Stratégie de sortie de crise : étape transitoire 2

Les mesures prévues dans l’étape transitoire 2 visent à permettre une augmentation progressive des activités de l’Etat tout en limitant les déplacements du personnel, et en protégeant leur santé, de même que celles des administré-e-s et des usagers et usagères.

Elles s’appliquent à l’ensemble du personnel de l’Administration cantonale, à l’exclusion du personnel du CHUV, des fonctions judiciaires de l’Ordre judiciaire et des magistrat-e-s du Ministère public. Pour le personnel enseignant, il convient de se référer aux dispositions édictées par le DFJC qui complètent le présent document.

Les présentes mesures entrent en vigueur le 11 mai 2020 et elles sont applicables pour une durée indéterminée.

Sont réservées les dispositions des chiffres 10 et 11 ci-dessous dont l’application est limitée au 24 mai 2020 et à cet égard, des précisions complémentaires et des recommandations seront si nécessaire ou utile communiquées d’ici le 24 mai. Le Département des infrastructures et des ressources humaines est compétent pour reconduire ou adapter la mesure 11 si le contexte le nécessite.

Vous trouverez ci-dessous le détail des mesures organisationnelles concernant les thèmes suivants :

Pour plus d’informations sur la reprise spécifiquement pour votre service ou activité, nous vous invitons à vous adresser directement à vos supérieurs hiérarchiques ou à vos correspondants RH.

1. Télétravail

L’autorité d’engagement organise l’activité de ses collaborateurs et collaboratrices en favorisant autant que possible le télétravail, en tenant compte du contexte spécifique des activités de son service.

Lorsque le bon fonctionnement du service/entité le permet, et que le/la collaborateur-trice peut exercer les trois quarts de son cahier des charges ou d’une activité de substitution depuis son domicile, le télétravail est favorisé. Dans ce cas-là, la journée de travail est comptabilisée à hauteur des heures dues.

Si les activités qui se prêtent au télétravail sont inférieures aux trois quarts du cahier des charges, du télétravail peut être effectué partiellement sur la semaine ou la journée, en alternance avec du travail sur site.

Lorsque la  journée de travail est partagée entre du travail sur site et du télétravail, le temps consacré au télétravail est comptabilisé jusqu’au complément des heures dues.

Le télétravail ne peut pas occasionner d’heures excédentaires. Les collaborateurs-trices en télétravail peuvent toutefois effectuer des heures supplémentaires dès lors qu’elles ont été préalablement ordonnées par l’autorité d’engagement.

L’autorité d’engagement peut confier temporairement aux personnes en télétravail d’autres tâches répondant à leurs aptitudes.

2. Plan de protection

Conformément aux directives du SECO chaque service/entité est tenu-e d’élaborer d’ici au 18 mai 2020 un plan de protection qui tiendra notamment compte des dispositions des chiffres 3 à 10 ci-après.

https://www.seco.admin.ch/seco/fr/home/Arbeit/neues_coronavirus/schutzkonzepte.html

Une liste de contrôle élaborée par UniSanté est mise à disposition des services/entités (DOCX, 120 Ko) afin de les soutenir dans l’élaboration de leur plan de protection.

Le plan de protection est communiqué aux collaborateurs-trices de l’entité.

Une copie du plan de protection est transmise à l’unité Santé et sécurité au travail du Service du personnel.

3. Travail sur site – Mesures de distance sociales

Lorsque le travail sur site est nécessaire, l'autorité compétente doit :

  • aménager les places de travail de manière à ce qu’une distance d’au moins 2 mètres sépare les collaborateurs-trices ;
  • lorsque la distance minimale de 2 mètres ne peut pas être respectée, installer une séparation qui protège le/la collaborateur-trice d’éventuelles projections de gouttelettes contaminées lors d’éternuements par exemple, ou alors  ordonner le port de masques ;
  • organiser l'activité interne en privilégiant le courrier électronique, le téléphone et les vidéoconférences ;
  • restreindre et organiser l’accès aux locaux communs (cafétéria, espace de repos, etc.) de manière à respecter la distanciation sociale ;
  • limiter le nombre de personnes dans les bâtiments, notamment afin de garantir que la durée des interactions au cours desquelles la distance minimale n’est pas respectée est limitée autant que possible.

Afin de limiter le nombre de personnes dans les bâtiments, l'autorité d’engagement est compétente pour :

  • au besoin organiser le travail en équipes alternées afin qu’un nombre limité de personnes soient simultanément présentes dans les locaux et les espaces partagés ;
  • introduire des temps de travail et de pause décalés afin que le moins de personnes soit présent sur site en même temps ;
  • planifier les heures d'arrivée et de départ des collaborateurs-trices.

