Quels autres membres d'un espace professionnel ont accès à vos démarches ?
Visibilité des démarches
On distingue mes démarches (onglet avec une personne), c’est-à-dire les démarches que l’usager connecté a initiées depuis cet espace sécurisé, et les démarches de tiers (onglet avec trois personnes), initiées dans un autre contexte.
Les démarches de tiers regroupent :
- celles initiées par une autre personne depuis ce même espace sécurisé ;
- celles initiées depuis un autre espace sécurisé ;
- celles initiées par une personne non connectée.
Un brouillon de la démarche est créé dès que vous cliquez sur le bouton "suivant" quand vous commencez une démarche !
Une démarche en préparation est visible :
- Par le demandeur, c'est à dire la personne qui la créée (mes démarches en préparation)
- Le référent et le référent suppléant (démarches de tiers en préparation").
Elle peut être supprimée par le demandeur, le référent ou le référent suppléant.
Elle peut être réaffectée à un autre membre de l'espace sécurisé par le référent ou le référent suppléant. En se la réaffectant, ils peuvent ensuite la supprimer.
Une démarche passe à l'état "déposée" dès que vous cliquez sur le bouton "transmettre" et si l'avancement du traitement se poursuit hors de l'espace sécurisé.
Les démarches déposées sont visibles :
- Par le demandeur (mes démarches déposées).
- Par le référent et le ou les référents suppléants (démarches de tiers déposées).
Votre démarche passe à l'état "en cours de traitement" dès que vous cliquez sur le bouton "transmettre" et jusqu'à ce que son traitement soit terminé.
Les démarches de tiers en cours de traitement correspondent aux démarches de tiers selon la définition plus haut.
Les démarches en cours sont visibles :
- Par le demandeur (mes démarches en cours de traitement).
- Par le référent et le ou les référents suppléants (démarches de tiers en cours de traitement).
- Par tous les intervenants dans le processus de traitement d'une démarche (démarches de tiers en cours de traitement).
Ces intervenants doivent avoir les droits de valide/traiter une étape de la démarche (par exemple de valider une demande d'autorisation d'accès initiée par un autre membre de l'espace sécurisé). Ils ne voient que les données liées à l'étape pour laquelle ils sont autorisés.
Mes démarches à traiter correspond aux actions que vous devez faire sur une démarche que vous avez initiée ou sur laquelle vous devez intervenir dans cet espace sécurisé.
Une démarche apparait dans mes démarches à traiter si une action m'est demandée en tant que :
- personne qui a initié la démarche (ex : fournir un complément)
- personne qui doit intervenir sur une démarche d'un tiers (ex : valider une demande d'accès à une prestation en tant que référent)
- Plusieur personnes peuvent voir une démarche à traiter de type 2 dans leur démarches à traiter, tant que personne n'a commencé à la traiter.
- Si une démarche apparait dans mes démarches à traiter, elle n'apparait pas dans les démarches de tiers en cours de traitement.
- Dès qu'une autre personne a commencé de traiter la démarche, elle disparait de mes démarches à traiter et apparait dans les demande de tiers en cours de traitement.
- Le référent et le ou les suppléants voient toutes les démarches à traiter dans les démarches de tiers en cours de traitement, sauf s'ils ont eux-mêmes les droits de les traiter.
Les démarches passent à l'état "traitées - à lire" dès que le service prestataire les a traitées et jusqu'à ce que le demandeur prenne connaissance du détail de la demande, ensuite de quoi elle passe à l'état "terminées - lues".
Une demande traitée est visible :
- Du demandeur (mes démarches traitées - à lire).
- Du référent et du ou des référents suppléants (démarches de tiers traitées).
- De toutes les personnes de l'espace sécurisé qui ont le droit de valider une étape de la démarche (démarches de tiers traitées"). Elles ne voient que les données de l'étape sur laquelle elles avaient les droits (démarches de tiers traitées).
Une demande passe à l'état "terminée - lue", dès que le demandeur consulte le détail d'une demande à l'état "traitée - à lire". Ce mécanisme permet de savoir si le demandeur a pris connaissance du résultat du traitement de sa démarche.
Une démarche terminée - lue est visible :
- Du demandeur (mes démarches terminées - lues).
- Du référent et du ou des référents suppléants (démarches de tiers terminées).
- De toutes les personnes de l'espace sécurisé qui ont le droit de valider une étape de la démarche (démarches de tiers traitées"). Elles ne voient que les données de l'étape sur laquelle elles avaient les droits (démarches de tiers terminées).
Une demande terminée est supprimée de l'espace sécurisé après 18 mois.