Archives communales

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Les principaux outils proposés aux communes pour faciliter la gestion du cycle de vie de leurs dossiers sont les suivants :

Les archives communales : définition et rôle

Les archives communales sont constituées de l’ensemble des documents produits ou reçus par les autorités communales et leur administration dans le cadre de leurs activités, ce quel que soit leur support.

Les archives garantissent la sécurité du droit et protègent les intérêts légitimes des citoyens. Elles constituent une part essentielle de la mémoire communale.

La gestion documentaire et l’archivage permettent notamment de :

  • retrouver facilement les informations utiles
  • assurer l’efficacité et la continuité de l’action communale
  • défendre les droits des autorités communales et des citoyens
  • garantir la transparence des activités communales
  • contrôler l’accès aux données personnelles sensibles
  • constituer un patrimoine unique et irremplaçable pour l’histoire du territoire communal.

Les bases légales

La loi sur l'archivage (LArch) et son règlement d'application (RLArch) s’appliquent à l'ensemble des administrations publiques du canton de Vaud.

Les communes, les entités intercommunales et les tiers remplissant une tâche d'utilité publique sur mandat d’une ou plusieurs communes (ex. : bureau technique privé) sont soumis à la LArch et doivent en respecter les principes et les dispositions pratiques.

Les communes appliquent la loi de manière autonome et conservent elles-mêmes leurs archives historiques. Le/la syndic/que est responsable de la bonne gestion des archives communales (LArch art. 8, al. 2). Il/elle peut déléguer cette compétence au secrétaire municipal ou à un-e archiviste communal-e. Les communes peuvent développer des solutions intercommunales pour assurer la gestion et la conservation de leurs archives historiques.

Les entités intercommunales

La LArch précise que la commune-siège de l’entité intercommunale est celle à laquelle l’entité doit remettre ses archives historiques au terme de leur délai d’utilité. Il est nécessaire de régler la question de l’archivage des dossiers et des données d’une entité intercommunale dans la convention qui lie les parties prenantes à cette entité.

Chaque commune doit s’assurer qu’elle peut en tout temps accéder aux documents liés à une tâche communale, même lorsque cette dernière est déléguée.

Les originaux sont produits par l’entité intercommunale, qui doit les remettre à la commune-siège régulièrement et au plus tard lors de la cessation de ses activités. Les dossiers constitués dans les communes sont considérés comme des exemplaires secondaires. Ils peuvent en principe être éliminés une fois leur délai d’utilité échu. En l’absence de traitement de la question de l’archivage dans la convention qui lie les parties prenantes à l’entité intercommunale, il est toutefois recommandé de vérifier que celle-ci gère correctement ses archives et les remet régulièrement à la commune-siège.

Les fusions de communes

En cas de fusion, les archives des anciennes communes sont closes le jour de la fusion ; elles forment des unités distinctes et inaliénables. Les archives de la nouvelle commune sont créées et gérées distinctement dès l’entrée en vigueur de la fusion.

Pour en savoir plus sur les archives et les fusions : la fiche 14 du Guide des fusions et l'article "Des fusions sans confusion d'archivesCanton - Communes n°19, septembre 2010.

Le rôle des Archives cantonales

Les Archives cantonales vaudoises exercent auprès des communes une fonction de conseil et de soutien, ainsi que, selon les situations, un droit d'inspection.

Elles proposent régulièrement une formation spécialement consacrée aux communes et, sur demande, des expertises en matière de conservation et de gestion documentaire.

Pour en savoir plus: Ligne de partage entre les communes et les Archives cantonales

Les archives publiques et privées

Parmi les documents conservés par les Archives communales, il faut distinguer deux catégories :

  • les archives publiques, produites par l'administration communale et dont la gestion et la consultation sont soumises à la LArch et à ses lois connexes (loi sur l’information LInfo et loi sur la protection des données LPrD)
  • les archives privées, produites par les sociétés locales, entreprises, familles ou habitants de la commune. Leur prise en charge et leur consultation doivent être réglées par une convention de donation ou de dépôt.

Pour en savoir davantage sur les archives privées, consulter la publication de l’Association vaudoise des archivistes (AVA) à ce sujet.

