Conserver

La conservation des archives implique un ensemble cohérent d'actions, décrites dans ce chapitre, qui permettent d'assurer la transmission des documents en bon état aux générations futures.

 

 

Dessin de Mix et Remix. Un personnage, devant un grand nombre de petits cartons alignés, dit "Et voilà tous les dossiers sont dans les petites boîtes". Un deuxième personnage commente "Je vais aller chercher la grande boîte".
(c) Archives cantonales vaudoises

 

Les principes

Les communes vaudoises ont la chance de posséder un patrimoine documentaire important. Cette richesse est la conséquence d'une attitude précautionneuse qu'il s'agit de maintenir pour assurer la transmission aux générations futures de cette précieuse mémoire. Pour y parvenir, il est nécessaire d'appliquer les principes de la "conservation préventive", dont les piliers sont:

Comparés aux frais de restauration et des travaux rendus nécessaires par un manque durable d'attention, les dépenses qu'implique l'application de ces principes constituent un investissement raisonnable et profitable. Cet arsenal sera idéalement complété par l'installation d'alarmes incendie et de détecteurs d'eau, ainsi que par la rédaction d'un plan d'évacuation, dispositifs qui permettent de minimiser les dégâts en cas de sinistre.

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Conditionnement des documents

Les documents conservés hors d'une boîte d'archives (par exemple en classeurs fédéraux) sont particulièrement vulnérables en cas de sinistre. Les boîtes d'archives constituent une protection efficace contre le feu et l'eau. Le matériel utilisé (enveloppes et boîtes) sera de préférence non acide, de ph neutre. Les Archives cantonales vaudoises proposent du matériel de conditionnement à prix coûtant.

Les registres doivent être rangés serrés. Etant donné qu'une reliure détériorée implique un risque accru de perte de contenu, un registre en mauvais état doit être réparé ou placé dans une boîte. Enfin, les volumes de grande taille sont à ranger à plat. Dans une position verticale, le poids du corps d’ouvrage va tirer sur la reliure et l'endommager.

A l’intérieur des boîtes, il faut :

• enlever tous les trombones ou attaches métalliques susceptibles de rouiller,

• éliminer les élastiques, qui durcissent avec le temps, s'incrustent dans le support et cassent,

• remplacer les chemises en matière synthétique par des chemises en papier,

• remplacer les classeurs par des attaches en plastique de conservation avec des couvertures en carton, puis les placer en boîte d'archives.

Une boîte doit être remplie, mais sans forcer. Les indications figurant sur les enveloppes et les boîtes doivent être claires : nom du service ou du dicastère, contenu de la boîte, dates extrêmes, cote(s). Si l'on doit indiquer une référence sur un document, cela doit toujours être fait au moyen d'un crayon gris, de manière à ce que la marque soit réversible. De même, les indications sur les enveloppes ou les boîtes sont notées au crayon ou par le biais d'étiquettes apposées au moyen de colle d'amidon. L'usage de stylos ou de matériel autocollant (post-it et papier collant "scotch") doit être absolument évité.

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Local d'archives

La qualité du bâtiment dans lequel se situe le local est primordiale. La préférence est donnée à une construction récente, bien adaptée, régulièrement entretenue. Il importe d'éviter des bâtiments ou des dépôts éloignés de l'administration, dont le contrôle est difficile. Il essentiel d'assurer au minimum une visite hebdomadaire du local. Des alarmes incendie et eau complèteront le dispositif de surveillance.

Tous les documents conservés dans un local d'archives doivent être déposés sur une étagère à une hauteur de 15 cm du sol. Le dépôt au sol est à éviter absolument, même temporairement, car les dommages seront bien plus importants en cas de sinistre. A remarquer que la rupture d'une canalisation d'eau usée constitue un risque plus élevé que celle d'eau sanitaire ou de chauffage, en raison de la contamination par des micro-organismes néfastes.

Fiche pratique "Gestion du local d'archives" (PDF, 3,41 Mo)

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Conditions climatiques

Un local dont le climat n'est pas surveillé a de grandes chances d'abriter des micro-organismes néfastes non seulement pour la conservation des documents mais également pour la santé des collaborateurs. La température et le taux d'humidité doivent être surveillés par le biais d'un thermo-hygromètre étalonné, pour analyser l'évolution des conditions et prendre des mesures lorsque le taux d'humidité est trop élevé ou trop bas. L'usage d'un déshumidificateur permet de faire face à des périodes d'humidité exceptionnelle. En hiver, les locaux chauffés peuvent au contraire être trop sec pour le papier. Dans ce cas, baisser la température du chauffage permet d'augmenter le taux d'humidité.

