Détail fiche emploi

N° fiche 80018
Catégorie
Emploi-type additionnel
Branche d'activité
  • Les métiers de l'information documentaire
Famille professionnelle
  • Archives
Exemple de lieux d'exercice
  • Services de l'Etat
  • Secrétariats généraux de l'Etat
Mission

Il ou elle assure le contact avec les Archives cantonales vaudoises (ACV).

Il ou elle est chargé·e de la rédaction et de la tenue à jour du calendrier de conservation, ainsi que de la préparation des éliminations et des versement, conformément aux directives en la matière.

Activités essentielles

Activités courantes
Identifier les dossiers terminés, à clore puis conserver temporairement dans l'entité.
Préparation les dossiers à la clôture.
Vérifier le contenu, éliminer les doublons et autres documents dits « corbeille » Identifier le dossier : étiquetage / compléter les métadonnées.
Élaborer une liste des dossiers clos / veiller à ce que les dossiers clos puissent être retrouvés facilement.

Stockage
Dossiers analogiques : ranger dans le local d'archives de l'entité administrative (EA).
Dossiers numériques : transférer dans le système de conservation probatoire.

Gestion du local d'archives
Organiser le stockage des dossiers.
Veiller à ce que le local soit uniquement utilisé pour les archives et pas pour du stockage divers et varié.
Veiller aux conditions de conservation (cf. fiche « Gérer un local d'archives »).

Recherche dans les dossiers clos.
Mettre en place un système de contrôle et de suivi de la consultation des dossiers.

Note : Le/la préposé·e a le droit d'accéder aux dossiers clos, conservés temporairement, y compris les dossiers confidentiels, si nécessaire, identifier le/la préposé·e en fonction des droits qui peuvent lui être accordés ou désigner un-e supérieur-e hiérarchique pour gérer ces éléments-là.

Gestion de la proposition d'évaluation des dossiers
Identifier les dossiers arrivés au terme de leur durée d'utilité.
Préparer le bordereau d'élimination ou le bordereau de versement, en fonction du sort final pressenti défini dans le Calendrier de conservation ou dans le Référentiel de conservation.
Contacter les ACV pour contrôle & validation du sort final Appliquer le sort final : après validation par les ACV, préparer les dossiers à l'élimination ou au versement aux ACV.
Vérifier l'élimination du dossier dans tous les systèmes (production & conservation).

Activités extraordinaires (en principe réalisées par un ensemble de personnes, y compris avec la hiérarchie, éventuellement un chargé·e de projet dédié)

Élaboration du calendrier de conservation, en collaboration avec d'autres personnes de l'entité administrative & les ACV Ce travail consiste à définir, sur la base des dossiers existants, leur durée d'utilité et leur sort final. Le calendrier de conservation est préparé par les entités administratives (EA) en lien avec les ACV. Il est validé par la direction de l'EA concernée et la direction des ACV.

Élaboration du référentiel de conservation, en collaboration avec d'autres personnes de l'entité administrative & les ACV. Ce travail consiste à définir un plan de classement sur la base des missions, activités, prestations et processus d'une EA et de le compléter de métadonnées permettant de gérer les différentes étapes du cycle de vie des dossiers. Le référentiel de conservation est préparé par les entités administratives en lien avec les ACV, le plus souvent en lien avec un projet de nouveau système d'information. Il est basé sur les règles de nouvelle gouvernance documentaire à l'Etat. Il est validé par la direction de l'EA concernée et la direction des ACV et il est utilisé dans les systèmes d'information mis en place par la DGNSI.

Compétences
  • Capacité d'analyse et de synthèse
  • Ecoute et communication
  • Esprit d'entraide et de collaboration
  • Organisation et gestion de son temps
  • Sens des responsabilités et éthique du service public
Titres requis
  • Certificat Fédéral de Capacité (CFC)
Contexte

Cahier des charges & taux d'activité :

  • Chaque entité administrative doit avoir un-e préposé-e, idéalement deux, afin que les connaissances en la matière soient partagées et qu'un remplacement soit possible ;
  • Cette fonction est inscrite dans son/leur cahier des charges ;
  • Le taux d'activité y relatif par entité doit être de 1 minimum, à adapter selon la taille de l'entité (il faudrait compter 1 pour une entité comptant jusqu'à 25 pers.) ;
  • Ce taux d'activité peut être réparti entre 2 personnes. A minima, un·e remplaçant·e doit être officiellement désigné·e.

Note : Veiller à ce que l'activité de préposé·e soit en cohérence avec le contenu du cahier des charges : Analyse dossiers / préavis sur dossier / prise de décisions / droits d'accès aux dossiers

Domaine bourse de l'emploi
  • Administration - gestion
Liens vers la grille des fonctions
  • Aucun lien
Statut du document

Dans la même famille professionnelle

 
N° fiche

Retour

Partager la page

Partager sur :