Le cycle de vie des dossiers

Le cycle de vie des dossiers peut être représenté de la façon suivante :

Base : eCH-0164 - Modèle de cycle de vie d’une affaire

 

Le cycle de vie est marqué par 3 moments clés :

  • l’ouverture d’un dossier, qui se voit attribuer des métadonnées de classement (rattachement au plan de classement)
  • la clôture du dossier, qui permet de calculer la date de proposition du dossier à l’échéance de sa durée d’utilité. En principe, la date de proposition est calculée au moment de la clôture, à partir de la dernière modification de son contenu
  • l’échéance de la date de proposition, qui indique que le dossier doit être proposé aux Archives communales pour validation de l’évaluation prospective (élimination ou versement)

Attention : la gestion du cycle de vie se prépare. C’est un processus transversal qui nécessite une réflexion globale. S’il est relativement simple à mettre en place pour la gestion des dossiers analogiques, son application au domaine numérique peut s’avérer plus complexe.

Néanmoins, des outils existent qui facilitent cette préparation. Les ACV vous conseillent volontiers à ce sujet.

Les ACV ont l’ambition dans les années à venir de proposer aux communes un modèle complet de référentiel de conservation. Il s’agit d’un outil composé d’une part, d’un plan de classement basé sur les activités, prestations et processus, et d’autre part, de métadonnées permettant de gérer le cycle de vie des dossiers produits d’après ce plan.

La plus-value de ce référentiel de conservation sera de regrouper les informations dans un seul outil,  d’être plus adapté à une gestion hybride (papier et électronique) des dossiers et de rendre possible l’automatisation de certaines opérations de gestion du cycle de vie.

Les outils actuels, le plan de classement et le calendrier de conservation, présentés dans les chapitres suivants, vont donc être remplacés à terme. A ce stade, ils restent une référence.

Le plan de classement d’activité

Un plan de classement d’activité sous-tend l’organisation des dossiers. Il s’agit d’une structure intellectuelle hiérarchique, basée sur les missions, les activités, les prestations et les processus.

Un tel plan devrait être appliqué dans l’ensemble des administrations communales.

Pour être utilisable, il doit être :

  • simple et compréhensible
  • adaptable et évolutif
  • transversal et structuré par mission / activité / prestation / processus
  • utilisé pour le papier et l’électronique

En collaboration avec l’Association vaudoise des secrétaires municipaux (AVSM) et des archivistes communaux, les ACV ont développé en 2006 un modèle de plan de classement pour les communes de petite et moyenne importance sans structure professionnelle d’archivage. La classification administrative du Plan comptable vaudois 1980 a servi de fil conducteur à ce plan. Il en est toutefois indépendant et n’est pas appelé à évoluer en même temps que le Plan comptable vaudois.

Les communes peuvent prendre ce plan comme point de départ pour créer un plan de classement basé sur les missions, activités et prestations.

Elles peuvent également établir leur propre plan de classement d’activité.

Différents outils et documents de référence sont à disposition sur le site de l’Association suisse des archivistes (AAS).

Une gestion par prestation / dossier d’affaire

Les Archives cantonales recommandent l’application d’une gestion documentaire centrée sur le dossier d’affaire. Selon ce principe, un dossier correspond à une affaire, un projet ou une prestation délivrée. Un dossier est ouvert lors de la demande de prestation et clos au moment où celle-ci a été délivrée. Chaque ouverture et clôture de dossier répond à un critère défini, ce qui rend la gestion de son cycle de vie possible. L’avantage de ce type de dossiers, comparé par exemple à des dossiers liés à une  personne ou à un objet (bâtiment, route, etc.), est qu’ils peuvent être clos selon un critère défini.

Il est important de désigner un responsable de la tenue des dossiers, en particulier lorsque leur gestion nécessite des interventions de plusieurs dicastères différents. Suivant le type de dossier,  il pourrait s’agir par exemple du secrétariat municipal, qui détiendrait le dossier de référence ou « dossier maître ». Les dossiers parallèles ne devraient contenir que des copies et être éliminés à la clôture du dossier.

La gestion électronique des documents (GED)

La GED est un système permettant de créer et de gérer des documents électroniques. Elle permet l’automatisation de processus, le travail collaboratif, l’identification et la recherche de documents par leurs métadonnées. Ces systèmes ont aussi l’avantage de permettre une gestion fine des accès et des versions.

La numérisation et la dématérialisation ne mettent pas fin aux obligations en matière d'archives. Pour que des documents électroniques puissent servir de preuve devant un tribunal au même titre que le papier, un système de GED doit pouvoir garantir leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité et leur exploitabilité dès leur création. Ce n’est pas toujours le cas ; la garantie par ces systèmes de la valeur probante des documents nécessite des développements spécifiques.

