Nouvelles modalités de dépôt de demande de soutien

Attention: les associations, fondations, compagnies, entreprises (= personnes morales), doivent disposer d'un espace sécurisé "entreprise" pour déposer leur demande de soutien au nom de l'institution, les demandes déposées au nom d'une personne physique ne seront pas prises en compte.

Depuis le 10 décembre 2021, toutes les demandes d'aide et de soutienadressées au SERAC doivent obligatoirement s'effectuer depuis le nouveau "portail sécurisédes prestations en ligne" de l'Etat de Vaud. Les accès antérieurs au 1er décembre 2021 ne sont plus valables.

Grâce au nouveau portail sécurisé, les usagères et usagers sont protégés de toute usurpation d’identité et l’intégrité de leurs données personnelles est garantie. Les nouvelles modalités pour accéder au portail sécurisé des prestations en lignes sont décrites ci-dessous, en 4 étapes.

• Pour les personnes physiques, seul un moyen d'identification électronique (MIE) est nécessaire pour déposer une demande de soutien dont elles sont le bénéficiaire final (étape 1).
   
• Pour les personnes morales (associations, compagnies, fondations, entreprises, etc.), un accès sécurisé professionnel est obligatoire, en plus du MIE (étape 1, puisétape 2).
  
  L'espace sécurisé professionnel peut être partagé entre plusieurs utilisateurs, pour autant que ceux-ci disposent également d'un MIE (étapes 3 et 4).

Important : les demandes de soutien qui concernent une personne morale ne peuvent pas être déposée depuis un espace sécurisé personnel pour personnes physiques. Ces demandes ne seront pas traitées par le Service des affaires culturelles et devront être redéposées.

Comment accéder au nouveau portail

Etape 1 : Créez d'abord un identifiant personnel

1.1 Accédez à la page "Demandez un moyen d'identification électronique" et appuyez sur le bouton vert COMMENCER. Remplissez entièrement le formulaire et transmettez-le.

1.2 Une fois le formulaire soumis, notez le code secret que vous recevrez par email.

1.3  Recherchez une préfecture qui vous convient et contactez-la afin de fixer un rendez-vous.

1.4 Rendez-vous auprès de cette préfecture, sans oublier vos papiers d'identité ainsi que le code secret obtenu par email, afin de recevoir votre identifiant de connexion (MIE).

1.5 Consultez vos emails afin de terminer l'inscription dans les 10 jours qui suivent. Vous devrez cliquer sur un lien sécurisé, entrer l'identifiant (MIE) obtenu, et définir un mot de passe qui y sera associé.

Vous disposez désormais d’un espace sécurisé personnel pour personne physique.

• Marche à suivre : Créer un identifiant personnel

Etape 2 : Créez un espace sécurisé pour votre entreprise

Les demandes de soutien faites au nom d’une association, d’une fondation, d'une compagnie, d’une entreprise, etc. ne peuvent être prises en compte que si elles ont été déposées depuis un espace sécurisé pour entreprise.

2.1 Vérifiez que votre association, votre fondation ou votre entreprise dispose d'un numéro IDE. En cas de besoin consultez la page du Registre fédéral des entreprises.

Si votre entreprise ne dispose pas d’un numéro IDE, vous pouvez le demander au moyen du formulaire de demande IDE (pdf, 225 Ko).

2.2 Vérifiez que vous avez tous les documents nécessaires à votre demande, en vous aidant du Guide pour déterminer les documents à fournir (pdf, 54 Ko). Si vous n'êtes pas habilité.e à représenter votre entité IDE seul.e, voici le formulaire de désignation d'un référent (pdf, 193 Ko) à télécharger.

2.3 Accédez à la page "Créer un espace sécurisé pour entreprise ..." et appuyez sur le bouton vert COMMENCER. Remplissez les différentes pages du formulaire et annexez les documents demandés. Attention, il doit s'agir d'originaux signés. Les signatures électroniques ne sont pas tolérées.

2.4 Vous recevrez un code d'activation par courrier postal à l'adresse du siège de votre entreprise.

2.5 Vous devrez vous connecter à votre espace sécurisé personnel au moyen de votre MIE personnel (étape 1), pour ensuite confirmer l'ouverture de l'espace sécurisé professionnel.

2.6 Déconnectez-vous puis reconnectez-vous au Portail sécurisé des prestations  en sélectionnant votre entreprise lorsque cela vous sera demandé pendant la connexion.

• Marche à suivre : créer un espace sécurisé pour entreprise
• Formulaire de demande IDE à l'Office fédéral de la statistique (attention, les associations doivent annexer leurs statuts)
• Guide pour déterminer les documents à fournir
• Formulaire de désignation d'un référent

Etape 3 : Rattachez d'autres intervenants à votre espace professionnel

Si d'autres personnes sont appelées à utiliser des prestations pour le compte de votre entreprise, elles doivent obligatoirement être en possession d'un MIE (cf. l'étape 1 ci-dessus).

Le responsable de l'entreprise peut rattacher directement le MIE d'une personne à son espace professionnel grâce au menu Gérer les membres et gérer les autorisations d'accès.

Un usager peut aussi spontanément demander à être rattaché à l'espace professionnel sécurisé grâce au menu Demander l'accès à l'espace sécurisé d'une entreprise. Le responsable de l'entreprise devra dès lors accepter sa demande.

Etape 4 : Accordez l'accès à une prestation sécurisée

Pour qu'un membre de votre espace professionnel, y compris vous-même, puissiez accéder à une prestation sécurisée, il doit en demander l'autorisation. Vous recevrez une notification par email qui vous permettra de valider ou refuser la demande.

Vous pouvez aussi accorder directement l'autorisation.

Que faire en cas de problème ?

Votre interlocuteur pour toutes les questions relatives à l’obtention du MIE et la création de votre espace professionnel répondra via l’adresse email support Cyber, du lundi au vendredi.

Davantage d'information

Le nouveau portail sécurisé s'inscrit dans le cadre de la cyberadministration et du renforcement de la sécurité du site internet de l'Etat de Vaud voulus par le Conseil d'Etat. Le dispositif garantit à toute la population un accès personnalisé, à distance, en continu et entièrement sécure à toutes les prestations de l'administration cantonale.

Bases légales

Le développement de la cyberadministration s’appuie sur deux bases légales, adoptées à l’unanimité par le Grand Conseil en novembre 2018: la loi sur les moyens d’identification électronique et le portail sécurisé des prestations en ligne de l’État (LCyber) et la révision de la loi sur la procédure administrative (LPA-VD).

La révision de la LPA-VD autorise les autorités à mener une procédure administrative par voie électronique – soit en particulier de communiquer et de notifier des décisions par voie électronique – et permet donc la dématérialisation complète des prestations: il devient par exemple possible de rendre une décision sous forme électronique.

La LCyber, elle, consacre trois principes cardinaux en matière de cyberadministration: la gratuité, la protection des données, et le caractère facultatif. De plus, elle confie à l’État la responsabilité de délivrer des moyens d’identification électronique et de garantir la sécurité des échanges et la protection des données personnelles transmises dans ce contexte.