Stratégie de sortie de crise : étape transitoire 1

En réponse à l’assouplissement progressif des mesures de protection contre le COVID-19 décidé par le Conseil Fédéral le 16 avril 2020, l’Etat de Vaud, en sa qualité d’employeur, doit préparer le retour progressif aux activités ordinaires et prendre les mesures techniques et organisationnelles afin de protéger la santé des collaborateurs, avec une attention particulières aux personnes vulnérables. Plusieurs étapes sont ainsi prévues jusqu’au début du mois de juin et la stratégie de sortie de crise du Conseil d’Etat se calquera sur le rythme du Conseil fédéral. Les mesures de cette première étape de déconfinement entrent en vigueur le 27 avril 2020 et elles sont applicables en principe jusqu'au 11 mai 2020

Les mesures prévues dans cette première étape visent à permettre une reprise progressive des activités de l’Etat tout en limitant les déplacements du personnel, et en protégeant leur santé, de même que celles des administrés et des usagers.

Elles s’appliquent à l’ensemble du personnel de l’Administration cantonale, à l’exclusion du personnel enseignant, du personnel du CHUV, des fonctions judiciaires de l’Ordre judiciaire et des magistrats du Ministère public.

Pour ce faire, le télétravail demeure donc la forme d’organisation du travail privilégiée durant cette première étape. Lorsque le bon fonctionnement du service/entité et le cahier des charges de la collaboratrice ou du collaborateur le permettent, l’activité doit donc être effectuée depuis le domicile.

Si la stratégie adoptée par le Conseil d’Etat permet d’harmoniser les pratiques au sein de l’Etat, les autorités d’engagement décident des mesures spécifiques à appliquer en prenant en considération les particularités de leurs activités et veillent à assurer la protection de la santé de leur personnel et plus particulièrement des personnes vulnérables. Elles doivent privilégier au maximum le télétravail. 

Vous trouverez ci-dessous le détail des mesures organisationnelles concernant les thèmes suivants :

Pour plus d’informations sur la reprise spécifiquement pour votre service ou activité, nous vous invitons à vous adresser directement à vos supérieurs hiérarchiques ou à vos correspondants RH.

Télétravail

Le télétravail demeure la forme d’organisation du travail privilégiée pour les activités qui s’y prêtent naturellement.

Lorsque le bon fonctionnement du service/entité le permet, tout-e collaborateur-trice qui peut exercer les trois quarts de son cahier des charges ou d’une activité de substitution depuis son domicile, est tenu-e de pratiquer le télétravail. Dans ce cas-là, la journée de travail est comptabilisée à hauteur des heures dues. Lorsque cela est justifié, il peut être dérogé à cet alinéa avec l’accord du chef.fe de département.

Si les activités qui se prêtent au télétravail sont inférieures aux trois quarts du cahier des charges, du télétravail peut être effectué partiellement sur la semaine ou la journée, en alternance avec du travail sur site.

Lorsque la  journée de travail est partagée entre du travail sur site et du télétravail, le temps consacré au télétravail est comptabilisé jusqu’au complément des heures dues.

Le télétravail ne peut pas occasionner d’heures excédentaires. Les collaborateurs-trices en télétravail peuvent toutefois effectuer des heures supplémentaires dès lors qu’elles ont été préalablement ordonnées par l’autorité d’engagement.

L’autorité d’engagement peut confier temporairement aux personnes en télétravail d’autres tâches répondant à leurs aptitudes.

Travail sur site - Mesures de distance sociales

Lorsque le travail sur site est nécessaire, l'autorité compétente doit :

  • aménager les places de travail de manière à ce qu’une distance d’au moins 2 mètres sépare les collaborateurs-trices ;
  • lorsque la distance minimale de 2 mètres ne peut pas être respectée, installer une séparation qui protège le collaborateur d’éventuelles projections de gouttelettes contaminées lors d’éternuements par exemple ;
  • organiser l'activité interne en privilégiant le courrier électronique, le téléphone et les vidéoconférences ;
  • restreindre et organiser l’accès aux locaux communs (cafétéria, espace de repos, etc.) de manière à respecter la distanciation sociale ;
  • limiter le nombre de personnes dans les bâtiments, notamment afin de garantir que la durée des interactions au cours desquelles la distance minimale n’est pas respectée est limitée autant que possible.

Afin de limiter le nombre de personnes dans les bâtiments, l'autorité d’engagement est compétente pour :

  • au besoin organiser le travail en équipes alternées afin qu’un nombre limité de personnes soient simultanément présentes dans les locaux et les espaces partagés ;
  • introduire des temps de travail et de pause décalés afin que le moins de personnes soit présent sur site en même temps ;
  • planifier les heures d'arrivée et de départ des collaborateurs-trices.

