Préparer le scrutin
Quelles ressources prévoir pour le jour du scrutin?
Locaux de vote adaptés
Assurez-vous de réserver suffisamment de salles selon le nombre de scrutins que vous aurez le jour j.
- Si vous dépouillez simultanément la votation fédérale ET l'élection à la municipalité ET l'élection au conseil communal, prévoyez 3 salles de dépouillement et 1 local de vote.
- Si vous dépouillez successivement la votation fédérale puis l'élection à la municipalité et enfin l'élection au conseil communal, prévoyez 1 salle de dépouillement et 1 local de vote.
Note : Dans tous les cas, il faut que les locaux de vote et de dépouillement soient séparés les uns des autres !
Outils informatiques et logistique
- Convoquez les personnes appelées à dépouiller et les éventuelles autres personnes qui saisissent les bulletins dans Votelec.
- Assurez-vous d'avoir suffisamment d'ordinateurs à disposition.
- Contrôlez que les différents logiciels sont à jour.
- Vérifiez que les accès à Internet et à Votelec fonctionnent au moins une semaine à l'avance.
- Assurez-vous de la bonne réception des accès Votelec pour les éventuels autres saisissants.
- Veillez à avoir suffisamment de bulletins pour tester le scanner et le logiciel SuisseVote, les tests sont à réaliser au plus tard une semaine avant le jour du scrutin (pour les communes équipées).
- Élaborez un plan des locaux (qui va où, dans quel sens).
- Le cas échéant, faites appel à des agents de sécurité municipaux ou autres personnes pour des éventuels déplacements de matériel électoral.
Documentation
Nous mettrons à votre disposition des informations utiles et des modèles que vous pourrez utiliser tout au long de la préparation des élections communales.
Consultez-les à l'avance et gardez-les à portée de mains le jour du dépouillement.
Que faut-il vérifier le jour du scrutin?
Le matériel de vote reçu de l'administration communale
Au plus tard le matin du scrutin, l'administration communale remet au bureau électoral communal les documents suivants :
- Le procès-verbal du greffe (docx, 42 Ko) complété
- Le registre du corps électoral en indiquant les membres du corps électoral ayant déjà exercé leur droit de vote
Si le bureau ne peut accéder au registre du corps électoral informatisé, celui-ci doit être imprimé par l'administration communale et remis au bureau électoral en tenant compte des mutations survenues depuis le dernier transfert. Les numéros des membres du corps électoral qui ont déjà voté doivent être biffés ou faire l'objet d'une mention "a voté". - L'urne
L’urne que l'administration communale remet au bureau électoral communal doit contenir les enveloppes de vote conformes (enveloppes jaunes). Les cartes de vote conformes doivent également être remises au bureau électoral communal en annexe. L’urne doit avoir été scellée pour garantir le secret du vote.
L'administration communale conserve en lieu sûr le matériel à ne pas prendre en compte, jusqu'à l'échéance du délai de recours; la présidente ou le président du bureau électoral communal a un droit d'accès à ce matériel pour contrôle éventuel.
Les installations
Au plus tard le jour du scrutin, le bureau électoral communal met en place les locaux qui serviront dépouillement.
Il vérifie la disposition des tables et met à disposition des stylos de couleur, des trombones, des enveloppes vierges, des ouvre-lettres, des agrafeuses, des tampons "NUL", "BLANC", des numéroteurs et tout autre matériel utile.
Il s’assure du bon fonctionnement du ou des ordinateur(s) et des accès à Votelec.
Il s’assure que le local de vote dispose d’une urne contenant quelques enveloppes de vote portant le visa du bureau électoral pour garantir le secret du vote.
Il vérifie s’il a du matériel de vote de réserve pour pouvoir en mettre à disposition si nécessaire. Attention toutefois, aucune carte de vote ne peut être produite le jour du scrutin.
Quelle est la composition du bureau électoral et quelles instructions donner aux scrutateurs?
Composition du bureau électoral
Le bureau électoral communal est composé :
- de la présidente ou du président,
- de la ou du secrétaire,
- des scrutatrices et/ou des scrutateurs.
La présidente ou le président du Conseil préside le bureau.
Note : Les membres du bureau électoral communal ne peuvent prendre part aux opérations de dépouillement d'une élection à laquelle ils se sont portés candidats. La présidente ou le président du bureau électoral communal nomme une personne suppléante dans un tel cas.
Le bureau électoral communal peut faire appel à d'autres personnes disposant de l'exercice des droits civils, domiciliées de préférence dans la commune, pour l'assister dans les opérations de dépouillement.
Instructions à donner aux scrutatrices et aux scrutateurs
Les personnes appelées à dépouiller doivent être rendues attentives au secret du vote. Il convient de leur distribuer le document intitulé instructions aux scrutateurs (pdf, 42 Ko). L'idéal étant de faire ceci avant le jour J, afin qu'elles aient le temps de prendre correctement connaissance de l'ensemble des informations.
Idéalement, la présidente ou le président invite les personnes concernées à suivre la présente formation ou organise une petite formation en amont du dépouillement.
Pas de téléphone portable ni de montre connectée
Il est recommandé que les personnes appelées à dépouiller se séparent de leur téléphone portable ET de leur montre connectée à l’entrée des locaux de dépouillement, en particulier avant la fermeture des bureaux de vote.
En effet, aucune tendance ou résultat partiel ne doit sortir du local de dépouillement avant la finalisation du procès-verbal de résultats.
Une boîte peut être préparée à l'entrée des locaux pour les garder le temps du dépouillement.
Déplacements
Dans la mesure du possible, il convient d’éviter les nombreux va-et-vient dans la salle de dépouillement et de s’assurer que seules les personnes autorisées y pénètrent. Un plan des tables/opérations peut être utile.
La présidente ou le président répartit les tâches et informe les personnes appelées à dépouiller de leurs rôles et responsabilités, ainsi que du tournus des pauses.
Qu'est-ce un groupe d'observation?
Le groupe d'observation est composé de personnes désignées par les partis ou groupes réunissant des membres du corps électoral pour assister au dépouillement. Celles-ci doivent faire partie du corps électoral de la commune et doivent être clairement identifiables (port d’un badge ou autre). Elles doivent s'annoncer à l'avance auprès de la présidente ou du président du bureau électoral communal qui peut fixer un délai (par exemple au vendredi midi qui précède le jour du scrutin). Elles n’interviennent en aucun cas dans le processus du dépouillement.
En cas d’anomalie constatée dans les opérations de dépouillement, le groupe d'observation doit immédiatement s’adresser à la présidente ou au président du bureau électoral communal et ne rien toucher ou modifier dans l'attente de la prise de décision de ce dernier.
Le cas échéant, les remarques formulées par le groupe d'observation sont mentionnées dans le procès-verbal de résultats.
Le groupe d'observation doit se plier aux mêmes règles que les personnes appelées à dépouiller concernant le secret du vote. Cela concerne notamment le fait que les téléphones et les montres connectées ne sont pas admis et que rien ne peut être communiqué avant l'annonce des résultats si par exemple le groupe d'observation est amené à quitter les lieux avant.
Les instructions distribuées aux scrutateurs (pdf, 42 Ko) peuvent également servir au groupe d'observation.