Toute personne dans le canton de Vaud qui ne peut pas financer sa formation après l’école obligatoire peut demander une bourse auprès de l’Office cantonal des bourses d’études et d’apprentissage (OCBE). Si les critères pour obtenir une bourse ne sont pas entièrement remplis, l’Etat octroie, à certaines conditions, un prêt. Jusqu’à fin mars, les administrés ont soumis leur demande en remplissant le formulaire à main. Dès le 1er avril 2019, il est désormais possible de déposer une demande de bourse ou de prêt d'études ou d'apprentissage en ligne.
Diminuer le nombre de dossiers incomplets
L’OCBE traite plus de 11'000 demandes par année dont environ 65% aboutissent à une aide financière. Le nombre de demandes soumises augmente en moyenne de 4% chaque année. L’introduction de la demande en ligne constitue l’une des mesures concrètes prises afin de mieux gérer l’afflux des dossiers. «A l’heure actuelle, environ 40% des dossiers qui nous sont transmis sont incomplets. Cela complique le traitement des demandes parce que les gestionnaires doivent contacter les personnes pour recevoir les pièces justificatives ou informations manquantes», explique Vanessa Egli, cheffe de l’OCBE. «L’objectif est notamment d’améliorer le temps de traitement des dossiers puisque, grâce à la demande en ligne, les formulaires seront plus complets et une partie de la saisie sera évitée.»
Mieux servir les administrés
Vanessa Egli souligne que le formulaire en ligne a été pensé pour mieux servir les administrés. « Le nouveau formulaire est facilement accessible sur le site de l’Etat de Vaud depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone et agréable à remplir grâce à des aides à la saisie. En plus, parce qu’il est dynamique, il s’adapte automatiquement à la situation personnelle du demandeur. Les pièces justificatives, scannées ou prises en photo, peuvent être ajoutées directement à la demande en ligne.» Selon la cheffe de l’OCBE, les tests réalisés auprès d’un panel d’étudiants et de partenaires sont réjouissants. Un autre plus: dès l’année prochaine, les demandeurs pourront reprendre les données déjà saisies s’ils souhaitent déposer une nouvelle demande.
Démarche globale de simplifier les procédés
La mise en ligne du nouveau formulaire de l’OCBE s’inscrit dans une démarche globale menée par la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) de simplifier les procédés pour demander une prestation sociale, d’être aussi transparent que possible et de donner un maximum d’autonomie aux ménages. Ainsi, depuis le 1er septembre 2018, les vaudois peuvent effectuer une demande de subside à l’assurance-maladie en ligne.
La démarche est facile à entreprendre et le formulaire peut être rempli en quelques clics. Aujourd’hui, une demande sur trois se fait en ligne et on constate un nombre élevé de demandes faites le soir et le week-end ce qui indique que cette évolution répond à un besoin avéré de la population.
Tous les formulaires ont été développés en collaboration étroite avec la Direction des systèmes d’information.
<link prestation-detail prestation demander-une-bourse-detudes-ou-dapprentissage>Formulaire demander une bourse ou un prêt