Détail fiche emploi

N° fiche 144
Autres appellations
  • Secrétaire de conseiller-ère d'Etat
  • Secrétaire de chef-fe de département
Catégorie
Emploi-type
Branche d'activité
  • Les métiers du secteur administratif
Famille professionnelle
  • Gestion administrative d'une direction/unité au sein d'un service central
Exemple de lieux d'exercice
  • Secrétariats généraux de l'Etat
Mission

Il ou elle seconde le/la chef-fe de département en le/la déchargeant de toutes les tâches administratives. Il ou elle organise le secrétariat, gère l'agenda et joue un rôle d'interface auprès des divers-es interlocuteur-trice-s du/de la chef-fe de département.

Activités essentielles

Administration
Gérer et suivre le courrier du/de la chef-fe du département
Tenir l'agenda du/de la chef-de de département.
Suivre et gérer des dossiers (Grand Conseil, Conseil d'Etat).
Rédiger du courrier selon les consignes du responsable.
Saisir des notes, des procès-verbaux, des rapports, parfois en plusieurs langues.
Organiser et participer à des groupes de travail, des séances ou autres événements au sein du département ou à l'extérieur.
Transmettre des informations (téléphone, fax, messagerie électronique, Intranet).
Protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers.
Organiser les systèmes de classement et d'archivage de pièces comptables, documents techniques, dossiers de collaborateur-trice-s, etc.
Mettre sur pied des directives internes de travail.

Information et communication
Synthétiser des données internes avant diffusion: notes, statistiques, bilans, etc.
Recueillir, enregistrer, traiter et diffuser des informations à l'aide de fichiers informatisés.
Mener des tâches de communication, tant à l'interne qu'à l'externe
Accompagner au besoin le/la chef-fe de département dans ses déplacements.
Accueillir, recevoir et renseigner les interlocuteur-trice-s.

Encadrement
Encadrer le personnel de secrétariat et superviser son travail.
Former et superviser les secrétaires des différents services concernant les nouvelles directives ou procédures qu'il ou elle met sur pied.

Compétences
  • Capacités rédactionnelles
  • Ecoute et communication
  • Esprit d'entraide et de collaboration
  • Expression orale
  • Organisation et gestion de son temps
  • Sens des responsabilités et éthique du service public
Titres requis
  • Brevet / Diplôme (ES)
Contexte

L'assistant-e de direction travaille en équipe au sein d'un département.

Son niveau de responsabilités dépend de ses qualifications et de la taille du département. Cet emploi-type requiert une grande disponibilité pour répondre à la variété des demandes, souvent dans des délais très courts.

Les horaires sont parfois irréguliers.

Domaine bourse de l'emploi
  • Administration - gestion
Liens vers la grille des fonctions
  • 350 Conduite de Secteur
Statut du document

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