Organisation
Selon l'art. 953 CC, "L'organisation des bureaux du registre foncier, la formation des arrondissements, la nomination et le traitement des fonctionnaires, ainsi que la surveillance, sont réglés par les cantons. Les dispositions prises par les cantons, à l'exclusion de celles qui concernent la nomination et le traitement des fonctionnaires, sont soumises à l'approbation de la Confédération."
Selon l'art. 104 a ORF (Ordonnance sur le registre foncier), l'Office (fédéral) chargé du droit du registre foncier et du droit foncier exerce la haute surveillance en matière de registre foncier.
Dans le canton de Vaud, c'est la loi vaudoise du 9 octobre 2012 sur le registre foncier (ci-après LRF) qui règle l'essentiel des points prévus à l'art. 953 CC.
Organisation administrative
L'article 2 al. 3 LVRF dispose que "le Département des finances est l'autorité cantonale de surveillance du registre foncier ; il exerce son action par l'intermédiaire de l'inspectorat". L'inspectorat a à sa tête l'inspecteur cantonal du registre foncier. Selon la décision du Conseil d’Etat du 11 mars 1998, l’office du registre foncier est rattaché administrativement au secrétariat général du Département des finances.
Sur le plan administratif, l'Inspectorat du Registre foncier exerce la surveillance générale de la gestion des conservateurs ; il informe les conservateurs sur les dispositions légales nouvelles et ordonne leur mise en application ; il entretient des relations avec les inspecteurs du registre foncier des cantons suisses et avec les associations professionnelles (notaires, géomètres, etc.) ; il participe à la Commission d'estimations fiscale des installations techniques et industrielles dont il tient le secrétariat; enfin, il participe activement à la mise en œuvre et au suivi de l'informatisation du registre foncier.
Organisation juridique
L'organisation de la surveillance du registre foncier varie d'un canton à l'autre; elle peut comporter une ou deux instances. Les cantons qui ont institué deux instances ont généralement mis en place une autorité administrative – l'Inspectorat ou le Service juridique du registre foncier – chargé de la surveillance générale prévue aux articles 956 et 957 CC, ainsi qu'une autorité de recours pour statuer sur les plaintes contre la gestion du registre (Steinauer Paul-Henri, "Les droits réels", tome I, 3e éd., 591ss, p. 167ss). Les organes de surveillance ont des fonctions de deux ordres : celle de surveillance générale en procédant à des inspections régulières des registres fonciers et contrôles de la tenue de leurs documents et une fonction juridictionnelle en statuant sur les recours contre les décisions prises par les conservateurs du registre foncier.
Dans le cadre de ses fonctions judiciaires, l'Inspectorat instruit pour le Département des finances les recours formés contre les décisions des conservateurs.
L'art. 102 ORF prescrit qu'il y a recours à l'autorité cantonale de surveillance et, en dernier ressort, au Tribunal fédéral contre la gestion du conservateur du registre foncier.
L'art. 25 al. 2 LVRF prescrit, quant à lui, que toutes les décisions du conservateur du registre foncier peuvent faire l'objet d'un recours, dans un délai de trente jours, par acte écrit et motivé adressé au Département des finances.
Les décisions du Département des finances peuvent être déférées au Tribunal administratif puis, le cas échéant, au Tribunal fédéral. Selon l'art. 102 al. 2 ORF, les décisions rendues en dernière instance cantonale sont notifiées à l'Office fédéral de la justice qui peut interjeter un recours de droit administratif au Tribunal fédéral contre ces décisions.