Détail fiche emploi

N° fiche 154
Autres appellations
  • Secrétaire référent-e d'unité ressources humaines
Catégorie
Emploi-type
Branche d'activité
  • Les métiers de la gestion des Ressources humaines
Famille professionnelle
  • Administration RH
Exemple de lieux d'exercice
  • Services de l'Etat
  • CHUV
  • Entités autonomes
Mission

Il ou elle assure la gestion administrative RH et représente une référence pour les collaborateur-trice-s et l'encadrement. Il ou elle coordonne l'activité RH sur les plans administratif, logistique et opérationnel et contrôle la conformité des actions entreprises en fonction des lois, règlements, directives et procédures RH.

Activités essentielles

Secrétariat de l'unité
Accueillir et renseigner les collaborateur-trice-s sur les procédures et documents RH, les orienter et remonter les informations pertinentes à sa hiérarchie.
Mettre à jour, rédiger et mettre en forme divers documents (présentations, tableaux de suivi, correspondance, notes, procès-verbaux, etc.) et outils de communication interne (organigrammes, formulaires, répertoires du personnel, etc.).
Réceptionner, trier et expédier le courrier.
Organiser des séances (réservation, convocation, logistique) Assurer le classement et l'archivage physiques et électroniques dans le respect des normes en vigueur.

Administration du personnel
Réaliser les procédures d'administration du personnel (contrôle des pièces justificatives, rédaction des documents techniques, information, correspondance, etc.).
Selon le niveau de décentralisation de la gestion administrative, soit préparer et transmettre les mutations de données administratives et données de rémunération à l'office payeur, soit saisir, mettre à jour et contrôler les données administratives, données contractuelles, données d'emploi et données de paie déléguées.
Préparer les dossiers soumis à l'office payeur (fixation de salaire initiale, convention de sortie, indemnités particulières, etc.) et suivre les délais.
Etablir les déclarations/attestations/décomptes demandés par les assurances sociales (AVS, AC, AI, APG, LAA).

Gestion du temps et des absences
Paramétrer l'outil de gestion du temps et effectuer les contrôles et les actions correctrices nécessaires.
Contrôler les absences et les pièces justificatives, détecter les situations qui nécessitent des mesures de suivi (longue durée, absence injustifiée, absences répétées, etc.).
Assurer la gestion administrative des absences longue durée (droit au salaire, formulaire AI, signalement au SPEV et attestations).

Support administratif aux processus RH
Assurer le suivi de la réalisation des entretiens d'appréciation et l'archivage.
Suivre les demandes de formation.
Fournir un appui administratif et logistique dans le cadre d'un recrutement.
Organiser l'accueil et l'intégration des nouveaux collaborateur-trice-s.
Tenir à jour le suivi des effectifs et les indicateurs et tableaux de bord RH.
Participer à des groupes de travail sur des thématiques RH.
Proposer des améliorations des processus et outils RH.

Compétences
  • Capacités rédactionnelles
  • Ecoute et communication
  • Esprit d'entraide et de collaboration
  • Sens des responsabilités et éthique du service public
Titres requis
  • Certificat Fédéral de Capacité (CFC)
Contexte

Cet emploi s'exerce au sein de l'unité RH d'un département, d'une direction générale d'un service, d'un office ou d'une entité autonome.

Bien qu'administratif, cet emploi-type comporte une dimension relationnelle, faisant appel à des aptitudes d'écoute, de communication et d'analyse, de gestion de conflit et de responsabilités particulières.

Tendances et facteurs d'évolution

Le contexte normatif comme par exemple une décision du Conseil d'Etat, une modification légale ou règlementaire, une délégation de compétences, l'introduction d'une directive ou d'un programme tel que Réagir, influencent l'organisation dans les Unités Ressources Humaines. Les divers changements dans la politique du personnel induisent une gestion des dossiers des collaborateur-trice-s plus orientée sur les besoins individuels.

Domaine bourse de l'emploi
  • Ressources humaines
Liens vers la grille des fonctions
  • 401 Assistance
Statut du document

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