Planifier les principales échéances
Quelles échéances figurent dans la décision de convocation?
Selon votre mode d'élection, vous recevrez, par l'intermédiaire de la préfecture de votre district, la décision de convocation qui vous concerne.
Celle-ci comporte notamment les principales échéances dont vous devrez prendre note, à savoir:
- l'affichage de la décision de convocation au pilier public ;
- le transfert du registre des membres du corps électoral ;
- la commande du matériel de réserve ;
- le dépôt des listes ;
- la livraison du matériel électoral au canton.
La décision de convocation devra être affichée au pilier public au plus tard le lundi 29 décembre 2025.
Quand et comment demander une offre à l’imprimeur?
Si vous faites appel à un imprimeur, il vous faut le contacter à l'avance de sorte qu'il planifie les travaux d'impression et d'encartage. Vous ne serez peut-être pas la seule commune à faire appel à lui.
Lorsque vous demanderez une offre pour l'impression, il vous faudra veiller à demander du papier répondant aux critères suivants :
- pour le bulletin unique de l'élection à la Municipalité et l'élection à la syndicature : format A4, blanc, 90 g/m², sans revêtement ;
- pour le cahier de bulletins de l'élection au conseil communal : toutes les feuilles sur le même papier, 80 g/m2 .
En termes de quantité, il faudra prévoir une marge de :
- 50 unités pour une commune de moins de 500 membres du corps électoral
- 10% pour une commune de 500 à 1'000 membres du corps électoral
- 5% pour une commune de 1'000 à 10'000 membres du corps électoral
- 3% pour une commune de +10'000 membres du corps électoral
Suivre le planning au moyen d'une check-liste
Afin de vous aider au mieux dans votre planification, voici un modèle de ckeck-liste :
Modèle de Check-liste (xlsx, 19.47 Ko)
Quelle aide pouvez-vous offrir au bureau électoral communal?
Comment assurer la coordination avec le bureau électoral communal ?
Afin que le bureau électoral communal puisse s'organiser, vous devez remettre une copie de la décision de convocation au secrétariat du conseil et à la présidente ou au président.
Dans l'idéal, une séance de coordination doit être organisée entre la personne responsable de l'organisation des scrutins à l'administration communale et le bureau électoral communal. Ce dernier est composé de la présidente ou du président, de la secrétaire ou du secrétaire et des scrutatrices ou des scrutateurs du conseil communal ou général. L'idée étant de discuter de l'implication de chacune et de chacun dans le processus global de préparation des élections communales générales de 2026.
Quel soutien logistique peut être prévu ?
L'administration communale pourra notamment apporter son aide en matière de :
- réservation des salles pour le dépouillement et pour le bureau de vote
- élaboration de plan des locaux (qui va où, dans quel sens?)
- préparation du matériel de bureau
- organisation des formations des membres du bureau électoral
- organisation des repas pour les personnes appelées à dépouiller
et, d'une manière générale, toute aide possible au bon déroulement des scrutins.
Quelle aide en matière informatique peut être offerte ?
Vous pourrez mettre à disposition des ordinateurs pour la saisie des résultats et une imprimante pour l'impression du procès-verbal.
Les ordinateurs devront être testés au préalablement ainsi que les connexions à l'application Votelec.
Dans le cas où la commune est équipée du logiciel SuisseVote et du scanner, il sera nécessaire de configurer les bulletins avec les cases à cocher (votation fédérale et élection à la municipalité) et d'effectuer des tests complets en passant par la numérisation des bulletins de tests, l'export des résultats vers l'application Votelec et la production du procès-verbal de résultats fictifs.
Est-il possible d'anticiper d'autres tâches ?
Certains documents d'aide au dépouillement et des modèles de procès-verbaux pourront être imprimés à l'avance et disposés dans les locaux de dépouillement pour les besoins du bureau électoral communal.