Archives communales
L'archivage dans les communes
Ressources et modèles
Les archives communales: définition et rôle
Les archives communales regroupent les documents produits ou reçus par les autorités communales et leur administration dans le cadre de leurs activités, quel que soit leur support.
Les archives contribuent à garantir la sécurité du droit et à protéger les intérêts légitimes des citoyens. Elles constituent une part essentielle de la mémoire communale.
La gestion documentaire et l’archivage permettent notamment de:
- retrouver facilement les informations utiles;
- assurer l’efficacité et la continuité de l’action communale;
- défendre les droits des autorités communales et des citoyens;
- garantir la transparence des activités communales;
- contrôler l’accès aux données personnelles sensibles;
- constituer un patrimoine unique et irremplaçable pour l’histoire communale.
Les bases légales
La loi sur l'archivage (LArch) et son règlement d'application (RLArch) s’appliquent à l'ensemble des administrations publiques du canton de Vaud.
Les communes sont soumises à la LArch et doivent en respecter les principes et les dispositions pratiques. Il en va de même pour les entités intercommunales et les tiers qui remplissent une tâche d'utilité publique sur mandat d’une ou de plusieurs communes (par exemple un bureau technique privé).
Les communes appliquent la loi de manière autonome et conservent elles-mêmes leurs archives historiques. La syndique ou le syndic est responsable de la bonne gestion des archives communales et peut déléguer cette compétence à une ou un archiviste, à la secrétaire municipale ou au secrétaire municipal.
Les communes peuvent développer des solutions intercommunales pour assurer la gestion et la conservation de leurs archives historiques.
Les entités intercommunales
La LArch précise que la commune-siège de l’entité intercommunale est celle à laquelle l’entité doit remettre ses archives historiques au terme de leur délai d’utilité. Il est nécessaire de régler la question de l’archivage des dossiers et des données d’une entité intercommunale dans la convention qui lie les parties prenantes à cette entité.
Chaque commune doit s’assurer qu’elle peut en tout temps accéder aux documents liés à une tâche communale, même lorsque cette dernière est déléguée.
Les dossiers originaux produits par l’entité intercommunale doivent être remis à la commune-siège régulièrement, au plus tard lors de la cessation de ses activités.
Les dossiers constitués par et dans chaque commune membre sont considérés comme secondaires. Ils peuvent en principe être éliminés une fois leur délai d’utilité échu. Si la question de l’archivage n’est pas traitée dans la convention qui lie les parties prenantes à l’entité intercommunale, il est vivement recommandé de vérifier que celle-ci gère correctement ses archives et les remet régulièrement à la commune-siège.
Les fusions de communes
En cas de fusion, les archives des anciennes communes sont closes le jour de la fusion; elles forment des unités distinctes et inaliénables.
Les archives de la nouvelle commune sont créées et gérées distinctement dès l’entrée en vigueur de la fusion.
Les archives publiques et privées
Les Archives communales conservent:
- Les archives produites par l’administration, dites archives «officielles», dont la collecte et la consultation sont régies par la LArch;
- Les archives issues de sociétés locales, entreprises, familles ou habitants de la commune, dites archives «privées», dont la prise en charge et la consultation doivent être réglées par une convention de donation ou de dépôt.
À noter que les archives privées présentant un lien significatif avec le canton peuvent être proposées aux Archives cantonales vaudoises.
- Page consacrée aux archives privées sur le site vd.ch
- L’Association vaudoise des archivistes (AVA publication) propose un manuel destiné aux administrations communales sur le thème des archives privées: «Les archives privées dans les communes».
- Loi sur l’information (LInfo)
- Loi sur la protection des données personnelles (LPrD)
Le cycle de vie de l'information
La gouvernance documentaire
La mise en place d’une gouvernance documentaire est centrale pour garder la maîtrise des ressources documentaires et des données.