Voir à ce sujet la norme ISO 15489 sur le Records management et les normes eCH.

Dans un contexte communal, une GED doit également répondre à des exigences archivistiques supplémentaires, liées au caractère public et à la valeur patrimoniale des données et documents. Voici les documents de référence pour les communes qui prévoient l'acquisition d'une GED :

Il est important que les communes tiennent compte des questions liées à la gestion du cycle de vie des dossiers lors de l’évaluation des produits GED.

Un système de GED permet de gérer la phase active et, sous certaines conditions, la phase semi-active du cycle de vie des dossiers, mais jamais la phase inactive. Le respect des recommandations ci-dessus facilitera toutefois la mise en place d’un système d’archivage électronique à la fin de la durée d’utilité des dossiers.

Le calendrier de conservation

Le calendrier de conservation est une liste, organisée logiquement, des différents types de documents créés ou reçus par l'administration communale. Il indique la durée pendant laquelle ils doivent être conservés (phase semi-active) et leur sort final à l'échéance de ce délai : élimination ; tri/échantillonnage ; versement aux archives historiques (phase inactive).

Il distingue :

  • la Durée d’utilité administrative (DUA), basée sur la nécessité de disposer immédiatement des informations permettant d’assurer la continuité, la rationalité et le contrôle de la gestion de l’administration communale. Les communes sont compétentes pour déterminer cette durée
  • la Durée d’utilité légale (DUL), conforme aux obligations légales ou administratives (par exemple la conservation des pièces comptables pendant 10 ans en vertu de l’art. 958f du Code des obligations).

Les Archives cantonales vaudoises proposent un calendrier de conservation, structuré sur la base du plan de classement type 2006. Il est consultable par le biais des fichiers suivants:

  1. ADMINISTRATION GENERALE (PDF, 3,41 Mo)
  2. FINANCES (PDF, 103 Ko)
  3. DOMAINES ET BATIMENTS - PROPRIETES COMMUNALES (PDF, 398 Ko)
  4. TRAVAUX PUBLICS - ENVIRONNEMENT - URBANISME (PDF, 519 Ko)
  5. FORMATION - JEUNESSE - CULTURE - EGLISES (PDF, 302 Ko)
  6. SECURITE PUBLIQUE (PDF, 482 Ko)
  7. AFFAIRES SOCIALES (PDF, 240 Ko)
  8. SERVICES INDUSTRIELS (PDF, 355 Ko)

Le calendrier de conservation existe également en version Excel (XLSX, 288 Ko).

L'annexe 7.1 du Guide pratique - La protection des données s'invite au contrôle des habitants présente une version actualisée du chapitre 62 du calendrier de conservation : Plan de conservation des documents des contrôles des habitants (PDF, 180 Ko).

La fiche pratique "Trier les documents d'activités" (PDF, 120 Ko) regroupe et développe les principaux éléments liés au calendrier de conservation.

Les éliminations et les versements

Le calendrier de conservation définit le sort final des documents/dossiers en amont de leur production ; les règles définies sont des propositions. Les éliminations et les versements sont les opérations de validation et d’application du sort final : elles sont soumises à vérification et autorisation.

En effet, si les "papiers de corbeille" peuvent être éliminés en tout temps sans autorisation, l’élimination de tous les autres documents produits et reçus par la commune est soumise à l’autorisation du syndic ou de l’archiviste communal-e. Il faut notamment s’assurer que leur durée d’utilité est arrivée à son terme.

Cette autorisation est donnée sous la forme d’un bordereau d'élimination. Une élimination, même si elle est prévue dans le calendrier de conservation, peut être refusée.

Une fois le bordereau signé, l'élimination physique des documents s'effectue de manière confidentielle.

Le « versement » est l'opération par laquelle les documents arrivés au terme de leur durée d’utilité et dont le sort final est la conservation sont transférés aux archives historiques (phase inactive). Cela concerne entre 10 et 15% du total des documents générés par une commune. Un bordereau de versement entre le service producteur et les archives historiques est rédigé à ce moment. Des exemples de bordereaux de versement sont présentés dans les annexes 8, 9 et 10 du manuel pratique de gestion des documents publié par l’AVA.