Réunions et entretiens

Il convient d’éviter tous les déplacements, entretiens ou réunions n’ayant pas une importance particulière. Les séances de travail et les entretiens se déroulent prioritairement par vidéoconférence et par téléphone.

Lorsqu’une réunion est indispensable, l’organisateur-trice est tenu de choisir une grande salle de réunion, de maintenir une distance d’au moins deux mètres entre les participant-e-s et de les inviter à éviter les contacts directs tels que les poignées de main.

Lors de réunions ou de rencontres bilatérales, chaque participant-e veillera à se conformer aux règles de comportement édictées par l’OFSP.

Contacts avec le public

Le service au guichet doit être limité aux prestations indispensables et organisé sur rendez-vous. Lorsque les prestations à la population exigent un service au guichet plus large, l’autorité d’engagement élargit les horaires d’ouverture au public afin de réduire les pics d’affluence. Dans ce cas, il organisera l’activité de manière à respecter les limites maximales de l’horaire de travail du personnel.

Les mesures suivantes seront prises :

  • marquages au sol afin de s'assurer que la distance entre les employé-e-s et les client-e-s soit d'au moins 2 mètres ;
  • si nécessaire des files d'attente sont aménagées à l'extérieur des locaux d’accueil ;
  • mise en place de panneaux de plexiglas ou des feuilles / cloisons de protection étanches placés entre la clientèle et le personnel ;
  • mise à disposition de solution hydro-alcoolique aux entrées principales et réceptions et dans les sanitaires ;
  • pose des affiches de l’OFSP ;
  • mise à disposition de désinfectants pour le nettoyage des surfaces fréquemment en contact avec les mains (bureaux, tables, meubles de réception,…) et instruction aux collaborateurs-trices pour assurer leur nettoyage plusieurs fois par jour ;
  • désignation d’une personne et d’un-e suppléant-e responsable du respect des règles d’éloignement au sein des locaux et dans la file d’attente.

Règles d’hygiène

Hygiène des mains

Toutes les personnes présentes dans les locaux  (employé-es, sous-traitant-e-s, employé-e- intérimaires, client-e-s) doivent se laver régulièrement les mains à l'eau et au savon.

Cela est particulièrement requis en arrivant au travail, avant et après les pauses et avant et après les réunions. Lorsque cela n'est pas possible, du désinfectant pour les mains doit être mis à disposition.

Matériel

Lorsque les ordinateurs de bureau, les claviers, les téléphones et les outils de travail sont partagés, les collaborateur-trice-s qui les utilisent sont tenus de les nettoyer avant usage.

Les collaborateur-trice-s sont tenu-e-s d’utiliser des vêtements de travail personnels et de les laver régulièrement.

 Les collaborateur-trice-s veillent à ne pas partager les tasses, les verres, la vaisselle ou les ustensiles. Ils/elles les nettoient à l'eau et au savon après utilisation

L’autorité d’engagement veille :

  • à retirer les magazines et les journaux des salles d'attente et des zones communes ;
  • à ventiler les zones de travail qui le permettent environ 4 fois par jour pendant au moins 10 minutes ;
  • à ce que les distributeurs de savon et de serviettes jetables et soient systématiquement remplis et que des stocks suffisants soient disponibles ;
  • à ce que des solutions pour désinfecter les installations sanitaires (en particulier lorsque ces installations sont aussi utilisées par le public) soient mises à disposition ;
  • à ce que les poignées de porte, les boutons d'ascenseur, les rampes, les machines à café et autres objets qui sont souvent touchés par plusieurs personnes soient régulièrement nettoyées par le personnel de nettoyage.

Matériel de protection

Sous réserve d’activités spécifiques et d’instructions des organes sanitaires ou des branches professionnelles compétentes, l’utilisation par les collaborateurs-trices d’équipements de protection comme les gants, les masques ou les lunettes de protection n’est pas nécessaire.

Le cas échéant, il incombe à l’autorité d’engagement de fournir ces équipements et de s’assurer qu’ils sont bien utilisés par les collaborateurs-trices.

Le personnel qui n’est pas tenu de porter un équipement de protection demeure libre de le faire. Le matériel est alors fourni par ses soins.

Informations complémentaires sur le port de masques :

FAQ  « Port de masques dans l’espace public: questions et réponses » de l'OFSP

L'intervention d'Unisanté

Au besoin les autorités d’engagement  s’adressent à UniSanté pour tout conseil relevant de la protection et de la santé au travail pour les collaborateurs-trices et de l’adéquation des mesures  prises dans la mise en place du plan de protection en lien avec les activités déployées dans le service.