Concrètement, les ACV recommandent de
- gérer les documents par dossier d’affaire;
- définir et mettre en œuvre les règles nécessaires à la gestion du cycle de vie des dossiers.
Le plan de classement d’activité
Un plan de classement d’activité sous-tend l’organisation des dossiers. Il s’agit d’une structure intellectuelle hiérarchique, basée sur
- les missions,
- les activités,
- les prestations,
- les processus.
Modèle de plan de classement
En collaboration avec l’Association vaudoise des secrétaires municipaux (AVSM) et des archivistes communaux, les ACV ont développé en 2006 un modèle de plan de classement pour les communes de petite et moyenne importance sans structure professionnelle d’archivage. La classification administrative du Plan comptable vaudois 1980 a servi de fil conducteur à ce plan. Il en est toutefois indépendant et n’est pas appelé à évoluer en même temps que le Plan comptable vaudois.
- plan type 2006:
- indexes:
Les communes peuvent prendre ce plan comme point de départ pour créer un plan de classement basé sur les missions, activités et prestations.
Plan de classement propre à la commune
Les communes peuvent également établir leur propre plan de classement d’activité. Des recommandations sont disponibles sur la page consacrée à la gouvernance documentaire.
Le calendrier de conservation
Le calendrier de conservation est une liste, organisée logiquement, des différents types de documents créés ou reçus par l'administration communale.
Le calendrier de conservation indique
- la durée pendant laquelle ils doivent être conservés (conservation temporaire)
- leur sort final, à appliquer à l'échéance de ce délai:
- élimination;
- tri (échantillonnage ou sélection);
- versement aux archives historiques (conservation définitive).
Le calendrier de conservation distingue
- la Durée d’utilité administrative (DUA), basée sur la nécessité de disposer immédiatement des informations permettant d’assurer la continuité, la rationalité et le contrôle de la gestion de l’administration communale. Les communes sont compétentes pour déterminer cette durée;
- la Durée d’utilité légale (DUL), conforme aux obligations légales ou administratives (par exemple la conservation des pièces comptables pendant 10 ans en vertu de l’art. 958f du Code des obligations).
Les Archives cantonales vaudoises proposent un calendrier de conservation structuré sur la base du plan de classement type 2006 (présenté dans le paragraphe «Modèle de plan de classement» ci-dessus). Il peut être téléchargé par domaine (format PDF) ou globalement (version Excel):
- 1. Administration générale (pdf, 3.42 Mo)
- 2. Finances (pdf, 1.40 Mo)
- 3. Domaine et bâtiment – propriétés communales (pdf, 2.33 Mo)
- 4. Travaux publics – environnement – urbanisme (pdf, 1.78 Mo)
- 5. Formation – jeunesse – culture – églises (pdf, 1.58 Mo)
- 6. Sécurité publique (pdf, 2.41 Mo)
- 7. Affaires sociales (pdf, 2.19 Mo)
- 8. Services industriels (pdf, 1.63 Mo)
La fiche pratique «Trier les documents d'activité» regroupe et développe les principaux éléments liés au calendrier de conservation:
Documents du contrôle des habitants: version actualisée
Les documents des contrôles des habitants ont un calendrier de conservation spécifique. Ce calendrier est présenté dans un guide pratique – «La protection des données s'invite au contrôle des habitants» – qui présente dans son annexe 7.1 une version actualisée du chapitre 62 du calendrier de conservation, le «Plan de conservation des documents des contrôles des habitants».
- Plan de conservation des documents des contrôles des habitants (pdf, 180 Ko)
- Source: annexe 7.1 du Guide pratique – La protection des données s'invite au contrôle des habitants (publication du Service de la population ainsi que de l’Autorité de protection des données et de droit à l'information)
À l’avenir: le référentiel de gouvernance documentaire
Les ACV préparent un modèle de référentiel de gouvernance documentaire (RefGD). Ce RefGD modèle comprend:
- un plan de classement basé sur les activités, prestations et processus
- des métadonnées permettant de gérer le cycle de vie des dossiers produits d’après ce plan.