Trajets professionnels :

Ces principes de protection s’appliquent également aux trajets professionnels effectués en véhicule. Dès lors, l’autorité d’engagement doit mettre en œuvre des mesures de protection, soit :

  1. Garantir une distance physique supérieure à 2 mètres entre les occupants du véhicule (p. ex. limitation du nombre de collaborateurs‑trices par véhicule).
  2. Proposer des mesures de protection adaptées à la situation de travail lorsque la distance de 2 mètres minimum entre les occupants du véhicule ne peut être assurée :
  • De manière générale, le port du masque d’hygiène est ordonné, lorsque plusieurs personnes occupent le véhicule, en particulier lorsque le tournus est important au sein des équipes.
  • Exceptionnellement, lorsque les équipes sont constituées en binôme de longue durée, les collaborateurs-trices qui travaillent ensemble régulièrement peuvent être exempté‑e‑s du port du masque. Dans tous les cas, en présence d’une tierce personne, chaque occupant du véhicule devra porter un masque.

Concernant les trajets professionnels en transports publics, les principes de protection en vigueur de l’OFSP/SECO dans le cadre professionnel pendant l’épidémie de COVID-19, s’appliquent également, dès lors, il est recommandé :

  • de manière générale, de réduire les déplacements professionnels au strict minimum et privilégier le télétravail et la vidéoconférence ;
  • si le déplacement professionnel en transports publics s’avère incontournable, de proposer des mesures organisationnelles :
  • dans la mesure du possible, de planifier les trajets en dehors des périodes de forte affluence ;
  • en dernier recours, s’il s’avère impossible de respecter une distance de deux mètres entre individus durant le trajet et à la demande du-de la collaborateur-trice, un masque d’hygiène peut être fourni au-à la collaborateur-trice par le responsable hiérarchique.

 

 

4. Réunions et entretiens

Il convient d’éviter tous les déplacements, entretiens ou réunions n’ayant pas une importance particulière. Dans la mesure du possible les séances de travail et les entretiens se déroulent de manière privilégiée par vidéoconférence et par téléphone lorsque les conditions le permettent.
Lorsqu’une réunion est indispensable, l’organisateur-trice est tenu de choisir une grande salle de réunion, de maintenir une distance d’au moins deux mètres entre les participant-e-s et de les inviter à éviter les contacts directs tels que les poignées de main.
Lors de réunions ou de rencontres bilatérales, chaque participant-e veillera à se conformer aux règles de comportement édictées par l’OFSP.

5. Contacts avec le public

Lorsque les prestations à la population exigent un service au guichet, si nécessaire l’autorité d’engagement élargit les horaires d’ouverture au public afin de réduire les pics d’affluence. Dans ce cas, elle organisera l’activité de manière à respecter les limites maximales de l’horaire de travail du personnel. Au besoin, elle pourra imposer la prise de rendez-vous préalable, en veillant à permettre aux usagers d’obtenir une aide d’urgence en cas de nécessité.

Les mesures suivantes seront prises :

  • marquages au sol afin de s'assurer que la distance entre les employé-e-s et les client-e-s soit d'au moins 2 mètres ;
  • si nécessaire des files d'attente sont aménagées à l'extérieur des locaux d’accueil ;
  • mise en place de panneaux de plexiglas ou des feuilles / cloisons de protection étanches placés entre la clientèle et le personnel ;
  • mise à disposition de solution hydro-alcoolique aux entrées principales et réceptions et dans les sanitaires ;
  • pose des affiches de l’OFSP ;
  • mise à disposition de désinfectants pour le nettoyage des surfaces fréquemment en contact avec les mains (bureaux, tables, meubles de réception,…) et instruction aux collaborateurs-trices pour assurer leur nettoyage plusieurs fois par jour ;
  • désignation d’une personne et d’un-e suppléant-e responsable du respect des règles d’éloignement au sein des locaux et dans la file d’attente.

6. Règles d’hygiène

Hygiène des mains

Toutes les personnes présentes dans les locaux  (employé-es, sous-traitant-e-s, employé-e- intérimaires, client-e-s) doivent se laver régulièrement les mains à l'eau et au savon.

Cela est particulièrement requis en arrivant au travail, avant et après les pauses et avant et après les réunions. Lorsque cela n'est pas possible, du désinfectant pour les mains doit être mis à disposition.

Matériel

Lorsque les ordinateurs de bureau, les claviers, les téléphones et les outils de travail sont partagés, les collaborateur-trice-s qui les utilisent sont tenus de les nettoyer avant usage.

Les collaborateur-trice-s sont tenu-e-s d’utiliser des vêtements de travail personnels et de les laver régulièrement.

Les collaborateur-trice-s veillent à ne pas partager les tasses, les verres, la vaisselle ou les ustensiles. Ils/elles les nettoient à l'eau et au savon après utilisation

L’autorité d’engagement veille :

à retirer les magazines et les journaux des salles d'attente et des zones communes ;

  • à ventiler les zones de travail qui le permettent environ 4 fois par jour pendant au moins 10 minutes ;
  • à ce que les distributeurs de savon et de serviettes jetables et soient systématiquement remplis et que des stocks suffisants soient disponibles ;
  • à ce que des solutions pour désinfecter les installations sanitaires (en particulier lorsque ces installations sont aussi utilisées par le public) soient mises à disposition ;
  • à ce que les poignées de porte, les boutons d'ascenseur, les rampes, les machines à café et autres objets qui sont souvent touchés par plusieurs personnes soient régulièrement nettoyées par le personnel de nettoyage.

