la collaborateur-trice ou pendant le temps d’essai.

Temps d’essai

Mon entrée en fonction est reportée en raison du plan de continuité. Quand débute ma période d’essai ?

Le temps d’essai doit permettre aux parties de déterminer si leurs attentes respectives sont remplies.  Il débute lors de l’entrée en service, qui coïncide généralement avec la date du début du contrat. Cependant, dans le contexte actuel, alors que les activités sont réduites et s’exercent souvent en télétravail, l’accueil et l’intégration d’un-e nouveau-elle collaborateur-trice ne peut pas être assurée. Par conséquent le temps d’essai débutera lorsque les mesures liées à l’épidémie seront levées et que vous pourrez débuter votre activité.  La date vous sera communiquée par votre autorité d’engagement.

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