Il contiendra les informations nécessaires à une gestion hybride (papier et/ou numérique) des dossiers et facilitera l’automatisation de certaines opérations liées à la gestion du cycle de vie des dossiers.
À terme, le plan de classement et le calendrier de conservation présentés dans les paragraphes ci-dessus seront remplacés par ce référentiel. À ce stade, ils restent toutefois une référence.
Éliminer ou verser des dossiers/documents
Les durées d’utilité et les sorts finaux à appliquer aux documents et/ou dossiers produits par l’administration communale sont indiqués dans le calendrier de conservation et, à l’avenir, dans le RefGD (voir les rubriques précédentes).
Le versement ou l’élimination des dossiers doit faire l’objet d’un bordereau d’élimination ou de versement. Chaque bordereau doit être systématiquement contrôlé et approuvé par l’archiviste de la commune, la syndique ou le syndic avant l’exécution du sort final.
Éliminer des dossiers ou documents
L’élimination des dossiers et documents produits et reçus par les autorités communales et leur administration est soumise à l’autorisation de la syndique, du syndic, de l’archiviste communale ou de l'archiviste communal.
Il faut notamment s’assurer que leur durée d’utilité est arrivée à son terme.
L’autorisation d’éliminer fait l’objet d’un bordereau d'élimination.
Une élimination, même si elle est prévue par le calendrier de conservation, peut être refusée.
Une fois le bordereau signé, l'élimination physique des documents s'effectue de manière confidentielle.
Les seuls documents dont l’élimination n’est pas soumise à autorisation sont les papiers corbeille. Il s’agit des documents qui ne présentent pas d’intérêt administratif ou juridique et qui peuvent être éliminés en tout temps, au plus tard au moment de la clôture du dossier.
Verser des dossiers
Le versement est l'opération par laquelle les dossiers et documents arrivés au terme de leur durée d’utilité – et dont le sort final est la conservation – sont transférés aux archives historiques. Cela concerne entre 10 et 15% du total des dossiers et documents générés par une commune.
Un bordereau de versement est rédigé préalablement au versement. Ce document permet de suivre le processus de versement: initié par le service producteur, il est soumis à l’autorisation de la syndique, du syndic, de l’archiviste communale ou de l'archiviste communal. Si la décision de versement est confirmée, les dossiers et documents concernés sont versés aux archives communales.
L’inventaire des archives historiques
Les archives versées aux archives historiques doivent être décrites dans un inventaire: il s’agit d’une description du contenu (intitulé, dates), de la forme des archives (quantité, dimensions, formats, etc.) et de leur contexte de production (qui les a produites, pourquoi etc).
L’inventaire permet de repérer les archives: ainsi, l’administration communale accède aisément à sa mémoire et peut répondre aux demandes des citoyens dans les délais exigés par la loi sur l'information.
L’inventaire précise les conditions d'accès et décrit les éventuelles procédures de demande d'autorisation. Il constitue enfin un outil important pour le traitement des archives en cas de sinistre. Il permet alors de
- pointer les éléments à évacuer et à traiter en priorité
- vérifier la présence des documents ou identifier leur perte éventuelle.
Un inventaire d'archives doit respecter les normes de description du Conseil international des archives (ICA).
La diffusion des inventaires et des archives
Les archives historiques sont conservées pour être accessibles aux autorités ainsi qu’à l’ensemble des citoyennes et citoyens.
La base de données Panorama, mise en ligne en novembre 2023, rassemble les inventaires des archives de toutes les communes vaudoises, couvrant la période allant de leurs documents les plus anciens jusqu’à 1961.
- Base de données Panorama
- Publication Panorama des Archives communales vaudoises, 1401-2003, éditée par la Bibliothèque historique vaudoise
Lancé en 2010, un projet de mise à jour de cette base de données a conduit à la création de la plateforme Vaud archives communales, reprise en 2024 par les ACV. Elle permet aux archivistes des communes vaudoises d’éditer et de publier leurs inventaires plus récents.
