Secrétariat central

Le Secrétariat central exerce une fonction transversale au sein de la Direction générale des immeubles et du patrimoine (DGIP).

Sous la responsabilité de la chargée de support à la Direction générale et responsable du Secrétariat central, l’équipe assure la coordination, la gestion opérationnelle et le suivi des activités qui lui sont confiées.

Au cœur du fonctionnement de la DGIP, le Secrétariat central facilite la circulation de l’information et assure un rôle d’interface entre la Direction générale, les directions qui lui sont rattachées, les collaboratrices et collaborateurs de la DGIP, ses partenaires ainsi que le Département de l’économie, de l’innovation, de l’emploi et du patrimoine (DEIEP).

Par son action quotidienne, il contribue à la continuité, à la coordination et à la qualité des prestations de la DGIP.

Principales missions
Le Secrétariat central assure notamment :

• la coordination et le suivi des activités administratives traitées dans la Solution informatique pour l’exécutif et le législatif (SIEL), notamment dans le cadre du processus de validation des propositions d’adjudication ;
• l’interface entre la Direction générale de la DGIP et le Secrétariat général du DEIEP (SG-DEIEP), en particulier pour la coordination et le suivi des Propositions au Conseil d’Etat (PCE) et des Exposés des motifs et projets de décrets (EMPD) validés par la Direction générale ;
• la coordination avec les différentes directions de la DGIP et ses partenaires, afin de faciliter le traitement et le suivi des demandes transversales ;
• la gestion de l’économat de la DGIP, comprenant notamment le suivi des besoins en fournitures et en matériel, les commandes, la gestion des stocks et des livraisons ainsi que la coordination avec les fournisseurs et les services concernés ;
• la participation à l’organisation d’événements institutionnels et à leur coordination logistique ;
• la réception, le traitement et le suivi administratif des soumissions.

Accueil et orientation
Le Secrétariat central veille également à offrir un accueil de qualité et à assurer un traitement efficace, coordonné et harmonisé des demandes qui lui sont adressées.
En tant que point de contact et d’orientation, il assure une prise en charge attentive et professionnelle des sollicitations émanant des collaboratrices et collaborateurs de l’administration, du public et des partenaires institutionnels, et les oriente vers les interlocutrices et interlocuteurs compétents au sein de la DGIP.

Organisation
L’organisation et la composition du Secrétariat central sont présentées dans l’organigramme ci-dessous :

Télécharger l'organigramme (pdf, 15.34 Ko)