Projets particuliers et réalisation des objectifs 17 du SPEV
Système d’information RH (SIRH)
Les travaux de refonte du système d’information RH (SIRH), conduit en partenariat avec la DSI, le CHUV et l’OPES ont abouti à l’implémentation de la nouvelle version de PeopleSoft au 1er janvier 2018. Ceux-ci se sont concentrés en 2017 sur le paramétrage de l’outil, les tests des différentes fonctionnalités et le transfert des données de l’ancien système (PeopleSoft version 8.8) dans le nouveau système (PeopleSoft version 9.2).
Pour rappel, les objectifs du projet sont d’optimiser l’accès à l’information et le traitement des données, tout en assurant le stockage centralisé d’informations fiables et exploitables en tout temps. Les nouvelles fonctionnalités concernent la gestion de la paie, la gestion des postes et la gestion administrative.
Les processus ont été revus et simplifiés, avec l’objectif de repenser la transmission de l’information et sa source de saisie. La répartition des rôles entre les services et le SPEV a été revisitée. Les services sont dans le nouveau système impliqués plus en amont et ont pour tâche de saisir les données qui constituent la base de la gestion administrative et du calcul de la paie. De plus, par mesure de simplification, les données personnelles sont directement puisées dans le registre cantonal des personnes (RCPers).
Désormais, c’est la Caisse de pensions de l’Etat de Vaud (CPEV) qui procède aux calculs des cotisations, et non plus l’outil de paie. Le système permet en outre un calcul automatique des salaires ou indemnités payés rétroactivement.
Des formations ont été développées et délivrées à près de 200 utilisateur-trice-s du nouveau SIRH entre octobre et décembre. Une séance d’information a également été organisée pour l’ensemble de la fonction RH afin de présenter et expliquer les changements opérés dans le système, avant sa mise en œuvre.
La transformation du système d’information RH se poursuivra en 2018 avec de nouvelles fonctionnalités qui seront mise en place, notamment concernant le recrutement, la formation et la gestion de carrière.
Gestion électronique des dossiers (GED)
L’implémentation de la gestion électronique des documents (GED) dans les services (hors enseignants) s’est achevée au 1er janvier 2018, avec 33’000 dossiers du personnel scannés, soit plus de 3 millions de pages.
Pour rappel, la gestion électronique des documents (GED) comprenant la numérisation des documents via des scanners ainsi que le classement de ces documents numériques vise à faciliter la gestion des dossiers du personnel tout en sécurisant les droits d’accès et leur conservation.
Le SPEV a accompagné chaque service dans cette transition au travers des différentes étapes de planification, formation et numérisation des dossiers du personnel, tout en facilitant une harmonisation des processus.
Encadrement des apprentis
Suite à la décision du Conseil d’Etat du 15 mars 2017, les travaux concernant la promotion de l’apprentissage au sein de l’ACV se sont intensifiés, avec la mise en œuvre de différents groupes de travail dans le cadre du bureau de coordination RH (BCRH). Ces travaux ont porté tant sur le marketing de l’apprentissage que l’intégration des jeunes adultes en difficultés, la création de nouvelles filières de formation et partenariats internes et externes à l’ACV pour le développement et la mise en place de tournus. Une demi-journée de conférence dédiée aux formateurs d’apprenti-e-s de l’ACV, le CHUV, les HE, l’UNIL, s’est déroulée en novembre. Organisée par le SPEV et le CHUV en collaboration avec l’appui du centre d’éducation permanente (CEP), elle a permis de reconnaître l’investissement des quelque 350 formateur-trice-s et souligner l’importance de leur rôle en faveur d’un apprentissage de qualité.