En 2025, les ACV procèderont à la migration des inventaires actuellement présents sur Panorama vers la plateforme Vaud Archives Communales, qui regroupera ainsi l’ensemble des inventaires communaux, anciens et récents, dans un accès unifié.
Pour davantage d’informations à ce sujet, n’hésitez pas à contacter les ACV.
L’accès aux archives
L’accès aux archives est réglé par les articles 10 à 15 de la loi sur l'archivage (LArch).
Cette loi est étroitement coordonnée avec
- la loi sur l’information (LInfo)
- la loi sur la protection des données personnelles (LPrD).
La LArch règle l’évolution dans le temps des intérêts contradictoires protégés par la LInfo et la LPrD, en déterminant jusqu’à quand d’éventuels intérêts publics ou privés protégés peuvent subsister. Elle donne ainsi les modalités pratiques d’application de la LInfo et de la LPrD.
- Loi sur l’archivage (LArch)
- Loi sur l’information (LInfo)
- Loi sur la protection des données personnelles (LPrD)
La fiche pratique «Accès aux archives» évoque les délais de protection, l’exception concernant les procès-verbaux de la Municipalité et les modalités pratiques de l’accès aux archives communales.
L'Autorité de protection des données et de droit à l'information met à disposition des autorités de nombreux autres documents utiles à ce sujet
Les particularités du numérique
La gestion électronique des documents (GED)
La gestion électronique des documents (GED) est un système permettant de créer et de gérer des documents numériques.
Ce système favorise:
- l’automatisation de processus;
- le travail collaboratif;
- l’identification et la recherche de documents par leurs métadonnées.
La GED a aussi l’avantage de permettre une gestion fine des accès et des versions des documents.
La numérisation et la dématérialisation ne mettent pas fin aux obligations en matière d’archivage. Pour que des documents numériques puissent servir de preuve devant un tribunal au même titre que le papier, un système de GED doit pouvoir garantir, dès la création des documents,
- leur authenticité;
- leur fiabilité;
- leur intégrité;
- leur exploitabilité.
Or, ces conditions ne sont pas remplies automatiquement; pour que ces systèmes garantissent la valeur probante des documents, des développements spécifiques sont nécessaires.
- Voir à ce sujet la norme ISO 15489 «Information et documentation – Gestion des documents d’activité»
- Voir aussi les normes eCH
Dans un contexte communal, une GED doit également répondre à des exigences archivistiques supplémentaires, liées au caractère public et à la valeur patrimoniale des données et documents.
Plusieurs documents de référence sont proposés aux communes qui prévoient l’acquisition d’une GED:
- Exigences légales et principes (Guide pratique à l’usage des archives communales)
- Recommandations sur les exigences archivistiques (proposées par les Archives cantonales et l’Association vaudoise des archivistes):
Il est important que les communes tiennent compte des questions liées à la gestion du cycle de vie des dossiers lors de l’évaluation des produits GED.
Un système de GED permet de gérer la phase de production et, sous certaines conditions, la phase de conservation temporaire des dossiers.
Une GED n’est jamais un système d’archivage numérique pérenne: il ne permet pas d’assurer la conservation des documents et données à très long terme.
Le respect des recommandations mentionnées dans les documents cités ci-dessus devrait toutefois faciliter la mise en place d’un tel système.
L’archivage numérique pérenne (archivage des dossiers, documents et données à valeur historique)
L’archivage numérique pérenne correspond à la phase d‘archivage définitif et permet la conservation à long terme des dossiers numériques, versés aux archives historiques à la fin de leur durée d’utilité. Seuls les dossiers dont la valeur patrimoniale et archivistique est jugée intéressante doivent y être versés.
