Aide - Traitement des demandes
ATTENTION - cette documentation concerne la future version !
1. Introduction
Le backoffice pocama est le module applicatif qui permet au services administratifs communaux ou cantonaux de contrôler, traiter et autoriser la manifestation
2. Connexion comme commune ou polcom
Moyennant l'obtention d'un code d'utilisateur cyber (MIE) , l'utlisateur communle peut se connecter via le portail de communes :
3. Connexion comme service acv, intervenant
Si vous êtes au bénéfice d'un accès IAM, la connexion s'effectue via votre compte iam intranet :
https://portail.etat-de-vaud.ch/securite/pocamabo/
ou la tuile : Pocama-demande de manifestation
4. Interface utilisateur - page d'accueil
Après s'être identifié, l'utilisateur communal ou polcom voit s'afficher la page d'accueil du backoffice ...

- Une liste de sélection des rôles disponible pour l'utilisateur, avec au moins le rôle de consultation
- Un 1er menu avec le lien sur la liste des demandes de la page d'accueil + la configuration ou consultation d'élément profil utilisateur (adresses, phrases-types).
- Une barre de recherche avec 1) un choix de filtre dans une liste de sélection, propre à chaque rôle 2) un champ de recherche de demande rapide (no, mot-clé).
Filtres à dispositions :- Demandes actives de la commune = celles qui doivent être contrôlées ou traitées par la commune
- Réponses et préavis à donner = réponse à donner par les communes ou services présent dans la circulation
- Toutes les demandes
- Demandes transmises à contrôler et mettre en ligne
- Réponses, préavis validés
- Réponses, sous-circulation (partenaire) à donner
- Demandes en attente de décision communale
- Demandes rejetées
- Demandes clôturées - Un filtre de recherche étendue, multicritères : + de filtres (0 sélectionnés) - qui s'ajoute au filtre de base sélectionnée
Pour le remettre à zéro : + de filtres / vider /recherche. - La liste des demandes correspondants aux filtre sélectionné, la no de demande ouvre le dossier correspondant
5. Le dossier demande manifestation
En cliquant sur un no de dossier, on obtient l'écran de visualisation/gestion du dossier de demande de manifestation, organisé de cette façon :

- Le menu des préférences de profil et le lien sur la liste des demandes sélectionnée
- Le résumé de la demande, avec :
- le no cyber unique
- le lien sur le pdf de la demande initiale
- le statut de traitement : A CONTRÔLER, A TRAITER, EN COURS etc ...
- la commune principale
- les coordonnée organisateur - Une section Actions
- Une section Documents
- Une section Outils
Etapes de traitement de la demande
La demande suit un certains nombre d'étapes où chaque catégorie d'utilisateurs (commune, intervenant cantonaux, bureau des manifestation) interviennent. la commune peut émettre des autorisation dès que le dossier est à traiter. Si des services cantonaux sont impliqués, le bureau manifestation doit envoyer la synthèse des réponses des services.
6. Contrôle et mise en circulation
En se connectant avec un compte communal, on arrive sur le portail de traitement communal des demande de manifestation.
Le filtre par défaut est "Demandes transmises à contrôler", on peut indiquer un mot-clé de rechercher un dossier prticulier.
En cliquant sur le no de demande (p/ex 5IB1BJ-9I84QR) la demande est affichée. Le 1er statut, lorsque la demande est transmise à la commune est A contrôler (demandes entrantes ancien pocama).

Après vérification, et avoir éventuellement demandé un complément en ligne à l'organisateur (A compléter) , la commune valide le contrôle, le dossier est alors en attente de mise en circulation, au statut A mettre en ligne.

A ce stade, la commune peut décider de refuser le dossier contrôlé (statut Refusé) ou mettre en circulation, ce qui génère automatiquement le plan de circulation nécessaire et place le dossier en état A traiter.
L'organisateur reçoit une notification mail avec lien sur sa demande quand il a transmis sa demande, tout comme la commune.
Il reçoit aussi une notification quand la commune demande un complément lors du contrôle et quand le dossier est refusé.
Lors de la mise en circulation, les intervenants et communes concernés reçoivent une notification.
Le bureau des manifestation peut annuler la circulation.
L'icône "bulle" permet si passe dessus avec la souris, de savoir quel critère à fait ajouter l'intervenant.
L'icône "loupe" permet de voir la réponse de l'intervenant.

7. Réponse dans la circulation
En se connectant avec un compte intervenant ou comme commune on arrive sur le portail de traitement ACV des demandes de manifestation.
Avec le filtre de base : Réponses, préavis et autorisation validés, on obtient la liste des dossiers en cours (en circulation) auquels il faut répondre.
En sélection un dossier on obteint le masque de réponse qui est différent pour une commune ou un intervenant et aussi différenet selon la qualification de la répons e: préavis, autorisation etc ...
IL EST IMPORTANT de répondre pour que la circulation avaecne et que la synthèse puisse être émise.
