Détail fiche emploi

N° fiche 465
Autres appellations
  • Chef-fe du bureau
  • Secrétaire du centre
  • Secrétaire d'institut
  • Secrétaire d'arrondissement
  • Secrétaire d'école
  • Secrétaire de faculté
Catégorie
Emploi-type
Branche d'activité
  • Les métiers du secteur administratif
Famille professionnelle
  • Gestion administrative d'une unité décentralisée
Exemple de lieux d'exercice
  • Services de l'Etat
Mission

Il ou elle assure la gestion courante du secrétariat et est responsable de la gestion administrative dans le domaine comptable et du personnel. Il ou elle appuie le/la responsable et les collaborateur-trice-s de l'unité dans le domaine administratif.

Activités essentielles

Gestion courante du secrétariat
Accueillir et renseigner les usager-ère-s et/ou collaborateur-trice-s.
Réceptionner, trier et expédier le courrier Rédiger, dactylographier et mettre en forme des documents divers.
Participer à la gestion et au suivi de dossiers spécifiques à l'unité.
Gérer le classement et l'archivage.
Organiser et participer aux séances (réservations, convocations, prise de procès-verbal, etc.).
Gérer l'économat.

Gestion administrative dans le domaine comptable
Contrôler et imputer des factures.
Suivre les paiements.
Contrôler l'adéquation des comptes de l'unité.
Gérer l'échéancier.

Gestion administrative dans le domaine du personnel
Transmettre des informations relatives aux engagements et mutations au service central (maladie, accident, allocations, contrôle des salaires, etc.).
Suivre la gestion du temps de travail des collaborateur-trice-s (vacances, etc.).
Imputer diverses indemnités sur les salaires.

Compétences
  • Capacité d'adaptation et flexibilité
  • Capacités rédactionnelles
  • Esprit d'entraide et de collaboration
  • Maîtrise de soi et gestion du stress
  • Organisation et gestion de son temps
  • Sens des responsabilités et éthique du service public
Titres requis
  • Certificat Fédéral de Capacité (CFC)
Contexte

Cet emploi-type s'exerce au sein d'une unité dans un service décentralisé.

Dans un secrétariat de faculté ou d'institut, il ou elle peut être appelé-e à organiser des séminaires et/ou congrès.

Domaine bourse de l'emploi
  • Administration - gestion
Liens vers la grille des fonctions
  • 345 Secrétariat d'unité
Statut du document

Dans la même famille professionnelle

 
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