Pour qu’un versement numérique puisse s’opérer d’une gestion électronique des documents (GED) vers un système d’archivage numérique, la GED doit remplir un certain nombre d’exigences. Il s’agit d’en tenir compte dès la conception de la GED (voir la rubrique précédente).
Le système d’archivage numérique doit
- être conforme à la norme Open Archival Information System (OAIS, en français Système ouvert d'archivage d'information);
- répondre aux défis liés à l’obsolescence des formats et des supports.
Voir à ce sujet les recommandations du Centre national de compétence pour l’archivage électronique (CECO-KOST):
La rétro-numérisation d’archives historiques
La rétro-numérisation d’archives produites sous format papier n’est pas qu’une affaire de technique. Il s’agit d’un processus qui doit être organisé de manière rationnelle:
- les documents doivent être décrits de manière détaillée dans un inventaire;
- leur état de conservation doit être connu et suffisamment bon pour supporter différentes manipulations;
- des mesures doivent être prises afin d’en permettre la reproduction sans dommage;
- les différentes étapes du processus doivent être connues et explicitées;
- les éléments suivants doivent être identifiés et formalisés: format(s) des fichiers, résolution, modes colorimétriques, métadonnées, nommages des fichiers, espaces de stockage, suivi des documents physiques;
- les fichiers issus de la numérisation doivent être intégrés à un système d’archivage numérique.
Prudence avec l’abandon du papier
Les Archives cantonales vaudoises se montrent prudentes quant à l’abandon du papier pour l’archivage historique (conservation définitive). Une telle éventualité nécessite la mise en œuvre complète d’un système d’archivage numérique (voir les rubriques précédentes).
Sans système d’archivage numérique pérenne (≠ GED), il n’est possible d’envisager la non-impression ou l’élimination de la version papier des dossiers ou documents qu’aux conditions suivantes:
- la GED respecte les principes de gouvernance documentaire;
- le sort final au terme de la durée d’utilité est l’élimination;
- une analyse des risques a été réalisée.
Dans tous les cas, et conformément au calendrier de conservation, il est indispensable de conserver sous forme papier les dossiers et documents suivants:
- Procès-verbaux de la Municipalité et du Conseil général/communal;
- Comptes approuvés;
- Rapports de gestion;
- Contrats et conventions;
- Règlements communaux.
Les archives papier / analogiques
L’impression des procès-verbaux, comptes, règlements et actes
Les procès-verbaux des séances des exécutif (Municipalité) et législatif communaux (Conseil communal ou Conseil général), ainsi que les comptes des communes constituent le cœur des archives communales. Ils doivent être imprimés sur du papier permanent.
Deux normes ISO certifient le papier permanent:
- ISO 9706: exigences de permanence (capacité à rester stable à travers le temps). Les papiers conformes à la norme 9706 sont relativement courants et se trouvent aisément;
- ISO 11108: exigences de durabilité (capacité à résister à l’usure normale et aux manipulations).
Les encres et les toners utilisés devraient être certifiés par la norme ISO 11798, qui porte sur la permanence et la durabilité de l’écriture.
La conservation des archives analogiques
La conservation des archives analogiques (papier, parchemin, tirage photographique, etc.) implique un ensemble cohérent d’actions qui permettent d’assurer la transmission des documents en bon état aux générations futures.
Il est nécessaire pour cela de prévoir:
- un local sécurisé et avec de bonnes conditions de température et d’humidité;
- des archives bien conditionnées et bien tenues;
- une surveillance régulière des locaux et des archives.
Des fiches pratiques ont été élaborées à l’attention des communes et des services de l’État concernant les locaux d’archives et la conservation des archives qui regroupent toutes les informations nécessaires:
- concevoir et aménager un local d’archives (pdf, 0.94 Mo)
- gérer un local d’archives (pdf, 2.00 Mo)
- entretenir un local d’archives (pdf, 544 Ko)
- gérer des situations d’urgence/sinistres (pdf, 495 Ko)
Les dépenses qui découlent de l’application de ces recommandations constituent un investissement raisonnable par rapport aux frais de restauration et aux travaux rendus nécessaires par un manque durable d’attention. Des conseils peuvent être demandés aux Archives cantonales si une restauration s’impose.
