Secrétaire assistant-e

Secrétaire assistant
Secrétaire assistante

Autres appellations

• Secrétaire d'unité assistant-e
• Secrétaire de direction assistant-e
• Collaborateur-trice de secrétariat

Catégorie

Emploi-type

Branche d'activité

• Les métiers du secteur administratif

Famille professionnelle

• Gestion administrative d'une direction/unité au sein d'un service central
• Gestion administrative d'une unité décentralisée

Exemple de lieux d'exercice

• Services de l'Etat
• CHUV

Mission

Il ou elle assiste un-e secrétaire d'unité, un-e secrétaire de direction ou un-e secrétaire médical-e dans la réalisation des activités administratives et logistiques au sein d'un secrétariat central.

Activités essentielles

Activités administratives
Dactylographier des correspondances et divers documents (des lettres, des rapports, …) sur instructions particulières.
Rédiger du courrier simple de manière autonome.
Mettre en forme des documents (tableaux statistiques, …).
Tenir à jour des fichiers et des documents de travail (listes d'adresses, …).
Classer et archiver les documents.
Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers.
Recevoir et transmettre des messages téléphoniques et électroniques.
Ouvrir, prendre connaissance de l'objet et distribuer le courrier.
Gérer l'enregistrement, le paiement et le suivi des factures.

Participation aux séances
Organiser la logistique des séances internes et/ou externes (réservations, convocations, …).
Mettre en forme des procès-verbaux/comptes rendus des séances.

Compétences

• Capacité d'adaptation et flexibilité
• Capacités rédactionnelles
• Esprit d'entraide et de collaboration
• Organisation et gestion de son temps
• Sens des responsabilités et éthique du service public

Titres requis

• Certificat Fédéral de Capacité (CFC)

Contexte

Cet emploi-type s'exerce au sein d'un secrétariat de direction, d'unité ou d'un secrétariat médical.

Tendances et facteurs d'évolution

Développement des technologies de l'information et de la communication nécessitant la maîtrise d'outils de bureautique variés et en constante évolution ainsi que de nouveaux supports de communication

Domaine bourse de l'emploi

• Administration - gestion

Liens vers la grille des fonctions

• 345 Secrétariat d'unité

Statut du document

• Validé le 03 juillet 2003
• Mise à jour le 03 avril 2023

Dans la même famille professionnelle

 

N° fiche

Administrateur-trice de faculté

108

Administrateur-trice de musée

109

Administrateur-trice d’école

110

Assistant-e de direction

144

Secrétaire de commission

461

Secrétaire de direction

462

Secrétaire d’unité

463

Secrétaire médical-e

464

Secrétaire d’une unité décentralisée

465