Office cantonal des bourses d'études et d'apprentissage: nouvelle organisation en faveur des bénéficiaires
Communiqué de presse
Publié le 12 juillet 2006
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Une nouvelle stratégie opérationnelle a été introduite à l'Office cantonal des bourses d'études et d'apprentissage (OCBE), afin de remédier aux importants retards accumulés dans le traitement des dossiers. Les premiers résultats permettent d'ores et déjà d'envisager pour l'avenir de notables et constantes améliorations. Par ailleurs le retard relatif aux demandes de subsides pour l'année scolaire 2005-2006 est désormais rattrapé.
En charge de la gestion de l'Office cantonal des bourses d'études et d'apprentissage depuis le début du mois de juin, la direction du Service de l'enseignement spécialisé et de l'appui à la formation (SESAF) a mis en place un important dispositif de mesures afin de répondre dans les plus brefs délais à l'urgence de la situation. Les 452 dossiers de demandes de bourses qui, en date du 22 mai, étaient encore en attente pour l'année scolaire 2005-2006 sont, à présent, réglés et les premières décisions de l'Office concernant les quelque 5000 demandes déposées pour l'année prochaine commencent à être rendues.
Un examen approfondi des processus de traitement des dossiers en vigueur à l'OCBE a permis d'identifier et de mettre en oeuvre des améliorations. Les modalités de gestion des tâches ont notamment été totalement revues : des collaborateurs qui, par le passé, n'intervenaient qu'à certaines étapes du traitement des demandes sont appelés désormais à prendre en charge l'intégralité du dossier. Pour les assister, d'autres, constitués en équipes, sont chargés, d'une part, de trier et hiérarchiser les demandes selon l'urgence requise par la situation des requérants et, d'autre part, d'assurer le lien avec ces derniers pour récolter les informations manquantes dans les meilleurs délais.
Durant les prochaines semaines, le service introduira de nouveaux moyens informatiques afin de suivre l'ensemble des dossiers plus efficacement et d'identifier avec suffisamment d'anticipation les problèmes qui pourraient éventuellement survenir. Plusieurs auxiliaires seront, en outre, engagés, dès la fin de ce mois, afin de déployer l'activité de l'Office selon des horaires élargis. Enfin, des réseaux d'information et d'appui seront créés en partenariat avec les milieux concernés dans le but d'améliorer la qualité formelle des demandes reçues ainsi que leur traitement.
La direction du service informera régulièrement les médias de l'évolution du nombre des dossiers traités.
Au regard du nombre important de dossiers qui parviennent incomplets à l'OCBE, nous nous permettons de rappeler les éléments essentiels que ces derniers doivent contenir :
- les signatures de toutes les personnes concernées par la demande (requérant, parents, autre représentant légal)
- les décisions de taxation définitive pour la période 2004 de ces mêmes personnes
- le contrat d'apprentissage pour les requérants qui entament ce type de formation
- pour les demandes de renouvellement de bourses, l'annexe 1 du formulaire dûment complétée
- pour les premières demandes, le formulaire rempli dans son intégralité
- copie de la carte d'identité ou du permis d'établissement
- toutes pièces permettant de justifier la situation de famille (convention de divorce, etc.)
Bureau d'information et de communication de l'Etat de Vaud
Renseignements pour la presse uniquement
- Serge Loutan, chef du SESAF, 021 316 54 01