En cas de partage d’un local entre plusieurs communes, il est fortement recommandé de désigner un ou une archiviste professionnel·le chargé·e de sa gestion et de sa surveillance, et de l’assurer du soutien d’une personne en charge de l’entretien du bâtiment dans lequel se trouve le local.
Le plan d’évacuation en cas de sinistre
Afin de bénéficier d’une intervention adéquate de la part des pompiers en cas de sinistre eau/feu, il est important de disposer d’un plan d’évacuation. L’existence d’un plan d’évacuation permet d’inscrire les archives des communes dans la base de données de la Centrale des alarmes du canton (CTA).
Pour plus de renseignements sur les plans d’évacuation et pour obtenir de l’aide pour leur réalisation:
Office cantonal de la protection des biens culturels
Place de la Riponne 10
1014 Lausanne
021 316 73 30
monuments(at)vd.ch
Une assurance pour les archives communales
Les collections des musées sont en principe assurées. Les archives communales méritent la même attention. Si leurs archives sont endommagées, les communes concernées devront faire face à des frais importants pour en sauvegarder les restes:
- Frais de déblaiement: trier, déménager, conditionner, transférer, louer des locaux provisoires, lyophiliser les documents détrempés, etc.
- Frais de restauration: pages abîmées, reliures arrachées, réparations de livres, etc.
- Frais de reconstitution: frais de recherches historiques (salaire de l’historienne ou historien) pour reconstituer les archives disparues au moyen des documents contenus dans des dépôts voisins, par exemple.
Pour en savoir davantage et obtenir une réponse précise sur votre situation personnelle, contactez l’Établissement d’assurance contre l’incendie et les éléments naturels du canton de Vaud.
Rôle des Archives cantonales vaudoises auprès des communes
Les Archives cantonales vaudoises exercent auprès des communes une fonction de conseil et soutien, ainsi que, selon les situations, un droit d'inspection.
Les communes peuvent solliciter des expertises en matière de gestion documentaire, de conservation et d’archivage auprès des Archives cantonales vaudoises.
Se former à la gestion documentaire et à l’archivage
Les Archives cantonales vaudoises proposent régulièrement une formation spécialement dédiée aux communes.
Obtenir une expertise ou des informations en matière d’archivage
Pour obtenir une expertise ou des informations, veuillez contacter les archivistes en charge des communes (dans l’annuaire téléphonique de l’État de Vaud qui s’ouvre grâce au lien ci-après, rechercher avec la combinaison de touches «Ctrl» et «f» – le mot «communes»).
Quelques articles consacrés à l'archivage dans les communes
Canton-Communes
Le périodique «Canton-Communes» destiné aux communes vaudoises, propose régulièrement des éclairages sur le thème de l'archivage.
En 2024, les intempéries estivales ont provoqué plusieurs situations critiques dans les locaux d’archives:
Les archives communales: une vue d'ensemble de la question (catégories d'archives, conservation, consultation, élimination, …)
Début 2024, le Canton de Vaud a lancé une enquête sur l’audiovisuel, afin de recenser le patrimoine visuel ou sonore et d’en dresser la meilleure cartographie possible.
En mai 2024, les Archives cantonales vaudoises (ACV) ont signé avec l’Association vaudoise des archivistes (AVA) une convention de reprise par le canton de la plateforme vaud.archivescommunales.ch.
PointCommune
Le magazine de l'Union des communes vaudoises consacrait en 2020 un dossier de treize pages à l'archivage communal. Delphine Friedmann, directrice, et Mathias Walter, l'un des deux archivistes en charge des relations avec les communes, y évoquaient l'engagement des Archives cantonales.