Détail fiche emploi

N° fiche 462
Autres appellations
  • Secrétaire de secrétaire général-e
  • Secrétaire de chef-fe de service (administration ou hôpital universitaire)
Catégorie
Emploi-type
Branche d'activité
  • Les métiers du secteur administratif
Famille professionnelle
  • Gestion administrative d'une direction/unité au sein d'un service central
Exemple de lieux d'exercice
  • Services de l'Etat
  • CHUV
Mission

Il ou elle assiste, dans le domaine administratif, le/la cadre dirigeant-e et assure la gestion des relations internes et externes du secteur. A ce titre, il ou elle traite l'ensemble des informations administratives et recueille les informations nécessaires à la constitution des dossiers pour la prise de décisions et en assure le suivi.

Activités essentielles

Gestion des relations internes et externes
Gérer l'agenda du/de la cadre dirigeant-e.
Organiser les rendez-vous, les séances (faire des convocations, réserver des salles, …), les séminaires et les déplacements.
Filtrer et hiérarchiser l'information (messagerie électronique, fax, téléphone,…).
Accueillir, informer et orienter les visiteur-euse-s et/ou usager-ère-s.
Assurer la liaison avec les services et les départements.

Domaine administratif
Réceptionner, trier et expédier le courrier.
Assurer la correspondance du/de la cadre dirigeant-e.
Recueillir et contrôler les documents nécessaires à la préparation des dossiers (par exemple pour le Conseil d'Etat et/ou le Grand Conseil).
Gérer le classement et l'archivage.
Gérer l'échéancier.
Assurer le suivi des financements d'origine externe (fonds privés, fondations, "grants", ...).
Suivi de dossiers.
Prendre et rédiger des procès-verbaux.
Elaborer et mettre en forme des documents divers (présentations, rapports, synthèses, ...).
Tenir à jour les dossiers.
Mettre au point des méthodes de travail et veiller à leur application.

Gestion d'équipe administrative.
Organiser le secrétariat.
Planifier, distribuer, coordonner et contrôler le travail.
Participer à l'engagement et à l'évaluation.

Compétences
  • Capacité d'analyse et de synthèse
  • Capacité d'adaptation et flexibilité
  • Capacités rédactionnelles
  • Ecoute et communication
  • Maîtrise de soi et gestion du stress
  • Organisation et gestion de son temps
  • Sens des responsabilités et éthique du service public
Titres requis
  • Certificat Fédéral de Capacité (CFC)
Contexte

Cet emploi-type s'exerce en étroite collaboration avec le/la supérieur-e hiérarchique qui occupe un poste de secrétaire général-e ou de chef-fe de service.

Selon le contexte (notamment domaine médical), la maîtrise de l'anglais est nécessaire.

Cet emploi-type ne comporte pas seulement une dimension de gestion du secrétariat mais également une dimension relationnelle. Cette dimension est plus au moins sollicitée en fonction du contexte dans lequel le travail s'exerce ainsi que l'importance des activités de relais de l'information interne et externe. A ce titre, il ou elle doit chercher l'information, la gérer et la communiquer tout en faisant appel à des aptitudes d'écoute, de communication et de gestion de conflits.

Tendances et facteurs d'évolution

Développement des technologies de l'information et de la communication nécessitant la maîtrise d'outils de bureautique variés et en constante évolution ainsi que de nouveaux supports de communication

Domaine bourse de l'emploi
  • Administration - gestion
Liens vers la grille des fonctions
  • 346 Secrétariat de direction
  • 349 Conduite d'Unité
Statut du document

Dans la même famille professionnelle

 
N° fiche

Retour

Partager la page

Partager sur :