Organiser son poste pour le télétravail

Pour les services de l'Etat sous gestion de la Direction générale du numérique et des systèmes d'information (hors informatique CHUV, UNIL et Pédagogique), vous trouverez ci-dessous la palette de solutions officielles à utiliser pour vous permettre d'assumer votre activité professionnelle à distance, dans les meilleures conditions et en toute sécurité.

Les bonnes pratiques

Afin d'assurer la disponibilité et la sécurité du système d'information cantonal pour chacun, voici quelques recommandations.

Actuellement, les risques de surcharge du réseau sont réels ainsi que les risques de tentatives d'attaques informatiques. Pour s'en prémunir, les mises à jour des postes doivent continuer à être réalisée en continu, et la bande passante disponible à travers l'accès à distance (VPN) doit être réservée en priorité aux activités professionnelles et à la maintenance des postes.

Ainsi, nous vous recommandons de:

  • N’utiliser les ressources informatiques de l’Etat que pour le travail.
  • Évitez des téléchargements inutiles pour ne pas surcharger les connexions VPN.
  • N’activer la caméra que si nécessaire durant les réunions WebEx, car cela consomme beaucoup de bande passante.
  • Éviter des risques de sécurité en ne naviguant que sur des sites liés à l’activité professionnelle.
  • Utiliser son matériel privé pour toute autre activité (musique, radio, vidéo, jeux, etc.)
  • Rester vigilant vis-à-vis d’e-mails suspects, notamment ceux liés à la situation COVID.  Soyez extrêmement attentif lorsque vous devez renseigner vos identifiants et mots de passe sur un site et vérifiez toujours l’adresse affichée dans votre navigateur avant de le faire. N’hésitez pas à utiliser l’action « Signaler le courrier suspect » ou contacter le HelpDesk en cas de doute. Pour en savoir plus...

Votre mot de passe

Lorsque que vous êtes en accès distant, pensez à renouveler votre mot de passe (PDF, 556 Ko) avant l'échéance afin de ne pas être bloqué dans vos accès.

Si vous avez perdu votre mot de passe, n'oubliez pas que vous pouvez le réinitialiser via le self-service d'IAM: https://www.portail.vd.ch/iam/selfservice/

Pour profiter de ce service, l'utilisateur doit au préalable avoir renseigné une adresse e-mail de récupération et un numéro de téléphone portable. Le marche à suivre est présentée dans le guide utilisateur «Bénéficier du Self Password Reset» (PDF, 168 Ko) .

Pour en savoir plus… 

Les accès

Pour vous connecter à distance au réseau de l'Administration cantonale (ACV), deux modes d'accès sont à votre disposition:

  • Accès à distance de base: service limité aux ressources mises en ligne par le portail IAM (en particulier l'accès à la messagerie électronique, l'agenda et les contacts). Ce mode d'accès est disponible à toutes les utilisatrices et utilisateurs de l'ACV, y compris depuis leur ordinateur privé.

  • Accès à distance complet via VPN  (PDF, 0,91 Mo): cet accès n'est possible qu'avec un ordinateur préparé et géré par la Direction générale du numérique et des systèmes d'information (DGNSI). Une telle configuration permet l'accès à toutes les applications, comme si vous étiez au bureau.

    Pendant cette période de crise, l’infrastructure d’accès distants a été renforcée pour permettre à un maximum de personnes de se connecter depuis leur domicile. À cet effet, trois profils ont été créés et doivent être utilisés: 
    - ACV02, pour les collaborateurs de l’ACV
    - PCV02, pour les collaborateurs de la PCV
    - OJV02, pour les collaborateurs de l’OJV

    La capacité a encore été augmentée depuis le 26 mars et nous surveillons en permanence la disponibilité de ces infrastructures. Si vous rencontrez des lenteurs, il est possible que cela puisse être lié à votre fournisseur d'accès internet.

La téléphonie

Il est facile de dévier son téléphone professionnel sur son téléphone fixe privé ou sur son téléphone portable. 

  1. Pour les personnes qui ont accès à la téléphonie Jabber (téléphonie de l’ACV embarquée sur le PC), elles peuvent activer la déviation directement dans Jabber. Vous plus d'info sur le produit Jabber dans la rubrique ci-après.
  2. Pour les autres, si elles ont un accès VPN (Pulse), elles peuvent se connecter au portail https://phones.rcv.ch/ucmuser (avec leur identifiant Windows habituel) et activer la déviation. Si vous n'avez pas accès par VPN, il n’y a malheureusement pas de possibilité de le faire à distance.

