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Point séance

Séance du Grand Conseil du mardi 11 octobre 2022, point 3.19 de l'ordre du jour

Texte déposé

 

Depuis janvier 2022, une centrale d'achat a été mise en place par le Département de l'Enseignement et de la Formation professionnelle.

 

Presque aucune commande ne peut être effectuée sans passer par « La Place » qui enregistre, évalue, compare, contrôle, valide et commande.

 

A l’usage, les problèmes sont nombreux.

 

Certains objets sont 2,5 fois plus chers sur « La Place » que sur le marché traditionnel.

 

Le contact humain est difficile car tous les échanges s'effectuent par courriel.

 

Pour certaines commandes simples, il peut y avoir plus de 15 échanges de courriels (pratique guère compatible avec la sobriété informatique souvent invoquée).

 

Pour des branches comme la Musique ou la Chimie, passer par « La Place » complique tout de manière absolument inutile.

 

Afin d'en améliorer rapidement le fonctionnement, le DEF ne devrait-il pas évaluer quels sont les dysfonctionnements de cette plateforme ?

 

 

 

Transcriptions

Mme Séverine Evéquoz (VER) — Président-e

Département de l’économie, de l’innovation, de l’emploi et du patrimoine

M. David Vogel (V'L) —

Question orale David Vogel au nom Vert'libéraux – Le problème est dans « La Place » (22_HQU_91)

Depuis janvier 2022, une centrale d'achat, qui s’appelle La Place, a été mise en place par le Département de l'enseignement et de la formation professionnelle. Presque aucune commande ne peut être effectuée sans passer par « La Place » qui enregistre, évalue, compare, contrôle, valide et commande. A l’usage, les problèmes sont nombreux. Certains objets sont 2,5 fois plus chers sur « La Place » que sur le marché traditionnel.Le contact humain est difficile car tous les échanges s'effectuent par courriel. Pour certaines commandes simples, il peut y avoir plus de 15 échanges de courriels – pratique guère compatible avec la sobriété informatique souvent invoquée).Pour des branches comme la musique ou la chimie, passer par « La Place » complique tout de manière absolument inutile.

Afin d'en améliorer rapidement le fonctionnement, le département ne devrait-il pas évaluer quels sont les dysfonctionnements de cette plateforme ?

Mme Isabelle Moret (CE22-27) — Conseiller-ère d’Etat

Dans le cadre du rapport d’audit de la Cour des comptes de 2014 sur la fonction Achats de fournitures et biens mobiliers à l’Etat de Vaud, le Conseil d’Etat a décidé de charger l’ancien Département des finances et des relations extérieures, en collaboration avec les autres départements, d’évaluer la mise en place d’une nouvelle organisation des achats de biens transversaux et massifiables pour l’ensemble de l’Administration cantonale vaudoise (ACV). Cette mission incluait le développement d’un nouveau système d’informations en matière d’achats et de logistique. Sur cette base, fin 2018, le Grand Conseil a adopté le projet de décret de mise en œuvre de ladite réforme ayant pour but de doter l’Etat d’une stratégie globale en matière d’achats de biens et de services. De plus, cela devait s’inscrire dans le respect du cadre légal en vigueur en matière de marchés publics. En collaboration avec l’ensemble des départements, les travaux de mise en œuvre ont débuté en 2019. Dans un premier temps, une nouvelle organisation des achats s’est mise en place sous l’acronyme DAL (Direction des achats et de la logistique) en remplacement de la Centrale d’achats de l’Etat de Vaud (CADEV).

Dans un deuxième temps, début janvier 2022, une nouvelle plateforme d’achats a été mise à disposition des utilisateurs de l’ACV, soit « LA PLACE » (acronyme de la PLateforme des AChats de l’Etat de Vaud). Dès lors et en regard du règlement des achats de l’Etat de Vaud adopté par le Conseil d’Etat, tous les services de l’ACV sont invités à passer commande pour leurs acquisitions de biens massifiables sur « LA PLACE », à l’exception du corps enseignant des écoles obligatoires qui passent leurs commandes sur leur application propre « STOCKEO » interfacée à « LA PLACE ». Afin d’accompagner les utilisateurs sur la nouvelle plateforme, des formations ont été dispensées, une hotline est à disposition et, sur demande, une personne de la DAL se rend chez l’utilisateur afin de répondre à ses interrogations pratiques. En termes de processus d’achats, les utilisateurs sont libres d’exprimer une demande d’achat ou un nouveau besoin. Une fois le produit trouvé, la DAL s’assure qu’il corresponde bien au besoin et au budget de l’utilisateur. Ce dernier peut dès lors passer commande au fournisseur qui le livrera directement. Pour ce qui est des articles dans l’assortiment du stock de la DAL, ils sont livrés par la logistique de la DAL directement à l’utilisateur. L’intervention du secteur des achats de la DAL se limite uniquement aux nouvelles demandes d’achats, soit des besoins nouveaux, des demandes spécifiques, des conseils aux utilisateurs ou de la préparation d’un marché public. L’ensemble du personnel de la DAL est disponible par messagerie et téléphone en tout temps. En parallèle, des commissions d’achats spécifiques incluant les utilisateurs, prioritairement pour les branches spécifiques et artistiques dans l’enseignement, sont en cours de création. Au surplus, une liste d’exceptions d’articles destinés notamment au corps enseignant a été identifiée afin de permettre à ce dernier de les acquérir sans passer par « LA PLACE » sous réserve des directives de leur direction respective. Concernant les coûts des articles proposés dans le catalogue de la DAL, ils sont dans leur grande majorité attractif par rapport aux marchés en raison du volume d’acquisition.

Toutefois, il est important de souligner que le prix n’est pas le seul critère dans le choix des articles proposés aux utilisateurs. En effet, il tient compte d’autres paramètres comme la qualité, la proximité d’approvisionnement, l’impact sur l’environnement, la disponibilité dans le temps, etc. Chacun des articles proposés sur « LA PLACE » fait l’objet d’une mention durabilité, concept développé par la DAL en collaboration avec le Bureau de la durabilité de l’Etat. De plus, des audits indépendants destinés à vérifier les conditions de production de biens acquis sont ponctuellement réalisés pour certains équipements techniques, ce qui peut susciter une certaine majoration de leur prix. En conclusion, au vu de ces différents éléments, le Conseil d’Etat considère que le fonctionnement de ce système est globalement satisfaisant, même si des améliorations doivent encore être réalisées, en raison de la jeunesse de la plateforme. Ces démarches sont en cours, afin de répondre au mieux aux utilisatrices et utilisateurs de « LA PLACE ».

M. David Vogel (V'L) —

Je vous remercie pour votre réponse. A mon sens, ce qui est durable, c’est le mécontentement des utilisateurs. Au-delà de cela, avez-vous une date afin de faire une nouvelle évaluation ?

Mme Isabelle Moret (CE22-27) — Conseiller-ère d’Etat

Si vous avez des contestations particulières, je vous invite à m’envoyer un courriel avec l’objet exact, et la date exacte. Je vous répondrai directement et cela me permettra de constater où sont les éventuels problèmes, s’il y en a vraiment.

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