Détail fiche emploi

N° fiche 463
Autres appellations
  • Chef-fe du bureau
  • Secrétaire de secteur
  • Secrétaire d'office
  • Secrétaire d'entité
  • Secrétaire de division
  • Secrétaire
Catégorie
Emploi-type
Branche d'activité
  • Les métiers du secteur administratif
Famille professionnelle
  • Gestion administrative d'une direction/unité au sein d'un service central
Exemple de lieux d'exercice
  • Services de l'Etat
  • CHUV
Mission

Il ou elle traite et organise l'ensemble des informations administratives d'un/e secrétariat d'unité. Il ou elle appuie le/la responsable et les collaborateur-trice-s de l'unité dans le domaine administratif.

Activités essentielles

Gestion courante du secrétariat
Accueillir et renseigner les usager-ère-s et/ou les collaborateur-trice-s.
Gérer le(s) agenda(s) des cadres de l'unité.
Réceptionner, trier et expédier le courrier.
Rédiger, dactylographier et mettre en forme des documents divers (correspondance, rapports, PV).
Participer à la gestion et au suivi de dossiers spécifiques de l'unité.
Gérer le classement et l'archivage.
Organiser et participer aux séances (réservations, convocations, prise de procès-verbal, etc.).
Gérer l'économat.

Gestion administrative et comptable de l'unité
Organiser les tâches administratives de l'unité et en assurer le suivi.
Mettre en place des méthodes de travail et veiller à leur application.
Contrôler et imputer les factures et suivre les paiements.
Gérer l'échéancier.

Coordination des ressources administratives (selon le contexte).
Participer à la gestion des ressources humaines du secrétariat.
Former, assister et conseiller les collaborateur-trice-s du secrétariat.
Transmettre au service du personnel les informations relatives aux mutations (engagements, maladie, accidents, etc.).

Compétences
  • Capacité d'analyse et de synthèse
  • Capacité d'adaptation et flexibilité
  • Capacités rédactionnelles
  • Ecoute et communication
  • Esprit d'entraide et de collaboration
  • Organisation et gestion de son temps
  • Sens des responsabilités et éthique du service public
Titres requis
  • Certificat Fédéral de Capacité (CFC)
Contexte

Cet emploi-type s'exerce au sein d'une unité, d'un secteur, d'un office, d'une entité ou d'une division. Le/la secrétaire d'unité effectue des activités de coordination des ressources administratives lorsqu'il/elle gère les activités des collaborateur-trice-s du secrétariat de l'unité.

Tendances et facteurs d'évolution

Développement des technologies de l'information et de la communication nécessitant la maîtrise d'outils de bureautique variés et en constante évolution ainsi que de nouveaux supports de communication.

Domaine bourse de l'emploi
  • Administration - gestion
Liens vers la grille des fonctions
  • 345 Secrétariat d'unité
Statut du document

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