Chiffres clés
Chiffres tous azimuts...
Accroissement historique
Un graphique et une formule : depuis 1985, l’accroissement annuel moyen des fonds d’archives officielles et privées est supérieur à 700 mètres linéaires. Les Archives cantonales vaudoises hébergent à fin 2018 près de 37 km d'archives, faisant d'elles le deuxième plus grand dépôt de Suisse après les Archives fédérales suisses.
Le personnel
Personnel régulier et temporaire (nombre de personnes)
Personnel régulier et temporaire (équivalent plein temps)
La comparaison entre les ratios "nombre de personnes" (graphique du haut) et ceux "équivalent plein temps" (graphique du bas) indique un renversement des forces: dans le deuxième cas, le personnel fixe représente plus de 2/3 du personnel, alors que dans le premier cas, c'est le contraire, avec le personnel temporaire sur-représenté à 2/3. Si le personnel temporaire (parmi lesquels on compte les stagiaires et les civilistes) permet de décupler les forces dans le cadre de la réalisation des inventaires d’archives, il faut également tenir compte de l’investissement du personnel régulier à titre de formation des auxiliaires.
Archives publiques et archives privées
Entrées et mesures des fonds
Le ratio entre la quantité (mesurée en mètres linéaires) d’archives administratives comparée à celle issue des fonds privés indique que le rapport est d’environ deux tiers un tiers en faveur des premières. L’année 2015 fait exception en raison de l’entrée aux ACV du fonds de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire (ACV N14) qui a lui seul mesure près de 450 mètres linéaires. Il en va de même en 2018 avec la donation des archives des quatre Compagnies de chemin de fer du Chablais, avant leur fusion sous le nom des Transports publics du Chablais : Aigle-Leysin; Aigle-Seppey-Diablerets; Bex-Villars-Bretaye; Aigle-Ollon-Monthey-Champéry, et des archives historiques de l'Hôpital Riviera-Chablais.
Versements des fonds
Si les fonds issus des archives publiques sont plus volumineux que ceux issus du privé, l’analyse du nombre de versements indique que les premiers sont plus condensés que les seconds. Le graphique met en évidence le phénomène de l’atomisation des fonds privés, qui sont plus petits mais font (trop) souvent l’objet de plusieurs versements pour un même fonds. Les archives étant rangées en fonction des versements et non pas de manière organique par fonds, cette atomisation se répercute physiquement dans les dépôts.
Conservation et élimination d’archives
Accroissement et élimination des fonds publics
Contrairement à une idée reçue, ce graphique montre que le taux moyen annualisé de conservation de la production de l’Administration à des fins patrimoniales et probatoires oscille entre 10 et 25%. L’explication provient en partie d’un changement dans la prise en charge documentaire par les ACV, qui interviennent dorénavant en amont dans le cycle de vie du document, ce qui implique un contrôle globalisé des éliminations.
Inventaires des fonds
Un graphique et un chiffre : 98. Il s'agit du taux de couverture des inventaires. Autrement dit, 98% des fonds d'archives sont au bénéfice d'un inventaire, sachant que tout fonds fait l'objet d'une description dans DAVEL, et ceci dès son versement. Si l'information au sujet du versement d'un fonds est portée immédiatement à la connaissance du public, ledit fonds n'est en principe pas consultable tant qu'il n'est pas inventorié. Les fonds dont l'inventaire est réalisé dans DAVEL avec le logiciel métier scopeArchiv™, sont distingués de ceux dont l'inventaire pré-existait. A des fins d'homogénéisation et pour préserver le confort et les habitudes des usagers de différentes générations, chaque fonds réalisé à l'aide de scopeArchiv™ fait l'objet de l'établissement d'un inventaire "classique" (papier et pdf adossé à l'unité de description scopeArchiv™ correspondante), pendant que chaque inventaire papier "classique" est numérisé et intégré dans DAVEL, avec ajout d'une description générale du fonds selon les standards du logiciel et de l'archivistique. La démarche en cours est de faire disparaître tous les inventaires manuscrits et dactylographiés (ce qui est déjà acquis) et ceux réalisés avec le logiciel de traitement de texte pour les sécuriser dans la base de données et les faire évoluer au fil des nouveaux environnements informatiques.
Le public
Consultations d’archives en salle de lecture et demandes à distance
Ce graphique témoigne d’une grande stabilité dans la consultation d’archives en salle de lecture, tant au niveau du nombre des usagers que de la quantité de documents commandés. Le volume des demandes à distance, à savoir celles débouchant sur l’envoi d’un courrier scientifique ainsi que les demandes par téléphone est également constant, en rythme annualisé (2014-2018). Il est parmi les plus élevés des dépôts d'archives en Suisse.
