Optimiser les ressources et améliorer les contrôles pour garantir la performance des prestations

La mission des OP est de recouvrer des dettes sur requête des créanciers et créancières. Si le canton n’a que peu de marge de manœuvre dans la facturation des émoluments, fixés au niveau fédéral, il bénéficie d’une grande liberté dans l’organisation des offices. Il a ainsi doté chaque district d’un OP, dirigé par un préposé. Ces dix OP sont rattachés à l’Ordre judiciaire vaudois sous la direction administrative du SG-OJV. Ce dernier a pour missions la planification générale, la conduite, la coordination et le contrôle des activités des offices.

Le SG-OJV est composé de diverses sections et cellules administratives, dont les rôles et responsabilités méritent d’être clarifiés. La cellule OPF génère des redondances et des difficultés de coordination avec les autres sections du SG-OJV.

Le cadre de contrôle doit être renforcé, en définissant notamment les tâches à réaliser et leur fréquence. En outre, le domaine des poursuites étant sensible, la Cour préconise d’effectuer une analyse complète des risques. De même, il importe de compléter les indicateurs et statistiques permettant de vérifier les activités des OP et leur gestion des ressources humaines.

Pour limiter le risque d’erreur lié à la retranscription manuelle de données, la Cour recommande de développer des interfaces avec d’autres applications étatiques ainsi que de permettre l’accès au logiciel métier et à la signature électronique de documents lors des saisies menées en dehors des offices.

Elle préconise également de développer ce logiciel métier afin d’y intégrer les données actuellement traitées dans des applications bureautiques parallèles.

Par ailleurs, la Cour recommande que la vente en ligne des biens saisis soit privilégiée par rapport aux ventes aux enchères en présentiel, la première étant financièrement plus avantageuse. En outre, un historique cantonal des ventes devrait être créé afin d’harmoniser l’évaluation des biens.

Au niveau des ressources humaines, la Cour recommande de redéfinir les besoins pour chaque fonction au sein des OP et de répartir les forces entre les OP de façon plus dynamique. De plus, des critères d’attribution du futur personnel itinérant aux OP doivent être déterminés pour assurer l’efficacité de ces ressources complémentaires. Enfin, il convient de favoriser la communication horizontale et le partage de compétences entre personnes occupant les mêmes fonctions au sein des divers OP.

La Cour adresse donc 14 recommandations au SG-OJV selon trois axes :

1.    Améliorer la structure organisationnelle des entités du SG-OJV gérant les OP.

2.    Améliorer la qualité des outils de pilotage.

3.    Améliorer la performance des activités grâce à la numérisation et l’automatisation des processus et à la gestion proactive des ressources humaines.

Ces recommandations ont appelé des commentaires de l’OJV et des réserves ont été émises sur trois d’entre elles (détails dans le rapport d’audit). La recommandation concernant les ventes aux enchères a été formellement refusée.

Bureau d'information et de communication de l'Etat de Vaud

Renseignements pour la presse uniquement

• Valérie Schwaar, Présidente de la Cour des comptes, valerie.schwaar(at)vd.ch

Liens

• Rapport n° 77 et sa synthèse
• Capsule vidéo de présentation

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