Produit Jabber | Hébergement interne sécurisé | Guide rapide (PDF, 0,92 Mo) complet (PDF, 4,46 Mo)

La messagerie et l'agenda

Votre messagerie et agenda sont accessibles en tout temps depuis un simple accès internet.

Produit Outlook | Hébergement interne sécurisé | Guide (PDF, 0,98 Mo).

La messagerie instantanée

Le produit Jabber a été déployé sur tous les postes de l'ACV. Il offre des services de présence, de messagerie instantanée, de communication voix et vidéo, de messagerie vocale, de partage d’écran et de conférence. 

Produit Jabber | Hébergement interne sécurisé | Guide rapide (PDF, 0,92 Mo) complet (PDF, 4,46 Mo)

Le partage de fichiers

Le service partage.vd.ch (ou pour la PCV docmob.vd.ch) est à votre disposition pour répondre aux besoins d'accès à distance et d'échanges sécurisés de fichiers bureautiques avec vos partenaires internes ou externes à l’Administration cantonale vaudoise. 

Si c'est la première fois que vous utilisez ce service, une inscription préalable est nécessaire, pour l'ACV via un poste de travail connecté au réseau cantonal et pour la PCV via un email à la DAAP

Produit Partage.vd.ch | Hébergement interne sécurisé | Guide Windows (PDF, 833 Ko) Mac (PDF, 1,38 Mo) Smartphone (PDF, 818 Ko)

La vidéoconférence

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Pour permettre son hébergement en Europe, la plateforme de vidéoconférence (Webex) ne sera pas disponible du vendredi 29 mai (18 h) au mardi 2 juin (7 h).

Les documents ne seront pas sauvegardés et les réunions déjà organisées devront être reprogrammées. Merci de votre compréhension !

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Un service de vidéoconférence et de collaboration (PDF, 263 Ko) a été mis en œuvre pour répondre aux besoins de la situation.

Vidéoconférence
Produit WebEx Meetings | Hébergement partiellement externe | Video

Collaboration
Produit WebEx Teams | Hébergement partiellement externe | Guide (PDF, 2,03 Mo)

IMPORTANT : Les produits WebEx sont partiellement hébergés par un prestataire externe (Cisco). Ce que signifie que tous les échanges, même s’ils sont chiffrés par défaut, doivent être réalisés de manière réfléchie, avec comme point d’ordre la protection des données et les échanges d’informations à caractère confidentiel. Aucun document sensible ou considéré comme confidentiel ne doit être partagé. Pour les échanges de documents, privilégiez l’utilisation de la solution de Partage citée ci-dessus ou de liens vers vos référentiels documentaires.

L'impression à domicile

Si vous avez besoin de connecter votre imprimante privée à votre poste de travail professionnel, ce petit guide d’installation (PDF, 519 Ko) vous accompagnera dans la démarche.

Les questions fréquentes

1. Comment faire valoir mes nouveaux besoins d’accès ou de matériel informatique pour du travail à domicile ?

Toutes les demandes d’accès ou de matériel informatique pour du travail à domicile doivent être priorisées.

Ainsi:

  • Dans un premier temps, chaque entité de l’État doit se positionner sur les besoins de ses collaboratrices et collaborateurs et grouper ses demandes.
  • Il convient alors d’adresser sa demande détaillée au responsable pour le Plan de continuité au sein de son service, selon le processus interne établi.
  • La demande groupée sera alors transmise à la Direction générale du numérique et des systèmes d'information (DGNSI) via le chargé d’affaires concerné (liste des chargés d'affaires (PDF, 126 Ko)), afin qu'elle puisse être priorisée via un processus d’arbitrage tripartite réunissant un représentant de l'Etat major cantonal de conduite (EMCC), du SPEV et de la DGNSI.
  • Si vous avez déjà transmis directement votre demande à l'EMCC, merci d'en envoyer une copie à votre chargé d'affaires.

 

Le HelpDesk

Le HelpDesk reste disponible au 021 316 26 60 en cas de difficultés

L'état des systèmes informatiques

Vous pouvez contrôler ici en tout temps l'état de disponibilité des systèmes informatiques

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