Le/la collaborateur-trice qui estime que les mesures de protection ou les prescriptions de l’OFSP ne sont pas respectées peut solliciter l’intervention d’UniSanté. 

Dans l’attente de la prise de position d’UniSanté, le/la collaborateur-trice est autorisé à suspendre son activité. Le cas échéant son salaire lui est payé normalement. 

Personnes vulnérables

Pour les personnes considérées vulnérables au sens de l’art. 10b, al. 2 et 3 de l’ordonnance 2 COVID-19, l’autorité d’engagement est compétente pour :

  1. prendre les mesures organisationnelles et techniques afin qu’elles puissent remplir leurs obligations professionnelles depuis la maison (télétravail) ;
  2. si les tâches habituelles ne peuvent pas être exercées à domicile, leur confier des tâches de substitution répondant à leurs aptitudes qui peuvent être exercées à domicile ;
  3. lorsque la présence de collaborateur-trice-s vulnérables sur site est indispensable en tout ou partie, mettre à leur disposition un bureau, un environnement ou un espace de travail individuel, à défaut délimiter clairement une zone d’activité respectant la distance sociale minimale de 2 mètres ;
  4. accorder un congé prolongé payé pour circonstances exceptionnelles lorsque le/la collaborateur-trice vulnérable ne peut exercer une activité dans le cadre des chiffres 1 à 3 ;
  5. consulter les collaborateur-trice-s concerné-e-s avant de prendre les mesures prévues.

Le/la collaborateur-trice vulnérable peut refuser d’accomplir une tâche qui lui a été attribuée si l’autorité d’engagement ne remplit pas les exigences visées aux al. 1 à 4 ou si, pour des raisons particulières, il ou elle estime que le risque d’infection au coronavirus est trop élevé malgré les mesures prises au sens des al. 3.

Les employés font valoir leur vulnérabilité moyennant une déclaration personnelle. L’employeur peut exiger un certificat médical conformément à l’art. 10c al. 8 Ordonnance 2 COVID-19 du 13 mars 2020.

Personnel vulnérable : Modèle d'attestation du médecin traitant (DOTX, 17,76 Ko)

Personnel vulnérable : Déclaration personnelle (DOTX, 19,25 Ko)

Personnel faisant ménage commun avec une personne vulnérable

Lorsque le/la collaborateur-trice atteste qu’il fait ménage commun avec une personne vulnérable au sens de l’art. 10b, al. 2 et 3 de l’ordonnance 2 COVID-19, l’autorité d’engagement l’autorise, au même titre qu’une personne vulnérable, à effectuer son activité en télétravail ou, en cas d’impossibilité, elle lui confie des tâches de substitution répondant à ses aptitudes.

Lorsque la présence du/de la collaborateur-trice sur site est indispensable, l’autorité d’engagement met si possible à sa disposition un bureau, un environnement ou un espace de travail individuel, à défaut elle délimitera clairement une zone d’activité respectant la distance sociale minimale de 2 mètres. Dans les situations qui le nécessitent, lorsqu’un-e collaborateur-trice doit rester éloigné-e d’un proche vulnérable, une solution d’hébergement temporaire pourra être gracieusement mise à disposition par l’employeur sur la base d’une demande motivée et approuvée par l’autorité d’engagement.

Recours aux structures d’accueil

Les enfants des collaborateurs/trices engagé-e-s dans la lutte contre la pandémie ou affecté-e-s à des tâches prioritaires du plan de continuité sont accueillis en priorité dans leur structure d’accueil habituelle.

Jusqu’au 8 mai 2020, les collaborateurs/trices de l’Etat engagé-e-s dans la lutte contre la pandémie ou affecté-e-s à des tâches prioritaires dont les enfants, usuellement non-inscrits dans une structure d’accueil affiliée à un réseau, ont été accueillis dans le cadre du dispositif d’accueil d’urgence mis en place depuis le 18 mars, peuvent continuer de placer leur enfant dans cette structure.

Dès le 27 avril 2020, les réseaux facturent la prestation d’accueil selon leurs grilles tarifaires respectives.

Selon le dispositif mis en place pour cette période transitoire, les structures d’accueil affiliées aux réseaux donnent la priorité à l’accueil des enfants des parents qui doivent travailler sur le lieu usuel  - dans la mesure des places disponibles, ces structures peuvent accueillir des enfants dont les parents sont en télétravail.

Durant l’étape transitoire 1, l’autorité d’engagement accorde le temps nécessaire pour assurer la garde ou pourvoir aux tâches éducatives des enfants jusqu’à 12 ans au plus conformément aux dispositions de l’art. 8 de l’arrêté relatif aux conditions de travail du personnel de l'Etat de Vaud durant l'épidémie de COVID-19 du 8 avril 2020.

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