Prêts à l'extérieur
Les prêts à l'extérieur des ACV concernent aussi bien l'Administration que tous organes, institutions ou personnes privées pouvant potentiellement avoir besoin de prouver, consulter ou exposer des documents d'archives. Dans le cas de l'Administration, le ou les dossier(s) quittent les ACV pour rejoindre le service producteur d'archives; en principe, les unités administratives consultent les dossiers relatifs à leur propre domaine. Notons que ces chiffres n'englobent pas d'autres types de relations entre les ACV et l'Etat, comme une consultation sur place qui n'engendre pas de prêt de dossier (dans ce cas, les documents consultés sont tracés par la base de données des flux de documents), la transmission d'informations pratiques directement par courriel ou téléphone, ou encore l'envoi par poste de documents certifiés conformes. De grandes expositions ont accueilli des documents des ACV, hors du canton de Vaud et à l'étranger.
Ainsi, au fil des années : On est de Berne ! Histoires de la vie ordinaire en Pays de Vaud sous l'Ancien Régime et Liberté, Egalité, ... Fraternité ? Vivre la révolution en Pays de Vaud (1998); Millénaire de la donation de Moutier-Grandval (1999); Heinrich von Geymüller (1839-1909), Architekturforscher und Architekturzeichner (2009); Johann Rudolf Rahn (1841-1912): zeichnender Forscher und Pionier der Denkmalpflege (2011); Otto der Grosse und das Römische Reich. Kaisertum von der Antike zum Mittelalter (2012); Viollet-le-Duc, les visions d’un architecte (2014); Ans Licht : Schätze aus der Glasmalerei Werkstatt Röttinger et Quand l’Encyclopédie d’Yverdon va à la rencontre des villes européennes (2015); Les Vies de châteaux. De la forteresse au Monument et Châteaux forts et chevaliers. Genève et la Savoie au XIVe siècle (2016).
Typologie des demandes et recherches lors des visites aux ACV
La bibliothèque
Nouveaux ouvrages et monographies
La Bibliothèque des ACV s’enrichit chaque année d’environ 1000 à 1500 nouveaux ouvrages, ce qui témoigne de son dynamisme. Les achats et abonnements aux périodiques représentent environ 50% de l’accroissement, alors que l’autre moitié provient de dons ou de dépôts d’ouvrages et d’extraction de fonds d’archives. A noter que les bibliothèques provenant de fonds privés et qui ont une valeur intrinsèque, relative à leur constitution, sont conservées telles quelles, dans le respect de l’unité du fonds, et n’entrent par conséquent pas en ligne de compte dans cette mesure.
Instruments de recherches sur internet
Bases de données : DAVEL et Panorama
DAVEL, la base de données en ligne des inventaires d’archives des ACV, comptabilise largement plus de 1 million de pages vues. Panorama est la base de données en ligne des inventaires d’archives communales, avec moins de visiteurs, qui en font toutefois une utilisation plus intensive (comparaison des ratios visiteurs/visites). Si DAVEL a un public plus large, Panorama a assurément un public plus ciblé, de proximité.
Accroissement de DAVEL (fonds et Unités de descriptions)
La variabilité dans les chiffres s’explique par l'automatisation des migrations de données provenant des inventaires pré-existants et qui sont progressivement implémentés dans le programme informatique utilisé actuellement. Cette pratique concerne la politique de gestion de l'arriéré, une notion importante en terme d'archivistique.
Panorama : aperçu géographique du nombre d’inventaires et des communautés
Source des données : G. Coutaz, B. Kupper, R. Pictet, F. Sardet (dir), "Panorama des Archives communales vaudoises 1401-2003", Lausanne : 2003, Bibliothèque historique vaudoise, p. 68.
Numérisation et webstats
Fichiers numériques produits
Les fichiers numériques produits depuis 2014 comprennent pour l’essentiel les registres de Paroisse (fonds Eb), les registres d’Etat civil (fonds Ed), la section des Terriers (fonds F), les plans cadastraux (fonds Gb), les cartes et plans isolés (fonds Gc), ainsi que le fonds étatique historique du « Département des travaux publics, monuments historiques et archéologiques » (K IX, AMH), et des documents isolés appartenant à des fonds d'archives privées.
Pour en savoir plus sur la numérisation...
Site internet
Le site Internet des ACV : un outil de communication moderne, accessible au plus grand nombre, avec une fréquentation en pleine croissance (220'000 visites en 2017). Notons qu'avec la nouvelle mouture du site entré en vigueur le 24 avril 2018, le suivi des statistiques web sera intéressant : avec l'explosion du multi-écrans (ordinateurs, smartphones, tablettes tactiles, etc.), le nombre de pages est réduit pour une longueur qui augmente, grâce à la facilité du scrolling (défilement). Le nombre de visites montrera-t-il une inflexion ? L'indicateur du nombre de secondes ou minutes passées sur une page prendra assurément de l'importance.