Archives parapubliques
Présentation
Les organismes auxquels le Canton confie une tâche publique sont tenus d’appliquer la Loi sur l’archivage, dans toutes ses dimensions : gouvernance et gestion documentaires, obligation de versement aux Archives cantonales vaudoises (ACV) et de demande d’autorisation pour les éliminations, etc.
La présente page met à disposition du secteur para-administratif les informations nécessaires à l’accomplissement de cette tâche.
Cadre légal et règlementaire
La gestion documentaire et l'archivage sont encadrés par une loi et son règlement d'application (entrés en vigueur en 2012) :
D’autres lois sont également à prendre en considération pour la gestion des archives :
- Loi sur l’information du 24 septembre 2002
- Loi sur la protection des données personnelles du 11 septembre 2007
- Loi sur le patrimoine mobilier et immatériel du 8 avril 2014, pour le volet «patrimonial» des missions des Archives cantonales
Gouvernance documentaire
Pour tout projet de gouvernance documentaire, veuillez prendre connaissance des informations contenues dans la page dédiée à cette matière :
La préposée ou le préposé aux archives
Une personne de contact pour les questions d'archivage et de gestion documentaire
Le règlement d’application de la loi sur l’archivage prévoit à son art. 4 que :
- Chaque autorité [organisme public ou parapublic] désigne parmi son personnel un préposé à la gestion des archives, chargé d'appliquer ou de faire appliquer les directives en la matière. Elle en communique le nom aux Archives cantonales vaudoises et informe celles-ci de tout changement de titulaire.
- Le préposé assure le contact avec les Archives cantonales vaudoises, qui lui fournissent la formation, les conseils et l'appui nécessaires. Il est en particulier chargé de la rédaction et de la tenue à jour du calendrier de conservation, ainsi que de la préparation des éliminations et des versements.
- Ces responsabilités sont mentionnées dans le cahier des charges du préposé, auquel l'autorité accorde le temps, les moyens et l'appui hiérarchique nécessaires à l'exercice de sa tâche.
Pragmatiquement, pour les institutions parapubliques, il s'agit a minima de désigner une personne de contact qui puisse faire le relais entre l'établissement et les Archives cantonales vaudoises.
La conservation des archives analogiques
La conservation des archives analogiques (papier, tirage photographique, etc.) implique un ensemble cohérent d’actions qui permettent d’assurer la transmission des documents en bon état aux générations futures.
Il est nécessaire pour cela de prévoir:
- un local sécurisé et avec de bonnes conditions de température et d’humidité;
- des archives bien conditionnées et bien tenues;
- une surveillance régulière des locaux et des archives.
Des fiches pratiques ont été élaborées à l’attention des communes et des services de l’État et des institutions parapubliques concernant les locaux d’archives et la conservation des archives qui regroupent toutes les informations nécessaires:
- concevoir et aménager un local d’archives (pdf, 0.94 Mo)
- gérer un local d’archives (pdf, 2.00 Mo)
- entretenir un local d’archives (pdf, 544 Ko)
- gérer des situations d’urgence/sinistres (pdf, 495 Ko)
Les dépenses qui découlent de l’application de ces recommandations constituent un investissement raisonnable par rapport aux frais de restauration et aux travaux rendus nécessaires par un manque durable d’attention. Des conseils peuvent être demandés aux Archives cantonales si une restauration s’impose.
En cas de partage d’un local entre plusieurs entités, il est fortement recommandé de désigner un ou une archiviste professionnel·le chargé·e de sa gestion et de sa surveillance, et de l’assurer du soutien d’une personne en charge de l’entretien du bâtiment dans lequel se trouve le local.
Se former à la gestion documentaire et à l’archivage
Les Archives cantonales vaudoises proposent régulièrement une formation dédiée aux personnes devant organiser la gestion des documents dans leur secteur d'activité, participer à celle-ci et/ou la contrôler. Cette formation s’adresse aux personnes qui agissent pour l'Administration cantonale vaudoise comme pour une entité parapublique.
Demander une expertise ou obtenir des modèles de bordereaux
Pour obtenir une expertise ou des modèles, veuillez contacter l'archiviste en charge du domaine parapublic (dans l’annuaire téléphonique de l’État de Vaud qui s’ouvre grâce au lien ci-après, rechercher avec la combinaison de touches «Ctrl» et «f» – le mot «parapublic»).
Contacter votre archiviste de référence en écrivant un courriel à info.acv(at)vd.ch et en mentionnant votre appartenance à une institution parapublique.