7. Matériel de protection

Sous réserve d’activités spécifiques et d’instructions des organes sanitaires ou des branches professionnelles compétentes, l’utilisation par les collaborateurs-trices d’équipements de protection comme les gants, les masques ou les lunettes de protection n’est pas nécessaire.

Le cas échéant, il incombe à l’autorité d’engagement de fournir ces équipements et de s’assurer qu’ils sont bien utilisés par les collaborateurs-trices.

Le personnel qui n’est pas tenu de porter un équipement de protection demeure libre de le faire. Le matériel est alors fourni par ses soins.

8. Intervention d’UniSanté

Au besoin les autorités d’engagement  s’adressent à UniSanté pour tout conseil relevant de la protection et de la santé au travail pour les collaborateurs-trices et de l’adéquation des mesures  prises dans la mise en place du plan de protection en lien avec les activités déployées dans le service.

Le/la collaborateur-trice qui estime que les mesures de protection ou les prescriptions de l’OFSP ne sont pas respectées peut solliciter l’intervention d’UniSanté. 

Dans l’attente de la prise de position d’UniSanté, le/la collaborateur-trice est autorisé-e à suspendre son activité. Le cas échéant son salaire lui est payé normalement. 

9. Personnes vulnérables et femmes enceintes

Pour les personnes considérées vulnérables au sens de l’art. 10b, al. 2 et 3 de l’ordonnance 2 COVID-19 ainsi que les femmes enceintes, l’autorité d’engagement est compétente pour :

  1. prendre les mesures organisationnelles et techniques afin qu’elles puissent remplir leurs obligations professionnelles depuis la maison (télétravail) ;
  2. si les tâches habituelles ne peuvent pas être exercées à domicile, leur confier des tâches de substitution répondant à leurs aptitudes qui peuvent être exercées à domicile ;
  3. lorsque la présence de collaborateur-trice-s vulnérables sur site est indispensable en tout ou partie, mettre à leur disposition un bureau, un environnement ou un espace de travail individuel, à défaut délimiter clairement une zone d’activité respectant la distance sociale minimale de 2 mètres ;
  4. à partir du 25 mai 2020, dans les cas où un contact étroit s’avère parfois inévitable, des mesures de protection appropriées sont prises, selon le principe STOP (substitution, mesures techniques, mesures organisationnelles, équipement de protection individuelle).
  5. accorder un congé prolongé payé pour circonstances exceptionnelles lorsque le/la collaborateur-trice vulnérable ne peut exercer une activité dans le cadre des chiffres 1 à 4 ;
  6. consulter les collaborateur-trice-s concerné-e-s avant de prendre les mesures prévues.
  7. Informer les collaborateurs-trice-s concerné-e-s de l’ensemble des règles et recommandations de l’OFSP relatives aux personnes vulnérables.

Le/la collaborateur-trice vulnérable peut refuser d’accomplir une tâche qui lui a été attribuée si l’autorité d’engagement ne remplit pas les exigences visées aux chiffres 1 à 4 ou si, pour des raisons particulières, il ou elle estime que le risque d’infection au coronavirus est trop élevé malgré les mesures prises au sens des chiffres 3 et 4.

Les employés font valoir leur vulnérabilité moyennant une déclaration personnelle. L’employeur peut exiger un certificat médical conformément à l’art. 10c al. 8 Ordonnance 2 COVID-19 du 13 mars 2020

10. Personnel faisant ménage commun avec une personne vulnérable

Lorsque le/la collaborateur-trice atteste qu’il fait ménage commun avec une personne vulnérable au sens de l’art. 10b, al. 2 et 3 de l’ordonnance 2 COVID-19, l’autorité d’engagement l’autorise, au même titre qu’une personne vulnérable, à effectuer son activité en télétravail ou, en cas d’impossibilité, elle lui confie des tâches de substitution répondant à ses aptitudes. Elle l’informe de l’ensemble des règles et recommandations de l’OFSPrelatives aux personnes vulnérables.

Lorsque la présence du/de la collaborateur-trice sur site est indispensable, l’autorité d’engagement met si possible à sa disposition un bureau, un environnement ou un espace de travail individuel, à défaut elle délimitera clairement une zone d’activité respectant la distance sociale minimale de 2 mètres. Dans les situations qui le nécessitent, lorsqu’un-e collaborateur-trice doit rester éloigné-e d’un proche vulnérable, une solution d’hébergement temporaire pourra être gracieusement mise à disposition par l’employeur sur la base d’une demande motivée et approuvée par l’autorité d’engagement.

11. Congé pour tâches éducatives

L’autorité d’engagement accorde aux collaborateur-trice-s le temps nécessaire pour assurer la garde ou pourvoir aux tâches éducatives des enfants jusqu’à 12 ans au plus conformément aux dispositions de l’art. 8 de l’arrêté relatif aux conditions de travail du personnel de l'Etat de Vaud durant l'épidémie de COVID-19 du 8 avril 2020.

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