Imposition des bénévoles - Règlement de frais

Publié le 23.10.2019

Pour atteindre les buts qu'elles se sont fixées, les associations fonctionnent principalement avec des bénévoles. Or il peut arriver que des volontaires sont défrayés pour le temps mis à disposition ou pour différents frais que leur engagement occasionne. Normalement, tout franc donné à une personne devrait faire l'objet d'un certificat de salaire (CS). Consciente de la complexité administrative que cela pourrait occasionner, l'Administration Cantonale des Impôts (ACI) a publié un règlement de frais applicable par toute association pour lui éviter, dans un cadre donné, de devoir établir ces fameux CS. Les principaux aspects de ce règlement sont décrits dans cet article.

Vous trouverez en lien à la fin de cet article le règlement des remboursements de frais applicable au personnel exerçant une activité bénévole pour le compte d’une association locale (soumise au régime ordinaire), les clubs sportifs par exemple. Par souci de simplification administrative et pour autant que l’association locale s’engage à respecter toutes les dispositions de ce règlement pour son personnel bénévole, il n’est pas nécessaire de le faire valider formellement auprès de l’autorité fiscale pour agrément. Dans la mesure où ce règlement est appliqué intégralement par chaque association locale, il peut être renoncé à établir un certificat de salaire pour le personnel bénévole en activité (Art. 6 du règlement).

Les frais suivants peuvent être remboursés de manière totale, sans plafonnement :

  • Les frais de déplacements en train sont remboursés sur la base des frais effectivement engagés.
  • Les frais de déplacements en transport public urbain suisse ou étranger sont remboursés sur la base des frais effectifs.
  • Le personnel bénévole qui doit effectuer un déplacement pour l'association ou qui, pour d'autres motifs, est obligé de prendre ses repas hors de son lieu d'activité habituel, peut prétendre aux allocations forfaitaires suivantes :
    ⇒ Petit-déjeuner jusqu'à 15.- francs ;
    ⇒ Repas de midi jusqu'à 30.- francs ;
    ⇒ Repas du soir jusqu'à 35.- francs.
  • Les frais de déplacements professionnels effectués au moyen d’un véhicule privé sont indemnisés pour autant que ce moyen de transport permette un gain de temps ou une économie substantielle ou encore que l’utilisation des transports publics ne soit pas adaptée aux circonstances. L’indemnisation est effectuée sous forme d’une indemnité kilométrique sont le montant s’élève au maximum à 0.70 francs par kilomètre.

Pour les menues dépenses, un forfait annuel de 1'000.- francs est accepté. Par menues dépenses, on entend des frais tel que la mise à disposition de locaux, les frais téléphoniques ou d'expédition, ou encore de matériel bureautique. Au-delà de ce forfait, il s'agit d'établir un CS pour l'ensemble de l'argent perçu.

Arbitres et entraîneurs

Les indemnités d'arbitrage, un dédommagement forfaitaire comme entraîneur d'une équipe ou les subsides Jeunesse+Sport sont par exemple compris dans ces menues dépenses. Il s'agira par contre de lister tous les déplacements effectués et de les rembourser sur la base de notes de frais effectifs. Ces documents devront être présentés à l'ACI en cas de contrôle. Cette dernière se réserve d'ailleurs le droit de procéder à des contrôles spécifiques sur les règlements mis en place par les associations locales.

Pour les cas où une association locale souhaiterait s’écarter de tout ou partie des dispositions du règlement, elle devra s’adresser à l’ACI à l'adresse ci-dessous.

Exemple de note de frais

Voici un exemple de note de frais qu'il s'agira de présenter sur demande de l'ACI en cas de contrôle.

Note de frais mars 2019
Date Raison Type Nombre Tarif Frais
04.03.2019 Entraînement Déplacement 12 km 0.70 CHF 8.40 CHF
05.03.2019 Match Déplacement 55 km 0.70 CHF 38.50 CHF
05.03.0219 Repas post-match Repas de midi 1 30.00 CHF 30.00 CHF
11.03.2019 Entraînement Déplacement 12 km 0.70 CHF 8.40 CHF
18.03.2019 Entraînement Déplacement 12 km 0.70 CHF 8.40 CHF
22.03.2019 Camp d'entraînement Déplacement 150 km 0.70 CHF 105.00 CHF
24.03.2019 Repas camps Souper 2 35.00 CHF 70.00 CHF
24.03.2019 Repas camps Petit-déjeuner 2 15.00 CHF 30.00 CHF
24.03.2019 Repas camps Dîner 2 30.00 CHF 60.00 CHF
24.03.2019 Camp d'entraînement Déplacement 150 km 0.70 CHF 105.00 CHF
25.03.2019 Entraînement Déplacement 12 km 0.70 CHF 8.40 CHF
31.03.2019 Menues dépenses Forfait mensuel 1   100.00 CHF
TOTAL 572.10 CHF

 

Avec dix notes de frais de cette ampleur, le club ne devra pas établir de CS malgré le fait que cet entraîneur aura touché plus de 5'000.- francs sur l'ensemble de l'année.

 

Contact pour s'écarter de ce règlement de frais

Administration cantonale des impôts
Centre de compétence Economique PP
Route de Berne 46

1014 Lausanne

 

Liens

 

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