Archives communales

Archives communales

Ce Guide pratique est destiné à l’ensemble des personnes concernées par la gestion des archives communales, des Municipalités aux archivistes professionnels.  Il s'inscrit dans un long processus de réflexion : d'abord publié sous forme papier en 1999 et diffusé alors par l'intermédiaire des Préfectures, il a fait l'objet d'une première édition en ligne, en 2007, puis d'une seconde profondément modifiée en septembre 2016 (auteurs : Eloi Contesse et Gilbert Coutaz).

Depuis, il est mis régulièrement mis à jour.

À quoi sert l’archivage ?

L’archivage garantit la sécurité du droit, protège les intérêts légitimes des citoyens et préserve le patrimoine documentaire de demain. Il s’applique à toutes les informations, conventionnelles et électroniques.

Sans archivage, on court le risque de :

  • perdre beaucoup de temps à retrouver les informations utiles ;
  • ne pas pouvoir défendre les droits de la commune ;
  • laisser un accès incontrôlé aux données personnelles sensibles ;
  • se priver d’une mémoire irremplaçable.

Qui est responsable?

La loi sur l'archivage (LArch) et son règlement d'application concernent l'ensemble des administrations publiques du canton de Vaud. Les Communes, les entités intercommunales, les tiers remplissant une tâche d'utilité publique sur mandat du Canton et des Communes (par exemple un bureau technique privé) sont soumis à la LArch et doivent en respecter les principes et les dispositions pratiques.

Au sein de la commune, c'est le syndic qui est légalement responsable de la bonne tenue des archives (Loi sur les communes du 28 février 1956, article 75, et Loi sur l'archivage (LArch) du 14 juin 2011, article 8). Dans le cas des entités intercommunales, "le comité de direction est responsable de la bonne gestion des archives intercommunales" (article 8 alinéa 5 LArch).

Selon les communes, le syndic délègue la gestion pratique des archives au Secrétariat municipal, à un préposé à la gestion des archives ou à l'archiviste communal. La personne désignée est chargée de l'application de la politique d'archivage sur la base des directives émises par la Municipalité.

Les communes appliquent la loi de manière autonome et conservent elles-mêmes leurs archives historiques. Les Archives cantonales vaudoises exercent envers les communes une fonction de conseil et de soutien, et, selon les situations, un droit d'inspection.

Pour en savoir plus: Ligne de partage entre les communes et les Archives cantonales (PDF, 36 Ko)

Les archives, de quoi c'est fait ?

Les archives regroupent les documents créés ou reçus par une personne ou une organisation dans le cadre de son activité. Ce sont des documents originaux, ou dans le cas des archives numériques, authentiques, liés par une même provenance.

Parmi les documents conservés par les Archives communales, il faut distinguer deux catégories:

Comment gérer ses archives

Les outils principaux de l'archivage sont les suivants:


GED et archivage

Implémenter une GED (Gestion Électronique des Documents), ce n’est pas faire de l’archivage électronique ! Lors de l’installation d’un tel système, il faut intégrer des fonctions d’archivage détaillées dans nos recommandations et résumées ci-dessous :

  • un plan de classement contrôlé par un administrateur ;
  • une gestion des documents par dossiers d'affaire;
  • la possibilité d’exporter les données dans une forme structurée ;
  • la gestion rigoureuse et intégrale du cycle de vie des documents (capture ; clôture des dossiers ; gestion des durées d’utilité administrative et légale ; tri à leur échéance en fonction des règles de conservation).

Les procès-verbaux de la Municipalité et les comptes devront en tout temps être imprimés sur du papier de longue conservation.

Local d’archives

Parmi l'ensemble des mesures recommandées pour assurer une bonne conservation des archives, la surveillance régulière du local tient une place centrale. Un local partagé avec d’autres communes peut être source de dégâts sans la désignation d'un archiviste responsable chargé d'appliquer les procédures de surveillance. Attention au climat : la chaleur et l’humidité favorisent le développement de moisissures nuisibles tant pour les documents que pour la santé humaine.

En cas de fusion

La gestion des archives est une question qui doit s'inviter dans les travaux préalables à une fusion de commune. Les questions suivantes doivent être posées:

Les archives des anciennes communes sont closes le jour de la fusion ; elles forment des unités distinctes et inaliénables.

La fiche 14 du Guide des fusions  (PDF, 1,10 Mo) vous informe plus en détail sur les points à prendre en compte à ce sujet. Voir également l'article "Des fusions sans confusion d'archives (PDF, 396 Ko)Canton - Communes n°19, septembre 2010.

Les bonnes questions

  • Existe-t-il des procédures explicites pour la gestion des documents ?
  • Y a-t-il une personne de référence au sein de l’administration (préposé/e ou archiviste) ?
  • Quelle sont les conditions de conservation des archives historiques ?

Recommandations

D’abord mettre à jour la gestion des documents pour la législature à venir.

Ensuite traiter les archives récentes.

En tout temps surveiller les conditions de conservation des archives historiques.

Cadre légal :

Loi sur l’archivage (LArch) et règlement d’application de la LArch

Pour en savoir plus…

Archives cantonales vaudoises

Rue de la Mouline 32 – 1022 Chavannes-près-Renens

Tél. 021 316 37 11 – Courriel : info.acv@vd.ch

Information sur internet :

Site des Archives cantonales vaudoises: www.vd.ch/archives-cantonales

Accès aux inventaires des archives communales:

Formation :

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