Détail fiche emploi

N° fiche 108
Autres appellations
  • Directeur-trice administratif-ve
Catégorie
Emploi-type
Branche d'activité
  • Les métiers du secteur administratif
Famille professionnelle
  • Gestion administrative d'une unité décentralisée
Exemple de lieux d'exercice
  • UNIL
Mission

Il ou elle seconde le décanat de la Faculté. A ce titre, il ou elle assume la direction des activités administratives et la gestion des ressources dont dispose l'entité. Il ou elle veille au respect des différentes dispositions légales et à leur application. Il ou elle assure le bon déroulement de l'année académique de la Faculté.

Activités essentielles

Gestion des ressources financières
Participer aux analyses et prévisions concernant les besoins de la Faculté.
Elaborer le budget en accord avec le décanat sur proposition des différentes unités de la Faculté.
Contrôler l'utilisation du budget et en assurer le suivi.
Valider, par signature, l'utilisation de différentes ressources de la Faculté.

Direction du personnel
Contrôler les procédures de nomination du corps enseignant.
Gérer le suivi des dossiers du corps enseignant.
Gérer les dossiers des assistant-e-s de la Faculté (engagements, renouvellements, suivi du budget).
Recruter et gérer le personnel administratif et technique (PAT).
Organiser et planifier les activités du PAT.
Organiser la formation permanente du PAT.

Développement informatique
Analyser les besoins informatiques et bureautiques liés aux différentes procédures administratives (gestion des finances de la Faculté, des enseignements, des études, des dossiers des étudiant-e-s, du site internet, etc.).
Mettre en place et suivre le développement des programmes informatiques.

Gestion administrative (de type juridique et organisationnel)
Préparer et tenir à jour les divers règlements et autres bases légales de la Faculté.
Rédiger le courrier de nature juridique : réponses et préavis au Rectorat en matière de recours d'étudiant-e-s.
Organiser les procédures administratives du/des secrétariat(s).
Etablir le calendrier académique de la Faculté.
Gérer les locaux, leur aménagement et l'attribution du matériel.

Gestion des affaires étudiantes
Organiser toute manifestation en lien avec les activités académiques de la Faculté.
Traiter des dossiers particuliers, étudiant-e-s-hôtes, échanges, mobilité, etc.
Contrôler les effectifs des étudiant-e-s, les délais d'étude, les changements de discipline, etc.
Suivre l'organisation des sessions d'examens.
Analyser les diverses statistiques.

Compétences
  • Capacité d'adaptation et flexibilité
  • Ecoute et communication
  • Esprit de décision et détermination
  • Organisation et gestion de son temps
  • Sens des responsabilités et éthique du service public
  • Vision globale et sens de la perspective
Parcours professionnel

Titre universitaire et plusieurs années d’expérience professionnelle.

Titres requis
  • Master
Contexte

Cet emploi-type s'exerce au sein d'une Faculté et son activité est régie par la loi sur l'Université de Lausanne (LUL), le règlement sur l'Université de Lausanne (RGUL) et les règlements de la Faculté en question.

Compte tenu des changements fréquents au niveau des responsables académiques, l'administrateur-trice de faculté doit s'adapter à chaque nouveau responsable tout en assurant la continuité du fonctionnement de la Faculté.

L'exercice de cet emploi-type est assez variable compte tenu du fait qu'il y a des disparités entre les Facultés de l'UNIL (nombre d'étudiant-e-s, nombre de collaborateur-trice-s, budget, etc.).

Tendances et facteurs d'évolution

L'entrée en vigueur du système de Bologne et des crédits aura pour effet d'augmenter les activités de gestion des affaires étudiantes et nécessitera un travail important d'organisation et d'adaptation - voire de création - des programmes informatiques liés à une conception entièrement différente de la gestion des étudiant-e-s.

Domaine bourse de l'emploi
  • Administration - gestion
Liens vers la grille des fonctions
  • 350 Conduite de Secteur
  • 351 Conduite de Domaine
Statut du document

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