La règle d'or est d'éviter les brusques variations de température et d'humidité. Etant donné que le contrôle du climat d'un local par des moyens techniques est à la fois onéreux et complexe, il est préférable d'utiliser un local qui possède naturellement une bonne inertie thermique et un taux d'humidité moyen.

Les périodes de chaleur humide (avec un taux d'humidité dépassant 60%) favorisent le développement de micro-organisme, tels qu'insectes et moisissures, tandis qu'un taux d'humidité trop bas (en dessous de 40%) fragilise les documents et les rend cassants

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Réalisation d'un plan d'évacuation

Afin de bénéficier d’une intervention adéquate de la part des pompiers en cas de sinistre, il est important de disposer de réaliser un plan d’évacuation. Les spécialistes de la  Protection des biens culturels de votre région sont formés pour vous aider à mettre sur pied ce document. L’existence d’un plan d’évacuation permet d’inscrire votre collection d’archives dans la base de données de la Centrale des alarmes du canton (CTA). Par voie de conséquence, lors d’un sinistre, cette inscription rendra les pompiers attentifs à la valeur patrimoniale du bien sur lequel ils vont intervenir. L’officier de la Protection des biens culturels de votre région sera également immédiatement averti. Ils pourra apporter le plan d’évacuation dans les plus brefs délais et appeler les spécialistes de la Protection des biens culturels pour prendre en charge, directement après l’intervention des pompiers, les documents sinistrés.

Pour avoir plus de renseignements sur ces dispositions et sur les plans d’évacuation, vous pouvez contacter l’Office cantonal de la Protection des biens culturels.

Responsable: Fabienne Hoffmann.

Coordonnée: Office cantonal de la Protection des biens culturels, rue de la Mouline 32, 1022 Chavannes-près-Renens, Tél. 021 316 37 76, e-mail.

Le site Internet du Consortium pour le sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe (COSADOCA ) propose des fiches pratiques et un exemple de plan de sauvetage.

 

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Restauration

La conservation préventive et la restauration ne sont pas constituées d'une série d'actes isolés les uns des autres, mais s'inscrivent dans une chaîne complexe d'opérations qui va de la collecte au classement, du rangement à la consultation par le public. Il faut impérativement concevoir la restauration dans une approche globale pour lui donner son poids naturel et l'estimer à sa juste place. Elle doit être envisagée comme une mesure exceptionnelle, car la plus coûteuse. La réalisation de copies des documents (voir le chapitre Reproduction des documents d'archives) peut s'imposer comme une mesure de protection de l'original, puisqu'elle permet de le soustraire à la consultation.

Pour des conseils pratiques ou des offres de restauration, vous pouvez consulter le site de l'Association suisse des conservateurs restaurateurs. La liste de ses membres sur sol vaudois ou dans les cantons limitrophes vous fournira les références nécessaires.

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Assurer les archives communales

Les collections des Musées sont en principe assurées. Vos archives communales méritent la même attention. Si vos archives sont endommagées, vous devrez faire face à des frais importants pour en sauvegarder les restes:

Une bonne indemnité couvrira ces frais. Rappelez-vous encore que:

Les compagnies privées d'assurance traitent particulièrement du vandalisme, du vol, des dégâts d'eau consécutifs à la rupture d'une conduite, des atteintes ou des pollutions par hydrocarbures, etc. L'Etablissement Cantonal d'Assurances (ECA) traite des dégâts causés par le feu (y compris les dégâts dus à l'eau d'extinction), la foudre, la fumée et les éléments naturels (inondation, glissement de terrain, avalanche, etc.).

Fiche pratique: Assurer les archives communales - la proposition de l'Etablissement cantonal d'assurances (ECA) (PDF, 41 Ko)

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Imprimer les procès-verbaux et les comptes sur du papier permanent

Les procès-verbaux des séances des exécutifs (Municipalité) et législatifs communaux (Conseil communal ou Conseil général), ainsi que les comptes des communes constituent le cœur des archives communales. Ils doivent donc être tirés sur papier, au même titre que les procès-verbaux du Conseil d'Etat et le Bulletin des séances du Grand Conseil. Pour ce faire, il est important d'utiliser du papier permanent. Il serait en effet inconséquent de se donner la peine d'imprimer et de relier des documents dont le support papier, de mauvaise qualité, ne se conserverait pas au-delà de 50 ans.

Il existe deux normes ISO qui certifient le papier permanent:

Les papiers conformes à la norme 9706 sont relativement courants et se trouvent aisément. Les encres et les toners utilisés devraient être certifiés par la norme ISO 11'798, qui porte sur la permanence et la durabilité de l'écriture, que cela concerne l'impression ou la reprographie.

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