L’inventaire des archives historiques

Les archives papiers ou électroniques versées aux archives historiques en raison de leur valeur patrimoniale doivent être décrites dans un inventaire. Il s’agit d’une description du contenu et de la forme des archives (cotes, intitulés, dates, formats, etc.).

L’inventaire permet à la commune d'accéder à sa mémoire et de répondre aux demandes des citoyens dans les délais exigés par la loi sur l'information. Il précise les conditions d'accès et décrit les éventuelles procédures de demande d'autorisation.

Il s’agit aussi d’un outil important pour le traitement des archives en cas de sinistre, d'une part, en pointant sur les éléments à évacuer et à traiter en priorité, d'autre part, en permettant de vérifier la présence des documents et leur perte éventuelle.

Un inventaire d'archives doit respecter les normes de description du Conseil international des archives (ICA). Voir à ce sujet les normes de l’ICA et la publication de l’AAS concernant l’application de la norme ISAD (G).

La diffusion des inventaires et des archives

Les archives historiques sont conservées pour être accessibles aux citoyens.

La base de données Panorama, mise en ligne en novembre 2003, contient les inventaires des archives de l’ensemble des communes vaudoises, de leurs plus vieux documents à 1961. Cette base de données est associée à la publication Panorama des Archives communales vaudoises, 1401-2003, publiée par la Bibliothèque historique vaudoise.

Un projet de mise à jour de cette base de données a été lancé en 2010 par des archivistes communaux avec le soutien des Archives cantonales vaudoises et de l’Association vaudoise des archivistes. Il a trouvé son aboutissement dans la réalisation de la plateforme vaud.archivescommunales.ch qui permet aux communes membres d’éditer et de diffuser leurs inventaires. Toutes les communes vaudoises sont invitées à y adhérer.

L’accès aux archives

L’accès aux archives est réglé par les articles 10 à 15 de la loi sur l'archivage (LArch). Cette loi est étroitement coordonnée avec la loi sur l’information (LInfo) et la loi sur la protection des données personnelles (LPrD).

La LArch règle l’évolution dans le temps des intérêts contradictoires protégés par la LInfo et la LPrD, en déterminant jusqu’à quand d’éventuels intérêts publics ou privés protégés peuvent subsister. Elle donne ainsi les modalités pratiques d’application de la LInfo et de la LPrD.

Pour en savoir plus, voir la fiche pratique "Accès aux archives" (PDF, 616 Ko).

L'Autorité de protection des données et de droit à l'information met à disposition des autorités de nombreux autres documents utiles à ce sujet.

L’archivage électronique pérenne (archivage des données historiques)

Un système de gestion électronique des documents (GED) n’est un système d’archivage électronique pérenne. Il s’agit de deux systèmes distincts, dont les qualités et les objectifs diffèrent. La GED se situe dans la phase active, voir semi-active ; elle facilite le traitement, la recherche et le partage de documents. L’archivage électronique pérenne correspond à la phase inactive et permet la conservation à long terme des dossiers électroniques versés aux archives historiques à la fin de leur durée d’utilité. Seuls les dossiers dont la valeur patrimoniale et archivistique a été jugée intéressante y sont versés.

Pour qu’un versement électronique puisse s’opérer d’une GED vers un système d’archivage électronique (SAE), la GED doit remplir un certain nombre d’exigences. Il s’agit d’en tenir compte dès la conception de la GED (voir le chapitre à ce sujet).

Le système d’archivage électronique (SAE) doit être conforme à la norme OAIS et pouvoir répondre aux défis liés à l’obsolescence des formats et des supports. Voir à ce sujet les recommandations du Centre national de compétence pour l'archivage électronique (CECO-KOST).

La rétro-numérisation d’archives historiques

La numérisation n'est pas qu'une affaire de technique. Il s'agit d'un processus qui doit être organisé de manière rationnelle. Les points suivants doivent être pris en compte :

  • les documents sont décrits de manière détaillée dans un inventaire
  • leur état de conservation est connu
  • des mesures sont prises afin de permettre la reproduction sans dommages
  • les différentes étapes du processus sont connues et explicitées
  • les éléments suivants sont formalisés : format(s) des fichiers, résolution, modes colorimétriques, métadonnées, nommages des fichiers, espaces de stockage, suivi des documents physiques
  • les fichiers issus de la numérisation sont intégrés à un SAE

Le Conseil canadien des archives propose un guide pratique pour les projets de numérisation.

L’archivage papier et/ou électronique

Les Archives cantonales vaudoises se montrent prudentes quant à l’abandon du papier pour l’archivage historique (phase inactive). Une telle éventualité nécessite la mise en œuvre complète d’un SAE.

Dans le cas d’une GED conforme aux principes de gouvernance documentaire, l’élimination de la version papier des dossiers destinés à l’élimination à la fin de leur durée d’utilité peut être envisagée. Une analyse des risques doit être conduite par les communes qui envisagent cela.

Dans tous les cas, et conformément au calendrier de conservation, il est indispensable de conserver sous forme papier les documents suivants :

  • les procès-verbaux de la Municipalité et du Conseil général/communal
  • les comptes approuvés
  • les contrats et les conventions
  • les rapports de gestion

L’impression des procès-verbaux, comptes, règlements et actes

Les procès-verbaux des séances des exécutif (Municipalité) et législatif communaux (Conseil communal ou Conseil général), ainsi que les comptes des communes constituent le cœur des archives communales. Ils doivent être imprimés sur du papier permanent.

Deux normes ISO certifient le papier permanent :

  • ISO 9706 : exigences de permanence (capacité à rester stable à travers le temps)
  • ISO 11108 : exigences de durabilité (capacité à résister à l'usure normale et aux manipulations)

Les papiers conformes à la norme 9706 sont relativement courants et se trouvent aisément. Les encres et les toners utilisés devraient être certifiés par la norme ISO 11798, qui porte sur la permanence et la durabilité de l'écriture.

La conservation des archives analogiques

La conservation des archives analogiques (papier, parchemin, tirage photographique, etc.) implique un ensemble cohérent d'actions qui permettent d'assurer la transmission des documents en bon état aux générations futures. Il est nécessaire pour cela de prévoir :

  • un local sécurisé et avec de bonnes conditions de température et d’humidité
  • des archives bien conditionnées et bien tenues
  • une surveillance régulière des locaux et des archives

Pour en savoir plus : Fiche pratique "Gestion du local d'archives" (PDF, 3,41 Mo)

Les dépenses qui découlent de l’application de ces recommandations constituent un investissement raisonnable par rapport aux frais de restauration et aux travaux rendus nécessaires par un manque durable d'attention. Si une restauration s’avère nécessaire, des conseils peuvent être demandés aux Archives cantonales. Voir également le site de l'Association suisse de conservation et restauration.

Les Archives cantonales vaudoises proposent du matériel de conditionnement à prix coûtant.

En cas de partage d’un local entre plusieurs communes, il est fortement recommandé de désigner un archiviste responsable chargé de la gestion et de la surveillance.

Le plan d'évacuation en cas de sinistre

Afin de bénéficier d’une intervention adéquate de la part des pompiers en cas de sinistre eau/feu, il est important de disposer d’un plan d’évacuation. L’existence d’un plan d’évacuation permet d’inscrire les archives des communes dans la base de données de la Centrale des alarmes du canton (CTA).

Pour plus de renseignements sur les plans d’évacuation et pour obtenir de l’aide pour leur réalisation :

Office cantonal de la Protection des biens culturels
Rue de la Mouline 32
1022 Chavannes-près-Renens
021 316 37 76
e-mail

Le site Internet du Consortium pour le sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe (COSADOCA) propose des fiches pratiques et un exemple de plan de sauvetage.

Une assurance pour les archives communales

Les collections des Musées sont en principe assurées. Les archives communales méritent la même attention. Si elles sont endommagées, les communes concernées devront faire face à des frais importants pour en sauvegarder les restes :

  • frais de déblaiement: trier, déménager, conditionner, transférer, louer des locaux provisoires, lyophiliser les documents détrempés, etc.
  • frais de restauration: pages abîmées, reliures arrachées, réparations de livres, etc.
  • frais de reconstitution: frais de recherches historiques (salaire de l'historien) pour reconstituer les archives disparues au moyen des documents contenus dans des dépôts voisins, par exemple

Pour en savoir plus : Assurer les archives communales - la proposition de l'Etablissement cantonal d'assurances (ECA)

Pour en savoir plus ou demander une expertise


Archives cantonales vaudoises
Rue de la Mouline 32 – 1022 Chavannes-près-Renens
Tél. 021 316 37 11
Courriel : info.acv(at)vd.ch
www.vd.ch/acv

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